Gathering Tools

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Type de produit et caractéristiques de Gathering Tools

Gathering Tools est une solution de collecte de données permettant de transformer tous les processus Excel existants en workflows basés sur des formulaires sécurisés et intégrés au système d'information. Primée par Oséo et le Ministère de la Recherche, l'innovation de Gathering Tools consiste à reproduire fidèlement les classeurs Excel, même les plus complexes et les plus volumineux, dans un environnement sécurisé et structurant, sans plus utiliser la technologie Microsoft. Visuellement identiques aux documents Excel qu'ils viennent remplacer, les formulaires Gathering Tools permettent de fiabiliser tous les processus métier sans gestion du changement et sans avoir à former les utilisateurs.

Présentation et concept de Gathering Tools

Un projet Gathering Tools est toujours basé sur un existant Excel. Les fichiers Excel sont convertis en formulaires à l’aide du module de Design. Les formulaires ainsi générés sont visuellement et fonctionnellement identiques aux classeurs Excel qu’ils remplacent. Toutes les formules de calculs, tous les types de graphiques et toutes les fonctions de mise en forme sont fidèlement reproduites et ce, quel que soit le nombre de lignes, de colonnes ou d’onglets.

Une fois les documents convertis, Gathering Tools permet de créer des structures de données dynamiques qui permettront de synchroniser les données avec le système d’information de l’organisation. De ce point de vue, Gathering Tools est agnostique et fonctionne avec la plupart des outils de bases de données du marché.

Comme la plupart des outils de reporting, Gathering Tools permet de créer des contrôles de cohérence empêchant l’utilisateur de transmettre des informations erronées mais l’originalité est ici de pouvoir préserver les règles de gestion déjà présentes dans les feuilles Excel pour les transformer en contrôles de cohérence.

Enfin, l’outil dispose d’un module de workflow permettant de diffuser les formulaires aux correspondants, de gérer les relances, d’opérer des validations, etc. Cela permet d’obtenir une traçabilité complète des échanges.

Fonctionnalités principales de Gathering Tools

Conversion des documents Excel existants :

Gathering Tools

Synchronisation au système d’information (ou à une base ad hoc)

Chaque structure du formulaire peut être associée à un objet de données (table, vue, requête…)

Cette synchronisation est bi-directionnelle : elle permet par exemple, de s’assurer que chaque utilisateur dispose des dernières données à jour, mais elle permet également de mettre à jour le système d’information en fonction des données fournies par les utilisateurs dans les formulaires.

Gathering Tools

Suivi des campagnes de collecte avec workflow

Chaque gestionnaire, en fonction des droits dont il dispose, peut consulter les différentes versions des données transmises par les entités dont il a la responsabilité.

Il peut évidemment les valider, les refuser et effectuer des relances, toutes ces actions produisant des alertes grâce à un système de notifications.

Gathering Tools

Avantages de Gathering Tools

  • Rapide à mettre en œuvre.
  • Rassurant pour les utilisateurs : leur patrimoine est fonctionnellement préservé.
  • Permet de fiabiliser le patrimoine de classeurs Excel sans gestion du changement et de le réintégrer dans le giron du système d’information.

Dans quels cas utiliser l’outil Gathering Tools ?

  • Dès lors que vous utilisez des classeurs Excel pour collecter des données.

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