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Mise en place d’un projet d’élaboration budgétaire sous TM1

Elaboration budgétaire sous TM1

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Interface de saisie Excel pour MyReport

Objectif de l’interface de saisie pour MyReport

Le client est une entreprise industrielle. Elle gère des fournisseurs, qu’elle évalue chaque année sur des critères généraux, environnementaux et financiers. L’objectif est donc de permettre la saisie informatique de ces notes, afin de les utiliser à des fins décisionnelles.

Interface de saisie Excel pour MyReport

Intérêt fonctionnel de l’interface de saisie pour MyReport

Un fichier de saisie type, afin de pouvoir être traité informatiquement par des logiciels de traitement de données, doit être structuré en colonnes. Il y a alors une ligne de données par clé ; la clé étant la combinaison des champs qui permettent de définir les données de manière unique. Chaque information de cette clé est stockée dans une colonne dédiée.

La saisie de ce type de fichiers n’est pas ergonomique et peut engendrer des erreurs de saisie. Notamment, il n’y a pas de vérification sur le type de données saisies ou sur la redondance des informations (comme une double saisie pour un fournisseur sur une même année).

L’intérêt de cette interface est qu’elle permet à tout utilisateur de saisir ou modifier, sur une clé donnée (une évaluation par fournisseur et par année), les données de saisie. Elle permet également de tracer des informations supplémentaires : il est maintenant possible d’ajouter des actions à réaliser (par une personne nommée et avant une date donnée) et d’indiquer si elles l’ont été grâce à une case à cocher.

L’objectif est d’apporter un outil permettant d’optimiser cette étape de saisie. D’abord, en la facilitant par une meilleure ergonomie. Ensuite, en validant les types de données saisies et leur périmètre (comme éviter une note supérieurs à 10 sur 10).

Comment la création de l’interface de saisie pour MyReport a-t-elle été menée à bien ?

A l’aide de VBA (Visual Basic for Application) dans Excel, nous avons pu créer une interface de type UserForm qui insère les données dans un fichier Excel.

Le principe du projet était de créer le traitement manquant entre l’évaluation papier des fournisseurs et l’utilisation décisionnelle de ces informations. Après saisie de la clé (choix du fournisseur dans une liste intelligente et de l’année), le système indique si cette évaluation a déjà été saisie. Si oui, il est possible de la modifier (au niveau du suivi des actions par exemple). Si non, l’utilisateur peut saisir les notes de l’évaluation avec le contrôle de la saisie.

Interface de saisie Excel pour MyReport

Ainsi, le fichier Excel obtenu peut aisément être injecté dans un Datawarehouse via un ETL. Pour chaque fournisseur, nous pouvons alors analyser la progression des évaluations dans le temps, visualiser l’information de manière agrégée (par situation géographique par exemple), etc.

Les technologies utilisées pour MyReport

Afin de produire cette interface de saisie, seul le logiciel Excel a été utilisé, en profitant de la puissance et la flexibilité du langage VBA (Visual Basic for Application).

Ce fichier Excel est ensuite stocké dans un Datawarehouse via MyReport Data. Le reporting fournisseurs est créé avec MyReport Builder et permet notamment de représenter les évaluations fournisseurs par des graphiques synthétiques.

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Intégration de Sage 100 Multi Devis Entreprise dans la suite MyReport S100

Next Decision a réalisé pour un client l’intégration du Multi Devis Entreprise de la ligne 100 de Sage à MyReport S100. Retour sur ce projet :

Présentation de Sage 100 Multi Devis Entreprise et MyReport S100

La suite Sage ligne 100 possède de nombreuses briques comme la comptabilité, la gestion commerciale ou encore le Multi Devis Entreprise. Le module Multi Devis Entreprise est spécialement destiné aux PE et ME du BTP afin de les aider à simplifier et optimiser leur gestion avec une intégration dans l’outil de leurs spécificités métiers.

Pour intégrer une base de données Sage 100 à la suite MyReport, il faut utiliser la version MyReport S100 du logiciel.

Associer Multi Devis Entreprise avec MyReport S100 vous permettra de croiser les données de Multi Devis Entreprise avec celles de la comptabilité, mais aussi de la gestion commerciale ou encore des données contenus dans des fichiers plats ou Excel… Vous pourrez ainsi faire des reports avec MyReport Builder clairs et complets.

Le projet d’intégration de Multi Devis Entreprise dans MyReport S100

Le contexte de notre intervention était le suivant : notre client possède Sage ligne 100 avec les modules comptabilité, gestion commerciale et Multi Devis Entreprise, ainsi qu’une installation décisionnelle sur BO.

