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Conduite du changement

Conduite du changement

La conduite du changement est un facteur clés de réussite des projets.

Si elle représente en général un faible pourcentage du coût des projets (autour de 4% en moyenne), elle peut contribuer à augmenter la probabilité de succès de 60% en termes de respect des délais. Il s’agit donc d’un enjeu stratégique pour l’entreprise.

L’objet étant de viser à maîtriser le processus de transformation de l'entreprise dans un contexte de changement.

La mise en place d’une démarche de conduite du changement et/ou d’accompagnement aux changements consiste à obtenir l’adhésion des différentes parties prenantes en leur permettant de s’approprier les bénéfices des changements opérés.

Pour obtenir les résultats attendus, il convient de traiter les différentes dimensions humaines et organisationnelles de l’entreprise :

  • La communication.
  • La formation.
  • L’accompagnement des collaborateurs et des managers.

Bénéfices

  • Une démarche de bout en bout qui couvre l’ensemble des domaines de la conduite du changement.
  • Une méthodologie qui s’appuie sur les meilleures pratiques internationales (Kotter, ADKAR, PCI, PMI).
  • La place des individus au centre des processus et des plans d’action pour minimiser les résistances face aux changements proposés.
  • Des gains rapides grâce à l’adoption de solutions co-construites et partagées par les acteurs.
  • Un suivi fin de l’avancement des travaux pour éviter les dérives dans les délais de mise en œuvre.
  • Une prise en compte du changement considéré comme un nouvel état permanent faisant appel à des méthodes agiles et itératives.

Notre démarche

Next Organisation vous accompagne dans la mise en œuvre de la conduite du changement.

Notre objectif : Vous aider à faire adhérer les équipes au projet de transformation en diminuant la période de moindre productivité.

Démarche proposée par Next Organisation :

  • Diagnostic du changement :
    • Identification du besoin.
    • Analyse de contexte.
    • Analyse des besoins de changement selon les différents acteurs.
    • Analyse des acteurs impactés.
    • Analyse des contraintes et des conditions de réalisation.
    • Note de cadrage.
  • Etudes et analyses d’impacts.
  • Plan de communication.
  • Plan de formations.
  • Accompagnement et pilotage de la conduite du changement :
    • Gestion des résistances.
    • Pilotage du changement.
Conduite du changement

Direction Projets & AMOA

Direction Projets & AMOA

Introduction

La fonction de maîtrise d’ouvrage est une fonction clé dans l’organisation des projets. Cette fonction permet globalement d’organiser le projet ainsi que ses étapes clés. Le Maître d’ouvrage intervient notamment sur les phases d’organisation globale et de planification du projet. Elle représente le sponsor, prend en compte les objectifs du projet et a pour principales responsabilités d’aider les métiers (Les utilisateurs) à définir leurs besoins. Elle intervient par la suite sur la phase de réalisation du cahier des charges. Une fois cette étape réalisée, elle prendra en charge l’organisation globale du projet, à savoir :

  • L’organisation, la planification et la réalisation de la phase de spécifications générales.
  • L’organisation et la planification des spécifications détaillées. Ces dernières étant réalisées par la Maîtrise d’œuvre.
  • La planification des travaux de développement.
  • L’élaboration et l’organisation de la stratégie de recettes et des cas de tests (Utilisateurs finaux).
  • L’organisation de la stratégie de déploiement et de la formation des acteurs.
  • Du pilotage et de l’avancement global du projet.

Une triple compétence

Assurer la maîtrise d’ouvrage implique d’avoir une triple compétence :

  • Une forte compétence métiers pour comprendre ou sont les enjeux et se centrer sur les fonctionnalités qui généreront de la valeur pour l’entreprise et en déclinaison pour les métiers.
  • Une compétence dans la gestion de projets. Que ce soit des projets réalisés en cascade, en cycle en V ou encore en méthodes agiles (Scrum, RAD, UP, ...) La maîtrise d’ouvrage devra organiser son projet en fonction des outils et méthodes mis à disposition dans le cadre du projet. Par ailleurs, la Maîtrise d’Ouvrage a également pour responsabilité d’accompagner le process owner dans une formalisation cohérente de son processus. Enfin, elle est garante de la cohérence de l’architecture fonctionnelle mise en œuvre.
  • Une compétence au niveau du progiciel intégré. En effet, l’intégration d’un ERP, d’un CRM, d’un SIRH ou d’autres familles de progiciels nécessite un retour d’expérience significatif pour mettre en œuvre et suivre le projet de manière optimale. Ce retour d’expérience permet également d’anticiper les risques avant de commencer le projet et d’organiser le projet pour naturellement les gérer.

