Qu'est-ce qu'un MDM ?

Un logiciel de gestion des données référentielles (MDM - Master Data Management) a pour objet d’assurer la cohérence, la qualité, l'unicité et l'exactitude des données de référence d'une entreprise. Il permet de stocker, gérer et diffuser les données de référence qui sont les informations indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

À titre d’exemple, nous pouvons citer les données clients, fournisseurs, produits, salariés, …

Le Master Data Management se trouve donc au cœur du système d’information.

Les fonctions principales d'un logiciel MDM peuvent être résumées de la manière suivante :

  1. Consolidation et centralisation des données :
    • Regrouper les données provenant de différentes bases pour créer une version unique et fiable des données de référence
    • Garantir la qualité et l’unicité de la donnée (détection de doublons, épuration)
  1. Nettoyage des données :
    • Identifier et corriger les erreurs dans les données
    • Standardiser les données pour qu'elles soient cohérentes à travers tous les systèmes
    • Faire appel à des APIs externes de contrôle et d’enrichissement de données
  1. Synchronisation des données :
    • Garantir la synchronisation des données de référence entre les différents systèmes et applications de l'entreprise (flux montants / descendants)
    • Assurer que les modifications apportées aux données de référence soient propagées à toutes les sources de données concernées (internes et externes, diffusion multicanale)
  1. Gouvernance des données :
    • Définir les principes de gestion des données de référence au travers de workflow et process métiers (validation, complétude, enrichissement).
    • Mettre en place des règles de gouvernance des données pour garantir la conformité et la sécurité des données (rôles et responsabilités).
  1. Contrôle et maintien de la Qualité des données :
    • Surveiller et améliorer en continu la qualité des données de référence.

Utiliser des indicateurs de qualité des données pour identifier et traiter les problèmes de données.

Phase 1 : En amont du projet MDM

Cadrage du projet MDM

Afin de mettre en place un MDM, il est essentiel de cadrer le projet Référentiel. L’objectif sera de formuler une expression de besoin autour du futur référentiel moyennant l’organisation d’ateliers technico-fonctionnels. Ces ateliers seront découpés de la manière suivante :

  • Préparer et lancer le projet de cadrage :
    • Partager les objectifs du cadrage et le planning
    • Expliquer les attentes ainsi que le travail à préparer pour les premiers ateliers
  • Données :
    • Définir et valider les référentiels faisant partie du périmètre
    • Établir une vue macro du modèle de données sur la base des concepts métiers que doit couvrir le référentiel cible
  • Process :
    • Établir une vue macro du cycle de vie des données avec identification des principales tâches d’enrichissement des données
  • Application métier :
    • Identifier la logique générale de l’application métier attendue.
    • Identifier les exigences métiers autour de l’application finale.
  • Intégration dans le SI :
    • Établir une synthèse des interfaces attendues ainsi que la liste des exigences techniques attendues.
    • Établir les attentes en termes de trajectoire.

Les entreprises peuvent faire appel à de la compétence externe pour cet exercice, ce qui présente bien des avantages :

  • L'expression des besoins métiers n'est pas impactée par les limites de l'écosystème en place.
  • L'efficacité des processus peut être remis en question plus facilement.

Le fait de connaître l'étendue des possibilités offertes par les différents outils au sein du système d’information permet d'imaginer les processus métier de demain et de ne pas mettre en place une "usine à gaz".

Demande de consultation d'informations ou RFI (Request For Information)

Cette phase de RFI permet de recueillir des informations pour sélectionner un panel de fournisseurs (intégrateurs / éditeurs) en mesure de participer à l’appel d’offres.

Les informations requises sont les suivantes :

  • Au niveau de l’intégrateur / éditeur :
    • Informations générales
    • Informations financières
    • Informations légales
  • Au niveau de l’offre :
    • Principales fonctionnalités
    • Macro éléments budgétaires (tarifs des licences, coûts de déploiement, …)
    • Support proposé

Le RFI permet ainsi d’explorer le marché et d’identifier les bons partenaires qui pourront donc être consultés lors de la phase suivante.

Cahier des charges ou RFP (Request For Proposal)

En plus de reprendre les éléments du cadrage du projet, le cahier des charges MDM doit permettre de faire ressortir :

  • Le contexte et les objectifs du projet de mise en place du MDM
  • Les clés de succès
  • Les processus métiers en place
  • Les processus fonctionnels et techniques cibles
    • Sources de données et intégration avec le MDM
    • Consolidation des données
    • Exigence de la qualité de données
    • Process d’enrichissement
    • Audit et traçabilité
    • Sécurité des données
    • …
  • L’architecture du système d’information cible (applicatif et infrastructure)
  • Les prestations d'intégration attendues et SLA
  • Les éléments de contractualisation
  • La gouvernance des données :
    • Matrice RACI (Rôles et responsabilité)
    • Processus de validation et workflow
  • Le lotissement du projet
  • Les budgets

Appel d'offres

La phase d’appel d’offres est la suite logique du RFI et de l’élaboration du cahier des charges. Ses objectifs sont donc de :

  • Transmettre le cahier des charges aux éditeurs identifiés lors de la phase de RFI. (La consultation de 4 ou 5 solutions qui pourraient correspondre aux besoins est préconisée.)
  • Identifier les points clés et limites de chaque solution (au travers des réponses des éditeurs et des démonstrations produit)
  • Comparer de manière homogène ces solutions
  • Identifier les facteurs de risques
  • Identifier et valider les solutions les plus pertinentes

