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Vision globale du logiciel Abraxio
La gestion d'un portefeuille de projets est une tâche complexe qui requiert une planification stratégique, un suivi rigoureux et des outils adaptés. Abraxio est un logiciel de gestion de la DSI dans toutes ses composantes (portefeuilles de projets, budget, fournisseurs et contrats, équipes) qui offre donc une solution complète pour piloter efficacement votre portefeuille de projets. Toutes ces fonctionnalités sont parfaitement intégrées afin de limiter les doubles saisies et de consolider l’ensemble des informations : le budget d’un projet est automatiquement intégré au budget global de la direction, l’affectation d’une ressource sur un projet impacte son Capacity Planning, …
La solution Abraxio est basée sur le mode SaaS (Software As A Service), ce qui signifie qu’aucune installation ou maintenance n’est nécessaire : les mises à jour sont effectuées régulièrement et automatiquement. Les évolutions de la solution sont basées sur les retours clients afin de s’adapter à leurs besoins et leur faire gagner du temps.
Abraxio s’appuie sur un socle commun et nécessite peu de paramétrages de mise en œuvre, ce qui permet de commencer à utiliser quasi immédiatement la solution. Sa simplicité d’utilisation et son ergonomie facilitent grandement la prise en main et permettent à des acteurs non-initiés de naviguer aisément entre les différents modules. Il s’agit d’un atout fort de cette solution de gestion de projets puisqu’on retrouve la simplicité d’un tableur et la puissance d’une solution robuste.
Aujourd’hui, de nombreuses DSI gèrent leur portefeuille de projets en s’appuyant sur des tableurs afin d'élaborer et suivre la liste de leurs projets, les dates clés, les budgets,etc. Mais la simplicité d’utilisation de ces outils comporte de nombreux risques :
- Pas de gestion de droits/rôles donc risques de mauvaises manipulations et d’altération des données
- De nombreuses manipulations doivent être réalisées pour mettre à jour les différentes visions (projets, budgets, ressources) avec un risque d’erreurs et de perte de cohérence important
- Les fichiers de type tableurs peuvent être dupliqués et modifiés, il y a donc un risque d’avoir de multiples versions, des pertes d’information, du shadow IT...
- …
Il est donc nécessaire pour une DSI de disposer d’un outil de gestion de son portefeuille de projets qui soit fiable, complet (visions consolidées projets, budgets, ressources, fournisseurs), partagé et simple d’utilisation. C’est l’ADN de la solution Abraxio !
Possibilités offertes par Abraxio
Il vous sera possible d’avoir, au sein d’un unique outil informatique, une vision globale de votre portefeuille de projets, voire de plusieurs portefeuilles de projets.
Pour chaque projet identifié, vous pouvez bénéficier de :
- Une planification simplifiée grâce à des fonctionnalités avancées telles que les diagrammes de Gantt et les plannings collaboratifs
- Une gestion budgétaire qui sera automatiquement intégrée au budget global de l’organisation
- Une gestion des plans de charges avec une affectation des ressources
- Une gestion collaborative des tâches avec un suivi de type Kanban
- Une gestion documentaire avec des documents et livrables stockés dans Abraxio ou dans une source externe de type GED
- Un suivi de l’avancement grâce à des rapports flash intégrés
- Une gestion des équipes et de leurs rôles
- Une qualification des besoins, des solutions, des risques, et des priorités ; ainsi qu’une analyse du ROI s’appuyant sur des critères paramétrables afin de pouvoir réaliser des arbitrages
Grâce à une interface intuitive, il est possible de prioriser les projets en fonction de leurs objectifs stratégiques et de leurs dépendances. L'outil de gestion de portefeuille d'Abraxio permet aux gestionnaires de projets d'assurer le suivi des risques et de prendre les décisions adéquates pour assurer la réussite du projet.
Abraxio offre une solution de collaboration efficace. Les chefs de projet peuvent partager des informations et des documents avec les parties prenantes du projet, favorisant ainsi un travail collaboratif et une prise de décision rapide. Le suivi des tâches est également un atout puissant de ce travail collaboratif puisqu’il permet d’identifier l’ensemble des actions à réaliser, de les affecter et de suivre leur avancement.
Ainsi, chaque projet peut être géré de manière agile, le cycle de vie peut être entièrement piloté dans l’outil et les échéances peuvent être respectées. L'un des principaux avantages d'Abraxio est sa capacité à gérer les ressources. En effet, le logiciel permet d'attribuer les tâches aux personnes adéquates en fonction de leurs compétences et de leurs disponibilités.
Au niveau du reporting, Abraxio offre des fonctionnalités avancées permettant de suivre en temps réel l'avancement du projet et de générer des rapports détaillés sur les différentes phases du projet. Ces informations sont essentielles pour les gestionnaires de projets et les consultants qui doivent rendre compte de l'avancement de leurs projets.
Mise en œuvre de la solution Abraxio
L’intégration des projets dans Abraxio peut se faire manuellement ou s’appuyer sur des imports via des fichiers de type tableur. L’ensemble des informations n’étant pas intégrable de manière automatisée, il sera nécessaire de compléter chaque projet. Pour certaines informations, cela peut être réalisé en masse via les tableaux de bord intégrés de la solution, pour d’autres, comme les diagrammes de Gantt, il sera nécessaire de retravailler chaque projet de façon unitaire.
Même si le paramétrage d’Abraxio est simple, il est recommandé de définir en amont la structure des référentiels et la nature des informations qui doivent être portées par les différents projets et lignes budgétaires associées. Pour cela, il est conseillé de travailler de manière agile, en s’appuyant sur quelques utilisateurs clés : un PMO, un chef de projet, un responsable de service ou de direction et de réaliser un POC (Proof Of Concept). Ce dernier permettra de valider les éléments à mettre en œuvre dans la description et le suivi des projets, et de déterminer les processus inhérents.
Il est conseillé d’intégrer un échantillon des projets à suivre et de compléter leurs fiches projets, de les faire vivre, évoluer, ainsi que de mettre en œuvre les outils de reporting afin de vous assurer que les éléments de consolidation et de suivi correspondent à vos besoins. Il sera intéressant également de se pencher sur la gestion budgétaire afin de vérifier que les éléments d’arbitrage et de pilotage nécessaires sont accessibles de manière simple et adéquate. À l’issue de cette phase de conception, il sera alors possible d’intégrer l’ensemble du portefeuille de vos projets dans Abraxio.
L’étape suivante consistera à communiquer et former vos équipes ainsi que les différents acteurs projets aux processus de suivi et de reporting que vous souhaitez mettre en œuvre.
Conclusion
En conclusion, Abraxio est un outil de gestion de portefeuille de projets puissant et complet. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, il permet de gérer efficacement chaque projet, de suivre leur avancement, de piloter les ressources et de prendre les décisions adéquates pour assurer la réussite du projet. Que vous soyez un chef de projet, un gestionnaire ou un consultant, Abraxio vous permet de structurer votre travail, de maîtriser vos budgets, de respecter vos échéances et ainsi d'assurer le suivi de vos projets de manière efficace et professionnelle.
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