La maîtrise d’ouvrage se subdivise en trois fonctions parties. La Maîtrise d’ouvrage stratégique, la maîtrise d’ouvrage opérationnelle ou encore, La maîtrise d’ouvrage déléguée appelée également Assistance à Maîtrise d’ouvrage.

Maîtrise d’ouvrage Stratégique

La maîtrise d’ouvrage stratégique est une fonction assurant la cohérence globale de la maîtrise d’ouvrage. Au même titre qu’il y a un directeur par entité, la Maîtrise d’Ouvrage Stratégique est souvent apparentée au directeur de la Maîtrise d’ouvrage. Elle est garante de la cohésion globale des actions menées sur l’ensemble des projets. Elle est également garante de la cohérence de l’architecture fonctionnelle cible par rapport aux processus mis en œuvre. C’est elle qui contractualise avec la maîtrise d’ouvrage pour la bonne réalisation des projets et garder un cadre cohérent sur l’architecture applicative et technique. De par ses retours d’expériences, Les consultants séniors Next Organisation, ont souvent opéré dans le cadre de maîtrise d’ouvrage Stratégique. Cette fonction étant en lien étroit avec les directions métiers, les responsables de domaines, les directions générales, la Maîtrise d’œuvre, l’urbanisation et la PMO stratégique, tactique et opérationnelle.

Maîtrise d’ouvrage Opérationnelle

La maîtrise d’ouvrage opérationnelle est dédiée opérationnellement à un ou plusieurs projets. Elle est responsable d’organiser et de planifier le projet dans son ensemble. Elle représente le sponsor du projet appelé également le commanditaire. Elle travaille en lien étroit avec la Maîtrise d’Ouvrage. La Maîtrise d’Ouvrage est également responsable des phases d’élaboration de l’expression des besoins, du cahier des charges, de la réalisation des spécifications fonctionnelles (Aussi appelées spécifications générales), de l’organisation et de la réalisation des tests utilisateurs, et de la stratégie de déploiement et de formations. Elle est également garante de la cohérence de l’architecture fonctionnelle mise en œuvre. La Maîtrise d’Ouvrage réalise également le suivi et la gestion du projet globale.

Maîtrise d’ouvrage Déléguée (AMOA)

La Maîtrise d’ouvrage déléguée travaille en étroite collaboration avec la Maîtrise d’Ouvrage stratégique. Elle est garante de veiller à la qualité du système d’informations dont elle à la charge, tant pour la conception que pour l’architecture fonctionnelle mise en œuvre. L’assistance à Maîtrise d’Ouvrage réalise les tâches d’une assistance à Maîtrise d’ouvrage classique, mais en étant garant de la méthodologie appliquée. Elle nécessite souvent d’avoir une quatrième dimension qui est un background technique même si ce n’est plus son rôle et ses responsabilités. De par leurs expertises, les consultant Next Organisation intervenant sur la partie Assistance à Maîtrise d’Ouvrage D’élaguée sont d’anciens consultants techniques, ayant acquis une expertise fonctionnelle, qui sont aguerris à la gestion de projet informatique et qui ont une expertise progicielle. Ces dimensions permettent à nos clients de mettre en œuvre les projets tout en assurant un renfort de compétence et en assurant une cohérence globale technique et fonctionnelle.

Gestion & Direction de projets

Les consultants Next Organisations en charge de la gestion de projets, ont un background important sur les méthodes de gestion de projets. Ils sont sensibilisés aux méthodologies du Project Management Institute (PMI) ou aux méthodes Prince 2. Nos équipes échangent en permanence sur les bonnes pratiques ainsi que sur des problématiques terrain. Chaque année, Next Organisation organise un séminaire interne permettant de capitaliser sur les bonnes pratiques.

