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Project Management Office

Conseil Project Management Office

Signification de PMO

PMO « Project Management Office » ou « Bureau de gestion de projets » est une entité ou service dans une entreprise qui définit et maintient le référentiel des processus liés à la gestion projet.

La mise en place d’une cellule PMO a pour objectif de coordonner les processus de management de projets. Cette fonction est chargée principalement de la gestion du portefeuille des projets ainsi que de la standardisation et de l’industrialisation des activités de gestion de projets.

Selon la taille de l’entreprise, plusieurs niveaux de PMO peuvent être envisagés :

  • PMO Stratégique : Positionné généralement au sein de la DSI, il veille à l’alignement du portefeuille des projets sur la stratégie de l’entreprise et pilote la planification pluriannuelle des investissements (3 à 5 ans). Il offre une expertise dans les démarches d’amélioration des processus et de conduite du changement.
  • PMO tactique : Positionné généralement du côté de la maîtrise d’œuvre, il gère le portefeuille de projets et assure le suivi budgétaire. Il consolide les indicateurs et fournit le reporting au niveau DSI. Il organise et suit le déploiement des processus et outils de gestion des projets.
  • PMO opérationnel : Rattaché à un projet, il assiste le chef de projet dans la mise en œuvre opérationnelle des processus sur son projet. Il consolide les données et fournit les indicateurs du projet.

Objectifs

Les entreprises recherchent de nouvelles stratégies innovantes liées à l’amélioration de leur système de gouvernance globale afin d’accroitre le taux de succès de leurs projets. Elles adoptent le management par projet pour gérer leurs activités. La gestion transversale des projets est devenue un enjeu de performance interne et de satisfaction clients.

La mise en place d’une cellule PMO permet d’atteindre les objectifs suivants :

  • Aligner les projets à la stratégie de l’entreprise.
  • Optimiser le processus d’identification, de sélection et de priorisation des projets (lien avec la stratégie, ROI).
  • Optimiser l’affectation des ressources.
  • Avoir une vision globale de l’état d’avancement des projets.
  • Identifier les dépendances entre les projets et faciliter l’identification des impacts organisationnels.
  • Améliorer la qualité de service et la productivité en développant les compétences des équipes.

Rôle d’une cellule PMO

La cellule PMO permet de faciliter la gestion du portefeuille de projets et des ressources associées, une meilleure coordination entre les projets et facilitent le suivi et l’analyse de la performance des projets (Coût, Qualité et Délai).

Principales fonctions d’une cellule PMO :

  • Gérer le portefeuille des projets.
  • Assurer le suivi administratif des ressources affectées au projet.
  • Effectuer un suivi du budget et des plannings.
  • Accompagner les équipes dans l’application des méthodes de gestion de projet.
  • Gérer les communications internes et externes et fournir des reportings consolidés à destination des différentes strates de la direction.

La gestion de portefeuille projets a pour objet d'assurer la cohérence entre le choix des projets à mettre en œuvre et la stratégie de l'organisation.

Elle repose sur trois composants clés :

  • Assurer l’alignement entre projets et stratégie de développement via les enveloppes budgétaires.
  • Sélectionner les projets maximisant la valeur de votre portefeuille.
  • Faciliter la prise de décision.

L’offre Project Management Office Next Organisation

Le constat de nos clients :

Les structures mettant en œuvre et réalisant les PMO sont de plus en plus nombreuses. Chaque acteur structure ses démarches PMO en fonction des ressources, des compétences et de la connaissance des principaux référentiels du marché. Suivant les acteurs qui interviennent et les besoins de la direction qui évoluent, les processus peuvent s’alourdir jusqu’à en devenir contraignants. Les indicateurs de pilotage, quant à eux, perdent de leur pertinence.

Mise en œuvre de PMO :

  • Définition et déploiement des référentiels/processus en fonction du degré de maturité des entreprises et/ou des besoins de gouvernance.
  • Définition et des indicateurs en fonction des enjeux et objectifs métiers et stratégiques.
  • Définition et mise en œuvre des outils PMO.
  • Conduite du changement et formation.

Animation de PMO :

  • Pilotage de l’activité.
  • Gestion du portefeuille de projets.
  • Définition des priorités.
  • Suivi des budgets et coûts.
  • Suivi de la qualité.
  • Identification et suivi des risques.
  • Suivi des plannings et allocation des ressources.
  • Maintien et évolution de la cartographie des processus métiers et SI.

Audit de PMO et des référentiels :

  • Audit des référentiels et des processus déployés.
  • Audit de performance des PMO.
  • Audit des indicateurs et tableaux de pilotage.
  • Audit des indicateurs et tableaux de pilotage.

Mise en œuvre des plans d’amélioration :

  • Mise en œuvre des plans d’amélioration.
  • Conduite du changement.
  • Formation.

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