Son besoin était de passer sur MyReport pour la partie décisionnelle complète, c’est-à-dire la modélisation, l’alimentation et le reporting. C’est dans ce contexte que Next Decision est intervenu, avec la suite MyReport spéciale Sage ligne 100 : MyReport S100.

Next Decision a commencé par installer certains modules de la suite MyReport comme Server, Data, Builder et Viewer pour ensuite installer MyReport S100.

Next Decision, grâce à son expertise sur MyReport S100, a pu mettre en place la suite dans l’environnement et intégrer les modélisations de la comptabilité et de la gestion commerciale dans MyReport Data.

Pour la partie Multi Devis Entreprise, Next Decision a su reproduire avec succès le modèle dans MyReport Data. Le modèle de la base Multi Devis Entreprise est un des rares modèles non fourni avec MyReport S100.

Multi Devis Entreprise

Cette modélisation respecte la sémantique du client grâce au système de champs destination de MyReport Data.

MyReport Data

Suite à la modélisation réussie du Multi Devis Entreprise, il sera possible au client de produire des reportings clairs, simples et complets avec MyReport Builder en croisant les données, s’il le désire, avec la comptabilité et la gestion commerciale.

Reporting MyReport builder

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Projet de reporting commercial

Etat des lieux du suivi des ventes

Actuellement, les données permettant le suivi des ventes clients sont consolidées manuellement. Découpées par secteur (achat, vente, facturation et livraison) via un logiciel tiers, elles sont ensuite transmises individuellement par mail. Enfin, une tierce personne s'assure que les 260 brouillons (mails) comportent bien, pour chaque destinataire, la pièce jointe correspondante. En résumé : un processus fastidieux et source d'erreurs.

Intérêt fonctionnel du Reporting Commercial

Tout l'enjeu de cette mission réside dans la proposition d'une solution de reporting commercial permettant aux différents services internes de disposer simplement des statistiques de ventes client.

A termes, l'intérêt du reporting commercial est triple :

  • Fiabiliser un processus métier de plus en plus critique.
  • Réduire considérablement le temps passé à la transmission des informations.
  • Gagner du temps pour répondre aux demandes clients de plus en plus spécifiques.

Comment le Reporting Client a-t-il été mené à bien ?

D'une durée de 3 mois, le projet s'est déroulé en 6 étapes :

  1. Assistance AMOA pour définir les besoins.
  2. Rédaction du cahier des charges.
  3. Prise en charge de la gestion de projet.
  4. Réalisation du reporting commercial et des tableaux de bord de l’activité commerciale.
  5. Customisation de la solution.
  6. Assistance à la recette de l’application.

Dans le détail opérationnel, les opérations clés qui ont contribué à la réussite du projet étaient, par ordre chronologique :

  • La création d’une table de paramétrage permettant aux utilisateurs clés de mettre à jour les données de cette table.
  • La création d’un processus de rafraîchissement automatique.
  • La création d’un système de validation de la bonne génération de certaines stats (contrôle aléatoire de x % des stats générés).
  • La création d’un envoi de mails automatique.

Pour des raisons d’intégrité et pour une recette optimale l’intégration des données a été segmentée de la manière suivante :

  1. Intégration des données de l’infocentre marketing et commercial.
  2. Intégration des budgets et objectifs.
  3. Intégration des données client et analyse évolution CA.
  4. Intégration des données externes.

Les tableaux de bords générés ont permis de mettre en avant :

  • Etat du volume des ventes du périmètre :
    • Volume des ventes réalisées et budgétées.
    • Part de marché sur ce périmètre.
    • Matrice de comparaison Volumes réalisés / budgété en fonction des mailles spécifiques à chaque périmètre.

Reporting Commercial

  • Prix sur le périmètre :
    • Prix et coût transport sur le périmètre et leurs évolutions.
    • Matrice de comparaison PMV réalisé / objectif en fonction des mailles spécifiques à chaque périmètre.

Reporting Commercial

  • Retards de paiement sur le périmètre :
    • Matrice de comparaison retards de paiement sur total encours en fonction des mailles.

Reporting Commercial

  • Chiffre d’affaires du périmètre :
    • Chiffre d’affaires Graphique.
    • Chiffre d’affaires A-1, effet volume, prix avec écart joint.
    • Valorisation de chaque mix (région, marché, produit).
    • Evolution de part de volume cumulé.

Reporting Commercial

Les technologies utilisées lors du Reporting Commercial

Lors du Reporting nous avons utilisé les technologies suivantes :

  • Business Objects 6.5.1
  • Business Objects
  • Oracle 9.i
  • DataStage 7.5

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Supprimer les doublons avec Talend

Dans le cadre d’un projet, Next Decision a aidé un client à supprimer les doublons de trois systèmes d’information différents, retour sur la méthode.