Les consultants Senior Next Organisation en charge de directions de projets, interviennent sur des problématiques de refontes de systèmes d’informations. Ces problématiques touchent à la fois le périmètre de la maîtrise d’ouvrage, mais également celui de la maîtrise d’œuvre. Les consultants Séniors Next Organisation vous aident à choisir les bonnes solutions fonctionnelles, techniques, les bons intégrateurs, les bons éditeurs et à fédérer l’ensemble du projet ou du programme. Ils sont garants de l’organisation complète du projet. Ils challengent les éditeurs et les intégrateurs pour identifier et mettre en œuvre les solutions les plus en adéquations avec les attentes de nos clients. Ils aident également nos clients dans la contractualisation, l’optimisation budgétaire et la planification des investissements. Une fois la contractualisation finalisée, le Consultant Sénior Next Organisation, qui a le rôle de Directeur de projets, représente son client dans le suivi et l’exécution du programme. Il agit exclusivement dans l’intérêt de son client et de la bonne réalisation du programme.

Management de transition

Next Organisation accompagne également ses clients sur des problématiques de management de transition.

Un de vos collaborateurs vous quitte, vous savez que trouver un nouveau collaborateur va prendre du temps. Il faudra préparer l’arrivée de la nouvelle personne pour lui permettre de prendre en compte pleinement et rapidement son nouveau poste, …

De plus, une fois le recrutement effectué, vous n’êtes pas à l’abri d’une renonciation de dernière minute, ou encore, que la personne recrutée soit la bonne, …

Next Organisation vous accompagne en vous proposant un manager de transition. Pour en savoir plus, contactez-nous.

Exemples de missions réalisées par Next Organisation

  • Assistance à Maîtrise d’Ouvrage pour la mise en œuvre d’un ERP.
  • Assistance à Maîtrise d’Ouvrage pour la mise en œuvre d’un CRM.
  • Assistance à Maîtrise d’Ouvrage pour la mise en œuvre d’un SIRH.
  • Directeur de projet pour la mise en œuvre d’une solution Digitale (CRM + Middleware + SSIS).
  • Manager de transition transformation d’un système d’informations.
  • Manager de transition CRM.
  • Directeur de programme refonte référentiels article et logistique.
  • Chef de projet système d’informations.

Entreprise Ressources Planning

ERP Entreprise Ressources Planning

A quoi sert un ERP (Entreprise Resssource Planning) ?

Progiciel de gestion intégré, un ERP permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels de l’entreprise en intégrant des fonctions de gestion comme la gestion commerciale, la gestion de la chaîne logistique, la gestion de production, la gestion comptable et financière, la gestion des ressources humaines, …

Un ERP repose sur une base d’informations unique, permettant ainsi de garantir la qualité des informations et l’aide à la décision.

La mise en œuvre d’un ERP permet de suivre et d’améliorer la performance globale de l’entreprise par la maîtrise des coûts, qualité et délais. Il permet notamment d’augmenter la productivité et de réduire le « time to market ».

La mise en œuvre d’un SI intégré correspond au nouveau modèle d’organisation des entreprises, horizontal par processus (chaine logistique et flux transversaux), orienté client.

Principaux bénéfices d’un ERP :

  • Standardisation et optimisation des processus.
  • Cohérence et homogénéité des données.
  • Intégrité et unicité du Système d’Information.
  • Productivité accrue.
  • Mise à disposition d’indicateurs et de tableaux de bord plus fiables.
  • Maîtrise des coûts, des délais de mise en œuvre et de déploiement.

Un ERP pour qui ?

PME - PMI

  • Les logiciels ERP permettent aux PME-PMI de maîtriser et optimiser leurs processus opérationnels.
  • Logiciels de gestion complet, simple et rapide à mettre en œuvre.
  • Ils offrent les fonctionnalités de base de gestion des stocks, de gestion comptable et financière.

ETI – Grandes entreprises

  • ERP généralistes ou solutions ERP sectorielles (industrie, distribution, services, …) pré-paramétrées, adaptées aux besoins et aux processus de l’entreprise.
  • Solutions globales, ces ERP gèrent l’ensemble des processus de l’entreprise : de gestion commerciale, de gestion de la chaîne logistique, de gestion de production, de gestion comptable et financière, de gestion des ressources humaines et la gestion des données référentielles.
  • Certains ERP proposent également la mise à disposition d’outils reporting et business Intelligence, l’intégration d’applications et de services (plateforme e-commerce, …)

Choisir un ERP Open source, propriétaire, On Premise ou SaaS ?

ERP Open source : Un ERP Open Source est une solution agile, flexible et ne nécessite pas l'acquisition de licence. Cependant, l’ERP Open Source dispose de certaines limites, en termes de services offerts, de maintenance notamment.

