Alfresco

Type de produit et éditions disponibles

Alfresco est un système de gestion de contenu (ECM) issu du monde open source, décliné en plusieurs éditions :

• Community Edition (gratuite) : idéale pour les environnements non critiques, à condition d'assurer soi-même maintenance et support.
• Éditions commerciales : avec support, modules avancés et services certifiés :
  
  • Starter Edition : jusqu’à 100 utilisateurs
  • Business Edition : jusqu’à 300 utilisateurs
  • Enterprise Edition : jusqu’à 1 000 utilisateurs

Fonctionnalités principales d'Alfresco

Gestion documentaire

• Capture et numérisation des documents pour exploitation des données
• IA & machine learning (extraction de données avancée)
• Recherche intelligente pour retrouver rapidement les contenus
• Workflows automatisés pour suivre les processus métier

Collaboration

• Intégrations Office 365 et Google Docs pour la co-rédaction de documents
• Partage sécurisé de contenus avec des utilisateurs externes

Gouvernance et conformité

• Records Management : classement automatique selon les règles définies
• Gestion des cycles de vie documentaires (archivage, suppression)

Fonctionnalités détaillées d'Alfresco

Automatisation des processus

Basé sur le moteur open source Activiti (Java), Alfresco permet de créer des workflows spécifiques à chaque type de document, facilitant ainsi les actions métier automatisées.

Stockage intelligent et versioning

Grâce aux métadonnées, Alfresco organise automatiquement les documents et gère plusieurs versions. Il est possible de définir des durées de conservation pour chaque fichier, allant jusqu’à leur destruction programmée.

Fédération de contenu

Alfresco se connecte à plus de 60 systèmes : ERP, ECM, boîtes mail, lecteurs réseau, facilitant la recherche transversale et la migration progressive vers la plateforme.

Intégration d’IA via AWS

Via AWS – Textract, Comprehend, Rekognition – Alfresco extrait automatiquement du texte, analyse le contenu d’images et enrichit votre base documentaire intelligente.

Analyse et rapports

Avec Search and Insight Engine, vous visualisez qui utilise quoi, comment et pourquoi. Vous obtenez des rapports sur les types de documents, les utilisateurs, les activités et la conformité.

Moteur de recherche plein texte

Basé sur Solr, chaque document ajouté est automatiquement indexé pour permettre des recherches rapides et précises.

Sécurité renforcée

La gestion des droits passe par utilisateur, groupe ou rôle, avec des contrôles d’accès sur les dossiers et contenus selon la structure organisationnelle.

Connecteurs et extensions

Alfresco propose des connecteurs natifs vers SAP, Salesforce, Outlook, AutoCAD, Box, Microsoft 365, etc. Une multitude d’extensions permet d’enrichir encore les fonctionnalités selon vos besoins.

Avantages d'Alfresco

• Interface intuitive et prise en main rapide
• Administration facilitée avec intégration des bonnes pratiques collaboratives
• Recherche documentaire avancée
• Plateforme open source avec une communauté active (plus de 120 000 membres)
• Adaptée aux PME comme aux grands comptes, grâce à une montée en échelle maîtrisée

Dans quels cas utiliser Alfresco ?

• Gestion documentaire d’entreprise (ECM)
• Gestion électronique des documents (GED)
• Automatisation des workflows documentaires
• Partage sécurisé de documents professionnels
• Optimisation des processus métiers liés au contenu

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FAQ sur Alfresco

Qu’est-ce qu’Alfresco ?

Alfresco est une solution open source de gestion de contenu qui gère tout le cycle de vie d’un document, du stockage à l’archivage.

Quelle édition choisir ?

La Community Edition est adaptée aux petites structures avec compétences internes. Les éditions commerciales sont recommandées pour les entreprises souhaitant un support et des fonctionnalités avancées.

Alfresco est-il adapté aux débutants ?

Oui. Son interface intuitive et ses intégrations natives permettent une prise en main rapide, même par des utilisateurs non techniques.

Quels formats et systèmes sont compatibles ?

Alfresco gère texte, images, PDF, AutoCAD et se connecte à divers outils comme SAP, Salesforce, Outlook, box, Google Drive, etc.

Alfresco utilise-t-il l’intelligence artificielle ?

Oui, via des services AWS (Textract, Comprehend, Rekognition) pour extraire et analyser automatiquement les informations contenues dans vos documents.

Est-ce sécurisé ?

Absolument. Alfresco offre une gestion fine par utilisateur, groupes et rôles, avec contrôle d’accès aux contenus et dossiers.

Peut-on intégrer Alfresco à d’autres systèmes existants ?

Oui. Grâce à des connecteurs natifs et une architecture flexible, Alfresco s’intègre facilement dans l’écosystème de votre SI.

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