Alfresco
Gestion de contenu

Gestion électronique des documents

Type de produit et caractéristiques d'Alfresco

ALFRESCO est un système de gestion de contenu permettant de couvrir l’ensemble du cycle de vie d’un document, sa création ou son import, son organisation dans un plan de classement, sa modification, son utilisation, son archivage.

Alfresco

Alfresco est issu du monde libre et propose une version Community destinée à un environnement non critique. Cette version s’adresse plus à un public averti capable d’assurer lui-même la maintenance de l’outil.

Il existe une version payante permettant d’accéder à davantage de modules et à une assistance utilisateurs.

Alfresco propose 3 gammes en fonction du besoin et de la taille de l’entreprise :

  • Starter Edition - inférieur à 100 utilisateurs
  • Business Edition - jusqu’à 300 utilisateurs
  • Enterprise Edition - jusqu’à 1 000 utilisateurs

Fonctionnalités principales d'Alfresco

Gestion documentaire avec Alfresco

Alfresco permet la numérisation et la capture des documents afin d’exploiter les données. L’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique permettent d’extraire des informations pertinentes. Les fonctions de recherche vous permettent de trouver rapidement les documents. La gestion des workflows vous permettra de faire suivre à vos processus métiers.

Alfresco, un outil collaboratif

Allfresco s'intègre avec Microsoft 365 ou Google Docs, vous permettant entre autres de co-rédiger des documents. Vous avez la possibilité de partager le contenu avec des utilisateurs externes de manière sécurisée.

La gouvernance de l'information avec Alfresco

Avec le Records Management, vos documents seront automatiquement classés en fonction de règles et du plan de classement. La gestion de la fin de vie du document sera également conforme.

Fonctionnalités détaillées d'Alfresco

Alfresco

Gestion des process

Vous avez la possibilité de créer des process en fonction de la typologie du document. Ceci va vous permettre de créer différentes actions à réaliser par rapport au document. L’outil est basé sur l’application Activiti, un moteur de processus open source basé sur du Java.

Gouvernance de l’information

En se basant sur les métadonnées (les données propres à chaque document), Alfresco est capable de stocker automatiquement le document dans le plan de classement. En cas de modification du document, l’outil met à jour la version de celui-ci. Vous avez la possibilité également d’indiquer des durées d’utilité du document afin d’en faciliter son archivage et le cas échéant sa destruction.

Fédération du contenu

Vous avez la possibilité de connecter la solution Alfresco à plus de 60 applications métiers, entrepôt de contenu, lecteurs réseaux ou boîtes mail. Cette possibilité vous permet de faire une recherche de contenu sur l’ensemble des outils utilisés et aussi de migrer petit à petit vers Alfresco.

Intelligence artificielle

Alfresco implémente les services d’intelligence artificielle et d’apprentissage automatique d’Amazon Web Services (AWS) (Amazon Textract, Amazon Comprehend, Amazon Rekognition). Ces solutions permettent d’extraire automatiquement des informations de vos documents afin d’enrichir votre gestion de contenu.

Outil d’analyse

Alfresco Search and Insight Engine vous permet de comprendre les contenus, les métadonnées, les processus et la gouvernance de vos documents. Cela vous permet par exemple de répondre à la question du type de documents stocké dans votre entrepôt, la manière dont ce contenu est utilisé et par qui.

Recherche

Lorsque vous ajoutez un document, celui-ci est automatiquement indexé via Solr. Cette étape permet par la suite de réaliser des recherches sur le contenu des documents, recherche dite «plein texte».

Sécurité des données

La gestion des droits se réalise par utilisateurs, groupes ou rôles. Il est ainsi possible de limiter la visibilité du plan de classement aux utilisateurs en fonction de leur appartenance à un groupe ou à leur rôle.

Intégration et extension

Vous avez la possibilité de connecter votre instance Alfresco à différents outils, tel que SAP, Salesforce, Microsoft Outlook, Microsoft Office, Google Docs, Google Drive, AutoCAD, Box ou Microsoft 365 Connector. De nombreux prestataires ont également développé des extensions ou addons permettant d’obtenir de nouvelles fonctionnalités.

Avantages d'Alfresco

  • Facile à utiliser/li>
  • Facile à administrer
  • intégration des meilleures pratiques collaboratives
  • Recherche documentaire simple et avancée
  • Open-source (communauté de plus de 120 000 personnes dans le monde)

Dans quels cas utiliser Alfresco ?

  • Gestion du contenu de l'entreprise (ECM)
  • Gestion électronique des documents (GED)
  • Gestion des flux documentaires
  • Partage des documents professionnels
  • Optimisation des processus

Retour aux éditeurs GED

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