ERP Propriétaire : Les ERP propriétaires sont proposés par des éditeurs, ce qui permet de garantir la pérennité et la standardisation de la solution, un service dédié pour le support et l’assistance. De nombreux ERP propriétaires existent sur le marché.

Mode On-premise : ERP installé les serveurs de l’entreprise.

Mode SaaS : ERP installé sur des serveurs propres dans un data-center, accessible à distance via un navigateur. Le coût des licences varie en fonction de l’utilisation effective.

A quoi sert un TMS ou un WMS ?

WMS

Les logiciels WMS permettent d’automatiser et optimiser les processus logistiques de vos entrepôts.

Le Warehouse Management System (WMS) est un logiciel de gestion et de pilotage d’entrepôt.

Principales fonctionnalités :

  • Traiter les flux logistiques (Gestion des stocks, réceptions, préparation de commandes, expéditions, …)
  • Organiser et superviser l'activité et les ressources.
  • Assurer la traçabilité aval des informations grâce au colisage et au suivi des lots.

Certaines solutions offrent des fonctions de collaboration avec les acteurs de votre Supply Chain (portail), en aval et en amont de l'entrepôt (prise de rendez-vous, suivi des commandes, visualisation des stocks, …)

TMS

Les logiciels TMS permettent d’optimiser le transport ; de maîtriser les coûts, la qualité et les délais.

Le Transport Management System (TMS) est un logiciel de gestion du transport. Les TMS sont destinés aux transporteurs ou aux prestataires.

Principales fonctionnalités :

  • L'analyse / l'aide à la décision : planification et optimisation des tournées.
  • Le suivi opérationnel des opérations et tournées de transport.
  • Le Reporting des différentes opérations (Dashboard, KPI).

Certaines solutions offrent des fonctions de collaboration avec les acteurs de votre Supply Chain (clients, transporteurs, prestataires, fournisseurs).

Le TMS répond principalement aux besoins de traçabilité des livraisons et d’optimisation du transport (schémas et affectation des fournisseurs).

Quelles sont les possibilités de reporting dans les ERP ?

Les principaux ERP intègrent un outil de reporting permettant l’accès à l’information en temps réel et la création rapports standards, ad hoc et analytiques et la génération de tableaux de bord d'indicateurs de performance clés (KPI).

Les ERP ne proposant pas d’outil reporting peuvent être interfacés avec des outils BI du marché (BO, COGNOS, …).

Quels sont les points de vigilances sur l'intégration d'un ERP ?

Les progiciels sont porteurs d'un modèle et leur mise en œuvre est structurante…

L’entreprise possède son propre modèle organisationnel…

Le modèle porté par le progiciel doit correspondre au modèle de gestion adapté à l'entreprise.

Qui doit s’adapter ?

Adapter le progiciel ?

Adapter le modèle de l’entreprise ?

L’adaptation est mutuelle, …

L’implémentation d’un ERP peut être complexe. Au-delà des aspects techniques et matériel, le changement concerne l’organisation de l’entreprise. L’implantation implique des changements parfois importants de méthodes pour les utilisateurs finaux. La conduite du changement doit être particulièrement préparée et suivie pour assurer la réussite du projet.

Facteurs clés de succès d’un projet ERP :

Les métiers doivent définir la nature, le périmètre et les objectifs du projet

Sponsor de la Direction Générale et des parties prenantes

Conduire le changement

Mettre en place un Plan d'Assurance Qualité (PAQ) permettant de définir l'organisation projet

Notre démarche

Le constat de nos clients : Beaucoup de solutions sont davantage portées par des partenariats technologiques que par une réelle adéquation avec les besoins techniques et métier client. Les deux conséquences généralement constatées sont :

  • Une atteinte partielle des objectifs du projet (Coût, délai et qualité).
  • Une solution partiellement adoptée par le métier.

Nous assistons nos clients de l’aide au choix à l’intégration de solutions ERP.

PHASE PREPARATION DE PROJET

  • Identification des facteurs clés de succès interne.
  • Organisation.
  • Planification.
  • Définition des jalons de contrôles (Budget, délais et risques).

PHASE AUDIT DE SOLUTIONS

  • Feuille de route.
  • Identification des enjeux et objectifs d’implémentations.
  • Cadrage.
  • Analyse d’opportunité & d’impacts.
  • Réalisation de cahiers des charges.