Aide au choix du MDM

Pour comparer les différentes solutions de manière pertinente pour votre entreprise, il va falloir mettre en place une matrice d'aide au choix permettant de rapprocher certains aspects :

  • Adhérence au périmètre fonctionnel
  • Ergonomie et agilité du progiciel
  • Adhérence au périmètre technique
  • Méthodologie de mise en œuvre
  • Validation du projet
  • Validation du RACI et des engagements (intégration, SLA)
  • Etude des scenarii d’acquisition : mode SAAS ou mode OnPremise
  • Validation des coûts (logiciels et base de données, matériels, infrastructure, consulting et charge interne, DSI et utilisateurs clés)

À l'issue de cet exercice et suite à la consultation des intégrateurs et éditeurs de MDM, une shortlist est établie.

Il est également possible de demander à l’intégrateur de réaliser un Proof Of Concept (POC). La preuve du concept permet de valider le bon fonctionnement de la solution sur la base d’un jeu de données et d’un ou plusieurs processus demandés par le client.

Phase 2 : Mise en oeuvre du projet MDM

Organisation, outils et méthode projet

En amont de la phase opérationnelle du projet, il conviendra de statuer sur les éléments listés ci-dessous :

  • Organisation projet (côté Client et côté Éditeur / Intégrateur)
    • Organigramme
    • Rôles
    • Responsabilités (RACI)
    • Ressources
  • Gouvernance projet
    • Copro, copil
  • Cadrage méthodologique
    • Etapes et jalons
    • Activités et ateliers
    • Personnalisations
    • Livrables
  • Outils et collaboration
    • Espace documentaire Projet

Outil de ticketing pour le suivi des demandes et des incidents avec la définition des processus de traitement des demandes et de qualification des incidents.

Méthode de mise en oeuvre

La méthode de mise en œuvre éprouvée lors de nombreux projets MDM est décomposée en trois phases :

  • Phase 1 : Cadrage et définition

La phase 1 va permettre de définir / valider précisément le périmètre du projet en termes de nature de référentiel (tiers, clients, produits, sites, …), d’historique à reprendre et de flux en entrée et sortie entre le MDM et des applicatifs tierces.

  • Phase 2 : Construction et mise en œuvre (Tests et recettes)

La phase 2 est clé dans l’élaboration de la solution MDM. Nous pouvons la décomposer en plusieurs étapes, à savoir :

    • Étude et prototypage
    • Réalisation du modèle de données (entités, relations, contraintes d’intégrités, hiérarchie)
    • Définition des règles de gestion et de validation des données, mise en place des workflows associés
    • Construction des IHM utilisateurs sur la base des règles précédentes (création, navigation, recherche)
    • Réalisation des programmes d’interfaces et d’intégration des données (API, ½ interfaces)
  • Phase 3 : Transition (Go live & stabilisation)
    • Reprise d’historique après recette
    • Formation des utilisateurs

Mise en production de l’applicatif MDM et des interfaces de diffusion vers les systèmes tierces.

Points d'attention / risques d'un projet MDM

De nombreux écueils peuvent apparaître lors de la mise en œuvre d’un projet MDM. Pour cela, il conviendra de porter une attention toute particulière aux points suivants :

En termes de ressources humaines :

  • La disponibilité des équipes internes : Besoin d’une implication forte des équipes métiers clients et des équipes technique DSI dès le début du projet et dans toutes ses phases (analyses, tests)
  • La qualité et séniorité de l’équipe de consultants en charge de l’intégration, notamment sur les thèmes suivants :
    • Le conseil sur les briques BDD, ETL, BI, MDM,
    • Le déploiement de solutions autour des thématiques de traitement de la Data
    • Le cadrage de projet
    • L’organisation de la gestion et de la direction projets
    • La conduite du changement

En termes de projet :

  • La reprise de données :
    • Réaliser un profiling Qualité de la donnée
    • Impact de la qualité des données existantes à ne pas sous-estimer
    • Nettoyage en amont des données des systèmes sources
  • L’intégration / diffusion vers les applicatifs tierces : les charges de développement et de recette sont proportionnelles au nombre de flux. Il s’agit d’un projet à part entière
  • L’harmonisation des données MDM avec les autres applicatifs

Phase 3 : Post démarrage du projet MDM

Mise en place du support Post Projet

Deux natures de support Post Projet sont à prévoir afin de garantir le maintien en conditions opérationnelles (MCO) et la maintenance évolutive.

  • Maintenance courante de l’application MDM avec :
    • Un support aux demandes d’information,
    • Un support aux demandes d’exploitation (correction des anomalies applicatives hors bugs logiciels),
    • La proposition et la réalisation des travaux de maintenance préventive,
    • La gestion de la configuration / la mise à niveau de la documentation / L’amélioration de l’outil.
  • Appui à la maintenance évolutive de l’application MDM :
    • Réalisation des analyses d’impact d’une évolution,
    • Assistance à l’intégration des évolutions / Documentation,
    • Veille sur la solution.

Depuis plus de 15 ans, Next Decision a acquis son expertise MDM autour de nombreux projets MDM en accompagnement projet sur des fonctions de gestion de projet MDM ou d’assistance à maîtrise d’ouvrage MDM. Nos consultants et chefs de projets sont spécialisés dans la mise en œuvre de solutions MDM.

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