Comment vulgariser l'Agilité dans votre organisation ?

En troquant les Lego® pour des shakers à cocktails !

Pour sensibiliser nos collaborateurs chez Next Decision aux principes fondamentaux du cadre Scrum (itérations, amélioration continue, auto-organisation), nous voulions un format ludique et pratico-pratique.

Le problème des ateliers classiques comme le Lego Scrum Game ? La logistique parfois lourde (tri des pièces, kits identiques à recomposer...). Nous avons donc adapté le concept à notre culture d'entreprise lors de nos moments de convivialité en équipe en créant un "Atelier Mixologie Agile".

Le principe de notre "Atelier mixologie agile" en quelques points :

  • Des équipes auto-organisées encadrées par des animateurs jouant les Business Users et Scrum Masters.
  • Backlog Refinement : Analyse de fiches cocktails truffées d'erreurs ou de manques (quantités, ingrédients absents). Les Product Owners doivent clarifier les besoins (User Stories) auprès des Business Users.
  • Sprint Planning : Estimation de l'effort par la méthode du Planning Poker (taille de T-shirts), priorisation de la carte des cocktails et engagement
  • 4 Sprints de 10 min rythmés par le chrono : production des boissons, Sprint Review de 3 min avec démonstration/dégustation croisée entre équipes, et 2 min de Rétrospective pour s'améliorer au sprint suivant.
  • Bonus pour les plus rapides : Création libre à partir des ingrédients restants !

La suite de l’article vient détailler la démarche pour vous permettre de vous l’approprier et l’adapter à votre organisation.

Pourquoi nous avons remplacé les Lego® par des cocktails pour enseigner l'Agilité

Transmettre les principes agiles dans un cabinet comme Next Decision demande de trouver le bon format. Beaucoup d'entre nous ont déjà participé au traditionnel "Lego Scrum Game" : un classique efficace pour faire comprendre les itérations, mais parfois lourd sur le plan logistique. Il faut compter les briques, reconstituer des kits identiques et s'assurer que rien ne manque à la fin. De plus, nos moments d'échange entre collègues se prêtent naturellement aux pauses du midi ou aux soirées d'équipe.

Pour concilier apprentissage et convivialité, nous avons décidé de détourner le concept en créant un “Atelier mixologie agile”.

L’idée est simple : appliquer la méthodologie Scrum à la préparation de boissons. Libre à chaque entreprise de choisir son support (construction de totems, maisons en allumettes...). Chez Next Decision, nous aimons lier l'utile à l'agréable : les ateliers cocktails s'intégraient donc naturellement à nos moments de convivialité en agence (afterworks), tout en garantissant un format simple à organiser !

Ce format offre deux avantages majeurs :

  • Une logistique simplifiée : les ingrédients remplacent les briques et s'intègrent parfaitement dans un événement de convivialité.
  • Une mise en situation réelle : fabriquer une boisson en équipe sous contrainte de temps génère la même dynamique, le même stress positif et le même besoin d'organisation qu'un projet informatique

En troquant le plastique contre des shakers, nous avons conservé 100 % de la valeur pédagogique de l'atelier tout en renforçant la cohésion d'équipe chez Next.

Du Backlog au Planning Poker : la préparation du premier Sprint

Dans notre “Atelier mixologie agile”, la phase d’affinement est cruciale.

Avant de se lancer dans la fabrication, chaque équipe constituée (jusqu'à 4 équipes en parallèle) doit comprendre ce qu'elle va "livrer".

Tout commence par une introduction théorique de 15 minutes pour poser les rôles (Product Owner, Scrum Master, Developers, Business Users) et les cérémonies. Puis, place à la pratique avec le Backlog Refinement.

Nous distribuons aux équipes des fiches recettes (nos User Stories), mais avec un piège : elles contiennent des erreurs volontaires ! Quantités manquantes, ingrédients oubliés... C’est au Product Owner de chaque équipe d’aller poser les bonnes questions aux Business Users (joués par les animateurs) pour compléter les critères d’acceptation.

Une fois le backlog clarifié, l'équipe passe au Sprint Planning :

  • Estimation de l'effort : utilisation du Planning Poker avec des estimations en taille de T-shirt (S, M, L).
  • Priorisation : l'équipe choisit collectivement les cocktails à réaliser sur ce sprint. Faut-il commencer par le plus simple ou s'attaquer tout de suite au plus complexe ?
  • Engagement : l’équipe détermine les cocktails qu’elle sera à priori en capacité de finir en fin de sprint

Cette étape montre concrètement aux participants qu'on ne peut pas développer (ou mélanger des ingrédients) sans un besoin clair et une planification partagée. Un prérequis indispensable avant de lancer le premier chrono !

10 minutes de Sprint, dégustation et Rétro : l'Agilité en action !

Après la planification, place à la livraison ! Le Scrum Master lance le chrono : les équipes ont exactement 10 minutes de Sprint pour concevoir les cocktails sélectionnés.

Au sein des équipes auto-organisées, chacun s'active. Mais la magie de l'Agilité réside surtout dans la boucle de rétroaction qui suit immédiatement l'effort :

  • Sprint Review (3 min) : Chaque équipe fait la démonstration de sa production. Pour rendre le feedback ludique et impartial, ce sont les Business Users qui sont chargés de tester et valider les cocktails livrés ! Et gare à la qualité et aux nouveaux besoins !
  • Retrospective (2 min) : L'équipe se pose quelques minutes pour analyser son fonctionnement. Qu'est-ce qui a freiné la préparation ? Comment mieux communiquer au prochain sprint ?
  • Rebouclage : Les équipes repartent immédiatement pour un nouveau Sprint Planning et une nouvelle session de fabrication.

=> Au total, 4 Sprints s’enchaînent. Cette répétition permet de constater une progression spectaculaire : la vélocité augmente, le gaspillage diminue et l'organisation s'affine à chaque boucle.

Pour pimenter le tout, les équipes qui finissent plus vite que prévu ont droit à un User Story Bonus : inventer un cocktail sur mesure avec les ingrédients restants ! Et on peut vous garantir, au regard des créations produites, que la liberté créative vaut le coup !

Les 3 leçons agiles retenues par nos collaborateurs

Proposer des ateliers ludiques chez Next Decision ne sert pas seulement à passer un bon moment : l'objectif est d'ancrer des réflexes professionnels durables chez nos collaborateurs.

L'“Atelier mixologie agile” s'est avéré être un excellent révélateur des mécanismes Scrum.

Voici les 3 enseignements majeurs que les participants ont retenus :

  • La valeur d'un besoin clair : En constatant la confusion générée par les fiches recettes incomplètes, chacun a compris pourquoi l'étape de Refinement entre le Product Owner et les Business Users est indispensable. Cela évite les erreurs et la perte de temps engendrée pour retravailler le produit.
  • La puissance des itérations courtes : 10 minutes de production suivies de 2 minutes de Rétrospective ont suffi pour prouver qu'on s'améliore beaucoup plus vite en ajustant son tir régulièrement qu'en essayant de tout réussir du premier coup dans un grand projet rigide.
  • L'auto-organisation de l’équipe : Sans manager pour distribuer les tâches, les équipes ont naturellement réparti les rôles selon les compétences et les affinités pour tenir le rythme du chrono.

Expérimenter l'Agilité dans un cadre convivial permet de dédramatiser les concepts théoriques et de créer une culture commune. En associant convivialité et mise en pratique, il est possible de rendre les principes de l’Agilité et de Scrum concrets, accessibles et directement applicables au quotidien des équipes.

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