PHASE AIDE AU CHOIX

  • Identification des acteurs (Editeurs et intégrateurs).
  • Matrice de dépouillement.
  • Aide à la réalisation des soutenances.
  • Aide à la réalisation négociation et à la contractualisation.

PHASE AMOA/MOE

  • Gouvernance projet et aide au pilotage du projet.
  • Assistance des équipes internes clients (MOA et MOE).
  • Anticipation des risques et surveillance projet.

PHASE CONDUITE DU CHANGEMENT

  • Assistance à la stratégie de formation.
  • Assistance à la stratégie de conduite du changement.

Nous intervenons en toute impartialité sur le choix des prestataires comme sur celui des solutions à mettre en œuvre. Nous ne dépendons pas de partenariats technologiques ou de société de services.

Méthodologie d’intégration appliquée par Next Organisation en collaboration avec les éditeurs.

Pour la mise en oeuvre et le gestion des projets Next Organisaiton s'appuie sur des méthodologies PMI/PMBOK (Project Management Institute/ Project Management Book) ou Prince 2.

Exemples de missions réalisées par Next Organisation :

  • Aide au choix, suivi de la mise en œuvre d’une de solution ERP (AS400, DB2 et SAP).
  • Réalisation de rétro-spécifications sur un ERP et assistance à la mise en oeuvre d'un ERP dans le Negoce.
  • Ecriture de spécifications fonctionnelles ERP (DIVALTO).
  • Analyse des processus et analyse d'impacts sur l'évolutions de procesuss dans un ERP.
  • Assistance à la Maîtrise d'ouivrage pour la mise en oeuvre d'un ERP Microsoft Dynamics NAV.
  • Audit des processus d'un ERP mis en oeuvre.

Système d'information de gestion des ressources humaines

SIRH

A quoi sert un SIRH ?

Un Système d'information de gestion des ressources humaines (SIRH) ou, Human Resource Information Systems (HRIS), est un système permettant de gérer les processus liés à la gestion des ressources humaines.

Principales fonctionnalités d’un SIRH - Système d’information des ressources humaines :

  • Paie & Administration : Traitement de la paie, production des déclarations, administration du personnel.
  • Formation & Développement : Gestion, diffusion et suivi des formations. Administration d’un catalogue, planification des sessions, suivi des budgets.
  • Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) : Gestion d’un référentiel de compétences, revue des talents, administration des campagnes d’entretiens.
  • Gestion des temps : Gestion de l’activité et planification permettant de gérer l’organisation des temps. Elaboration des plannings prévisionnels, gestion des absences, …
  • Analyse & Reporting : Elaboration de tableaux de bord.

Principaux bénéfices d’un SIRH Système d’information des ressources humaines :

  • Mettre en place une politique de gestion des talents performante et révéler les potentiels.
  • Mettre en œuvre une politique de formation adaptée aux besoins stratégiques de l’entreprise.
  • Piloter de façon cohérente l’ensemble de vos activités RH.
  • Anticiper et maîtriser les coûts de personnel.
  • Rationaliser votre gestion de la paie et optimiser son coût dans le respect de toutes les contraintes légales.
  • Optimiser l’organisation et harmoniser le temps de travail.
  • Mobiliser et impliquer vos collaborateurs avec un portail RH moderne et dynamique.
  • Faciliter le pilotage en s’appuyant sur des indicateurs RH fiables.

Solution interne, externalisée ou mode SaaS ?

On constate de plus en plus le recours à l’externalisation des processus RH appelé également BPO (business process outsourcing ou externalisation de processus métiers). Le modèle le plus courant en France d’externalisation est le « payroll processing » qui consiste à externaliser la paye ; la gestion de la paie impliquant des procédures complexes (DUE, paiement des cotisations...) et l'édition de documents (bulletins de paie, déclarations légales) soumis à des règlementations.

Certains éditeurs, proposent des solutions couvrant l'intégralité des fonctions du SIRH en mode hébergé (SaaS), c'est-à-dire en mode locatif hébergé. L'entreprise garde alors la maîtrise de la gestion des tâches mais externalise la gestion des outils informatiques et des données.

L'Employee Relationship Management (ERM) - ou gestion de la relation avec les collaborateurs est un portail permettant l’échange d’information entre les collaborateurs et la DRH. L'ERM est une approche privilégiant la généralisation des workflows (gestion électronique des processus).

Comment gérer mon projet SI RH ?

Nous assistons nos clients de l’aide au choix à l’intégration de solutions SIRH.

