Pour réussir un projet d’automatisation du calcul des rémunérations variables, il est important de bien préparer les éléments en amont de la phase de développement.

1/ Définition claire des plans de rémunération

La première étape consiste à bien définir les différents plans de rémunération variable qui vont être mis en place dans l’outil.
Pour chacun des plans, il faut connaitre la ou les populations qui vont être concernées et se demander s’il est possible d’identifier ces populations à partir de critères objectifs et discriminants tels que le poste par exemple.

Une fois la population déterminée, il faut identifier les composantes de rémunération qui vont être affectées à chaque plan.

Pour chacune de ces composantes, il faut préciser :

  • s’il s’agit d’une prime (sur objectif) ou d’une commission (en fonction des résultats),
  • la fréquence de calcul,
  • la fréquence de paiement,
  • l’indicateur (comment est calculée la composante de rémunération),
  • le périmètre sur lequel elle est calculée (résultats du salarié, résultat de l’agence, …),
  • la périodicité de calcul (sur des données mensuelles, cumulées depuis le début du trimestre, cumulées depuis le début de l’année, …),
  • les règles de proratisation (en cas d’absence du salarié sur une partie et la totalité de la période de calcul, en cas d’entrée d’un salarié en cours de période, en cas de sortie d’un salarié en cours de période). Est-ce que les données sont proratisées en fonction du temps de présence ? Est-ce que les données ne sont pas proratisées ?
  • éventuellement, le taux de la prime dans le montant total de la rémunération variable (si le montant de rémunération correspond à un pourcentage de la rémunération fixe ou si le montant est fixé et le paiement de chaque part dépend de l’atteinte de chacune des composantes)
  • éventuellement, une condition de paiement de la prime (atteinte d’un objectif, atteinte d’un niveau d’activité, …)

C’est également le moment d’expliciter des conditions globales de paiement des primes. On peut, par exemple, attendre l’atteinte d’un objectif global ou un objectif collectif pour payer les primes.

Il est également possible de définir un circuit de validation des primes avant envoi en paie. C’est ce qu’on appellera un workflow de validation.

Lors de cette étape, on va commencer à s’interroger sur les restitutions qui vont être nécessaires pour les salariés, pour les RH, pour la paie…
Cette étape peut faire émerger des besoins en données qui ne sont pas nécessaires pour les calculs mais qui vont être utiles lors de la mise à disposition des informations.

2/ Identification des sources de données

La deuxième étape consiste à identifier les sources des données nécessaires aux calculs des composantes de rémunération mais également des données RH des salariés (affectations des salariés dans l’organisation, données de rémunération fixe, données d’absences, …).

Pour les données RH, est-ce qu’il existe une ou plusieurs sources qui contiennent les données nécessaires fiables et à jour ?
Si c’est le cas, il va être possible d’alimenter automatiquement l’outil de calcul des rémunérations variables à partir de cette ou ces sources. Dans le cas contraire, il faudra prévoir une alimentation manuelle.

Le travail est le même pour les données opérationnelles. Il est nécessaire d’identifier les applications qui vont servir de sources pour l’outil de calcul des rémunérations variables. Il ne faut pas oublier les données de référentiels (exemple la liste des articles) qui vont être nécessaires pour les calculs mais aussi pour les restitutions.

Pour chacune des sources de données, il faut préciser :

  • le nom du champ
  • son type (texte, numérique, …)
  • une description

Il est important de spécifier le lien entre les colonnes de chaque source et les composantes de rémunération décrites ci-dessus.

3/ Spécifications techniques

À partir des éléments précisés dans les paragraphes précédents, il est possible de rédiger les spécifications techniques.
Elles vont contenir la manière dont, techniquement, les plans de rémunération vont être mis en œuvre dans l’outil.

On va retrouver la description des différentes étapes des calculs.

C’est à ce moment qu’on décrit les droits d’accès à l’outil. La description doit être suffisamment fine pour prendre en compte l’intégralité des droits.

On va également proposer des maquettes pour les restitutions.

4/ Paramétrage

Le paramétrage des plans de rémunération est réalisé à partir des spécifications techniques précédemment définies.

L’équipe qui paramètre les plans a la charge de faire des tests unitaires sur les fonctionnalités mises en place dans l’outil.

Les fonctionnalités peuvent être mises à disposition au fur et à mesure de l’avancement ou bien à la fin.

Dans la majorité des projets, les paramétrages sont réalisés en itération. Cette méthodologie permet une mise à disposition de l’AMOA et des Key Users au fur et à mesure de l’avancement. Cela leur permet de s’approprier et de monter en compétence progressivement sur l’outil.

5/ Recette utilisateur

Cette phase de recette utilisateur permet de valider les développements réalisés ainsi que les paramétrages effectués sur les plans de rémunération variable. Elle doit être préparée en amont de son démarrage.

Dès la phase de définition des plans, des cas de tests doivent commencer à émerger. Tous les cas de tests doivent être listés afin de ne pas en oublier.

Dans le cas spécifique de la rémunération variable, on va retrouver quasiment systématiquement les cas suivants :

  • Salarié présent sur toute la période
  • Salarié entrant en cours de période
  • Salarié sortant en cours de période
  • Salarié absent quelques jours en cours de période
  • Salarié changeant de plan de rémunération en cours de période

Une fois tous les cas identifiés, il faut préparer les jeux de données qui vont être intégrés dans l’outil pour la recette.
On peut, en parallèle, préparer un ou des fichiers contenant les données chargées, et pour chaque cas de test le résultat attendu dans l’outil.

Enfin, toute anomalie identifiée doit être qualifiée et formalisée sans délai, puis transmise aux équipes de développement pour correction.

Les corrections devront ensuite être testées. Il est également important de faire des tests de non régression afin de s’assurer que les correctifs apportés n’ont pas générés d’anomalies sur ce qui était correct auparavant.
Un suivi rigoureux des anomalies est essentiel afin de garantir la robustesse du dispositif avant sa mise en production.

6/ Déploiement et conduite du changement

Quand tous les cas de tests ont été validés ou qu’il reste des anomalies non bloquantes, les développements passent en production.

Les calculs vont être lancés pour venir alimenter la paie des salariés.

L’outil va être mis à disposition des managers de votre organisation ainsi que de vos salariés. Il est important de former ces utilisateurs au nouvel outil afin qu’ils comprennent leur rémunération variable.

Il est également important de communiquer tout au long du projet afin d’obtenir l’adhésion des utilisateurs au nouvel outil. Cette adhésion est un des facteurs clés de succès du projet.

L’outil mis en place est un outil de gestion métier, il est donc essentiel que les utilisateurs adhèrent au projet et s’approprient le nouvel outil.

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