Projet de Reporting commercial

Etat des lieux du suivi des ventes

Actuellement, les données permettant le suivi des ventes clients sont consolidées manuellement. Découpées par secteur (achat, vente, facturation et livraison) via un logiciel tiers, elles sont ensuite transmises individuellement par mail. Enfin, une tierce personne s'assure que les 260 brouillons (mails) comportent bien, pour chaque destinataire, la pièce jointe correspondante. En résumé : un processus fastidieux et source d'erreurs.

Intérêt fonctionnel du Reporting Commercial

Tout l'enjeu de cette mission réside dans la proposition d'une solution de reporting commercial permettant aux différents services internes de disposer simplement des statistiques de ventes client.

A termes, l'intérêt du reporting commercial est triple :

• Fiabiliser un processus métier de plus en plus critique.
• Réduire considérablement le temps passé à la transmission des informations.
• Gagner du temps pour répondre aux demandes clients de plus en plus spécifiques.

Comment le Reporting Client a-t-il été mené à bien ?

D'une durée de 3 mois, le projet s'est déroulé en 6 étapes :

1. Assistance AMOA pour définir les besoins.
2. Rédaction du cahier des charges.
3. Prise en charge de la gestion de projet.
4. Réalisation du reporting commercial et des tableaux de bord de l’activité commerciale.
5. Customisation de la solution.
6. Assistance à la recette de l’application.

Dans le détail opérationnel, les opérations clés qui ont contribué à la réussite du projet étaient, par ordre chronologique :

• La création d’une table de paramétrage permettant aux utilisateurs clés de mettre à jour les données de cette table.
• La création d’un processus de rafraîchissement automatique.
• La création d’un système de validation de la bonne génération de certaines stats (contrôle aléatoire de x % des stats générés).
• La création d’un envoi de mails automatique.

Pour des raisons d’intégrité et pour une recette optimale l’intégration des données a été segmentée de la manière suivante :

1. Intégration des données de l’infocentre marketing et commercial.
2. Intégration des budgets et objectifs.
3. Intégration des données client et analyse évolution CA.
4. Intégration des données externes.

Les tableaux de bords générés ont permis de mettre en avant :

• Etat du volume des ventes du périmètre :
  • Volume des ventes réalisées et budgétées.
  • Part de marché sur ce périmètre.
  • Matrice de comparaison Volumes réalisés / budgété en fonction des mailles spécifiques à chaque périmètre.

• Prix sur le périmètre :
  • Prix et coût transport sur le périmètre et leurs évolutions.
  • Matrice de comparaison PMV réalisé / objectif en fonction des mailles spécifiques à chaque périmètre.

• Retards de paiement sur le périmètre :
  • Matrice de comparaison retards de paiement sur total encours en fonction des mailles.

• Chiffre d’affaires du périmètre :
  • Chiffre d’affaires Graphique.
  • Chiffre d’affaires A-1, effet volume, prix avec écart joint.
  • Valorisation de chaque mix (région, marché, produit).
  • Evolution de part de volume cumulé.

Les technologies utilisées lors du Reporting Commercial

Lors du Reporting nous avons utilisé les technologies suivantes :

• Business Objects 6.5.1
• Business Objects
• Oracle 9.i
• DataStage 7.5

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