Notre expertise

PREPARATION DU PROJET :

  • Identification des facteurs clés de succès interne.
  • Organisation.
  • Planification.
  • Définition des jalons de contrôles (Budget, délais et risques).

AUDIT DES SOLUTIONS :

  • Feuille de route.
  • Identification des enjeux et objectifs d’implémentations.
  • Cadrage.
  • Analyse d’opportunité & d’impacts.
  • Réalisation de cahiers des charges.

AIDE AU CHOIX :

  • Identification des acteurs (Editeurs et intégrateurs).
  • Matrice de dépouillement.
  • Aide à la réalisation des soutenances.
  • Aide à la réalisation négociation et à la contractualisation.

AMOA/MOE :

  • Gouvernance projet et aide au pilotage du projet.
  • Assistance des équipes internes clients (MOA et MOE).
  • Anticipation des risques et surveillance projet.

CONDUITE DU CHANGEMENT :

  • Assistance à la stratégie de formation.
  • Assistance à la stratégie de conduite du changement.

DOMAINES D’EXPERTISE :

  • Gestion des temps.
  • Planification des ressources.
  • Gestion des congés & absences.
  • Badgeuses.
  • Portail RH.
  • Administration du personnel.
  • Recrutement.
  • Emploi et compétences.
  • Evaluations et formations.

Nous intervenons en toute impartialité sur le choix des prestataires comme sur celui des solutions à mettre en œuvre. Nous ne dépendons pas de partenariats technologiques ou de société de services.

Méthodologie d’intégration appliquée par Next Organisation en collaboration avec les éditeurs.

Pour la mise en œuvre et la gestion des projets Next Organisation s'appuie sur des méthodologies PMI/PMBOK (Project Management Institute/ Project Management Book) ou Prince 2.

En savoir plus :

Les facteurs clés de succès

Ne pas être focus sur les outils mais être focus sur le processus

Ne pas sous-estimer la formation et la conduite du changement

Impliquer l'ensemble des acteurs concernés (RH, chefs d'équipe, informatique)

Ne pas laisser les décisions techniques l'emporter sur les besoins métiers

Cahier des charges

Conseil cahier des charges

Constats & cahier des charges

« La qualité d’un produit ou d’un service est son aptitude à satisfaire les besoins des utilisateurs » Norme NF50-109.

Un cahier des charges est un document contractuel permettant de définir les spécifications d’un produit ou d’un service à réaliser. Or selon l'étude du Caos Report menée par le standish Group en 2015, seuls 29% des projets aboutissent en respectant les délais et les budgets. 52% des projets aboutissent, mais en dépassement budgétaire et de délais et 19% des projets échouent.

StandishGroup

Les principales causes ayant contribué à ces résultats sont :

  • Dans plus de 13% des cas des exigences et des spécifications incomplètes.
  • Dans 12% des cas, un manque d'implication des utilisateurs.
  • Dans 11% des cas, des changements ou demandes d'ajouts d'exigences.

Dans un second temps viennent :

  • Des attentes irréalistes.
  • Le manque de planifications.
  • L'incompétence technologique.

Le cahier des charges doit faire apparaître le besoin fonctionnel, indépendamment de toute solution technique, sauf à préciser l'environnement technique dans lequel la solution demandée doit s'insérer.

Enjeux de la réalisation d'un cahier des charges

La réalisation d'un cahier des charges cache beaucoup de pièges. En synthèse nous pouvons synthétiser les enjeux d'un cahier des charges de la manière suivante :

  • Identifier un acteur impartial sur le choix du couple intégrateur & solution. Next Organisation agit en toute impartialité et ne souhaite pas conditionner ses choix par d'éventuels partenariats technologiques.
  • Voir grand, mais commencer sur l'essentiel. Lors de la réalisation du cahier des charges, Next Organisation s'assure que la solution prendra en charge les besoins actuels et futurs. Par contre, pour le démarrage du projet, nous nous concentrons sur les 20% des fonctionnalités générant 80% de la valeur. Ceci permet d'avoir un bon time to market et d'assurer une mise en oeuvre Quickwin.
  • Préparer l'analyse des offres. Dans la phase de conception du cahier des charges, Next Organisation réalise également la matrice de dépouillement. Cette matrice est un outil essentiel pour comparer efficacement les solutions et les intégrateurs et donner les orientations du choix.
  • Vérifier l'adéquation de la solution dans le contexte du client. Dans le cadre du cahier des charges, Next Organisation à pour habitude de préconiser un POC (Proof Of Concept) permettant de démontrer que le choix est cohérent par rapport au cadre de l'entreprise.
  • Cadrer la relation et les rôles et responsabilités entre le client, l'intégrateur et l'éditeur. Bien souvent, le client final est tributaire d'un contrat générique proposé par l'intégrateur. Next Organisation aide à cadrer le projet d'un point de vue contractuel.
  • Gérer le changement est également un point essentiel. Les retours d'expériences de Next Organisation permet d'anticiper dès la conception du cahier les charges, les points à mentionner pour une conduite du changement efficiente.