Principe de la suppression des doublons via Talend

Le principe de notre réponse est de créer un programme : « la lessiveuse », qui va intégrer les 3 fichiers en parallèle et proposer des sorties.

La technologie retenue pour la lessiveuse est Talend.
La lessiveuse est un programme Talend, paramétrable et évolutif.
Son enjeu est de prendre les trois fichiers de les traiter et d’en ressortir un fichier prêt à l’import dans Salesforce et un listing des données à requalifier manuellement.

Lessiveuse Talend

Schéma de suppression des doublons via Talend

Schéma de suppression des doublons via Talend

L’ensemble des flux bleus sont effectués via Talend.

Modalités de suppression des doublons via Talend

Aucune clef n’étant décrite dans les fichiers en entrées (cf document XXXX.docx), nous ne pouvons mettre en place une table de transcodification du type (Clef MDM, Clef SI1, Clef S2, Clef S3).

Aussi, l’ensemble des fichiers sont intégrés par Talend à chaque lessivage.

Fichiers

Les fichiers sont déposés par les applications sources dans un dossier windows ou FTP.

Une fois les trois fichiers présents, le flux Talend est exécuté. Ce dernier prend les fichiers et les met dans un dossier d’archive ensuite le lessivage commence.

La lessiveuse talend

La lessiveuse Talend part du principe que chaque fichier ne doit pas être dédoublonné sur lui-même. Si cette option est nécessaire, la lessiveuse pourra simplement passer un fichier sur lui-même.

Les clefs de réconciliation potentielles entre les trois systèmes semblent être :

  • Le nom.
  • L’adresse.
  • Le code postal.
  • La ville.

Il existe des clefs communes par paire de systèmes, à voir si elles pourraient être utiles.

Par expérience, nous savons que la réconciliation par nom est rarement performante. Les ratios traditionnels sont de 15 à 20% de réconciliation.

Comment réconcilier par nom via Talend ?

TFuzzyMatch Talend

Le TFuzzyMatch est un composant Talend qui permet de réconcilier des chaines de caractères sur elles-mêmes via deux méthodes :

  • La classification dites LEVENSHTEIN : mesure le nombre de lettres d’écarts entre deux mots (ex : TOTO vs TATA donne 2, TOTO vs TOTI donne 1).
  • Le phonique ou métaphonique (par expérience, nous ne retenons pas cette méthode qui ne fonctionne peu pour des noms francophones).

Format ISO Lessiveuse

Pour mesurer le nombre de lettres d’écarts entre deux mots, il convient de se positionner sur un format de texte identique entre les différentes chaînes que nous souhaitons réconcilier. Nous nommerons ce format l’ISO-Lessiveuse.

Pour obtenir l’ISO lessiveuse nous vous préconisons de développer un unique job Talend qui :

  • Supprime les caractères spéciaux suivants : {([-\_@)]}&.
  • Elimine les blancs.
  • Elimine les accents et ç.
  • Met la chaîne de caractères en majuscule.

Ce job Talend est effectué de manière unique et appelé pour tous les entrants. Ainsi une modification est effectuée une unique fois pour être appliquée sur l’ensemble des entrants.

La lessiveuse

La lessiveuse est un job Talend qui effectue des réconciliations entre les noms et d’autres critères.

La réconciliation ne s’effectue pas uniquement sur l’idendicité exhaustive des noms mais sur deux règles paramétrables de l’extérieur du job Talend.

La première règle correspond à des seuils de ratio de lessivage (RL).

Le ratio de lessivage suit la formule mathématique suivante :

RL : nombre de lettre d’écarts / nombre de lettre de la plus petite chaîne.

Deux leviers de réconciliations sont paramétrables :

  • Les seuils
    • Seuil 1 : 5%
    • Seuils 2 : 25%

La seconde règle correspond au nombre de lettres de la plus petite chaîne (par défaut 10)

Matrice de résultats :

Matrice Talend

Cette matrice permettra d’avoir des leviers de réconciliation externe à l’application ne nécessitant pas de modification Talend pour faire des optimisations.

Par la suite les réconciliations rejetées seront vérifiées manuellement et une correction pourra être apportée dans le système d’information source.

Golden Record

A l’issue de la réconciliation/dédoublonnage, un Golden Record pourra être créé en prenant le plus grand nombre d’informations disponibles.

Des règles précisant quel système d’information source est prioritaire, au cas où les informations sont identiques dans deux fichiers, sont définies par le client.

Alertes

Cette méthode ne corrige pas la qualité de l’information dans les systèmes sources. Si une réconciliation ne s’opère pas en fonction des critères ci-dessus, il conviendra soit de modifier les règles Talend, soit de modifier les enregistrements dans les systèmes d’information sources.

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