Objectifs d'un cahier des charges

Le cahier des charges a pour but de formaliser le besoin et de le rendre compréhensible aux différents acteurs en définissant tous les aspects du projet (fonctionnel, organisationnel, technique, juridique, administratif, etc.).

Le cahier des charges a également plusieurs rôles :

  • Moyen de communication entre les acteurs.
  • Référentiel lors de la réalisation du projet.
  • Contractuel : il établit avec précision ce sur quoi chacun des acteurs s’engage.

Les différents cahiers des charges

Le cahier des charges peut prendre différents formats :

Les différents types de cahiers des charges :

  • Cahier des charges de développement logiciel.
  • Cahier des charges progiciel.
  • Cahier des charges d’intégration.
  • Cahier des charges solution Web.
  • Cahier des charges de refonte logiciel.
  • Cahier des charges POC.

L'enjeu du cahier des charges est de cadrer le besoin en fonction de la nature du projet et du contexte de l'entreprise, mais également en fonction des solutions proposées sur le marché. Les solutions ayant souvent des spécificités, il est donc essentiel, en complément du cahier des charges, de préparer une matrice de dépouillement qui permettra de réellement comparer ces solutions et la capacité de l'intégrateur à l'intégrer.

Focus sur les appels d'offres

Le rôle du cahier des charges dans l’appel d’offres est d’établir l’engagement du fournisseur sur sa capacité à intégrer une solution fonctionnelle dans l'environnement du client. Il permet :

  • De sélectionner un fournisseur.
  • D’établir un premier engagement contractuel avec ce dernier : le CDC sera mis en annexe du contrat de prestation (CCAP et CCTP).

Le cahier des charges est émis par la MOA. Il est généralement transmis lors d’un appel d’offres. La MOE va proposer une réponse à cet appel d’offres.

Si un engagement contractuel se fait, le cahier des charges sera une annexe du contrat de prestation.

Plusieurs clauses peuvent être abordées et donc impacter la charge. Ces éléments devront donc être pris en compte dès le cahier des charges :

  • Engagement de moyens ou de résultats.
  • Engagement au forfait.
  • Période de garantie.
  • Pénalités.
  • Propriétés intellectuelles.

Contenu

Éléments principaux :

  • Le cadre général de la demande.
  • L’objet du marché.
  • Les fonctionnalités et résultats attendus.
  • Les exigences du client en termes :
    • d’expérience du fournisseur.
    • d’exigence qualité.
    • de moyens à mettre en œuvre.
    • de délais de réalisation.
  • Clauses administratives et juridiques.

Notre démarche de réalisation

Méthodologie de réalisation d’un cahier des charges proposée par NEXT ORGANISATION :

Méthodologie - Cahier des charges

En savoir plus sur la démarche d’aide au choix de solution chez NEXT ORGANISATION

Exemples cahiers des charges réalisés par Next Organisation

  • Elaboration d'un Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) pour une Tièrce Maintenance Applicative.
  • Elaboration d'un Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) pour une migration Gestion Electronique de document.
  • Elaboration d'un cahier des charges pour la mise en oeuvre d'un centre de services.
  • Elaboration d’un cahier des charges pour une application Système d'informations en Ressources Humaines.
  • Elaboration de cahier des charges pour l'urbanisation d'un système d'informations.
  • Elaboration d’un cahier des charges pour la refonte d'une application métier.
  • Elaboration d'un cahier des charges pour le changement d'un CRM existant.
  • Elaboration d'un cahier des charges pour la refonte d'un système d'informaitons.
  • Elaboration d'un cahier des charges technique et fonctionnel pour le changement et la mise en d'un nouvel ERP.

Laissez-nous vos coordonnées et nous vous rappellerons sous 24 heures.

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