PMO
Les missions du chef de projet

Le chef de projet

Le Chef de projet est la clef de voûte du management de projet. Rigoureux et organisé, il aime travailler en équipe où il prend la place de leader du projet. Par sa fonction il est au centre de la gestion de projet et se doit d’avoir d’excellentes qualités relationnelles aussi bien dans la relation client qu’avec les fournisseurs et prestataires avec lesquels il est amené à échanger.

Son objectif : Piloter un projet et coordonner en véritable chef d’orchestre les acteurs internes et externes afin d’atteindre les objectifs fixés sur le périmètre dans le meilleur équilibre coûts et respect des délais tout en optimisant la qualité.

Il est garant du bon déroulement et de l’intégration du projet au sein de l’entreprise à toutes les étapes projet et dans le budget alloué.

Le chef de projet est le plus souvent un acteur ayant une expérience professionnelle significative dans son domaine. Le poste est rarement ouvert aux débutants.

Le rôle de chef de projet peut être nécessaire dans de nombreux secteurs d’activité. On le retrouve systématiquement dans les projets informatiques / systèmes d’information où selon les cas il développe une compétence technique mais peut aussi prendre également un rôle fonctionnel plus proche du métier. Dans ce dernier cas, on parlera de chef de projet MOA.

Il doit se tenir informé des évolutions, changements de l’environnement du projet : modification processus métier, changement d’organisation, évolution des SI pour assurer la mise en place du projet et sa conformité avec les attentes des utilisateurs.

Hiérarchiquement, il est rattaché au directeur de projet qui lui gère plusieurs projets.

Le rôle du chef de projet en amont

En amont, il a la charge du cadrage du projet. Il analyse les besoins métier puis rédige le cahier des charges fonctionnel et/ou technique. Le chef de projet peut être amené à réaliser un appel d’offre, dépouiller et analyser les réponses, accompagner la maitrise d’ouvrage (le client) dans les arbitrages et les choix des solutions proposées, négocier avec les prestataires les réalisations attendues. Il structure le projet informatique.

En fonction du contexte, il rédige un dossier de conception générale.

Le chef de projet et l'organisation

Planification :

Le chef de projet gère le planning de l’ensemble du projet. Il cadence les différentes étapes et distribue la charge de travail à réaliser en fonction des ressources disponibles. De l’analyse des besoins jusqu’à la conduite du changement en passant par la stratégie de bascule et de mise en production, il ajuste et coordonne les actions en se portant garant du planning global.
Il définit les tâches de chacun, les jalons projet puis contrôle et délivre sous l’autorité de la MOA les procès-verbaux permettant de valider l’étape.

Le chef de projet définit le format et la qualité des livrables attendus par les acteurs projet. Il fixe les critères d’acceptabilité pour valider la qualité des livrables.

Le chef de projet maitrise les méthodologies projet et les outils de planification tels les diagrammes Gantt, Pert ou Ishikawa. Il définit le chemin critique permettant de dégager les jalons essentiels et la durée minimale pour remplir les objectifs du projet.

Communication :

Le chef de projet anime et communique l’avancement dans les différentes instances projet et rend compte aux parties prenantes. C’est un excellent communiquant. En fonction du projet et de son périmètre de responsabilité :

  • Il participe aux comités de suivi afin de suivre l’exécution opérationnelle des tâches.
  • Il anime les comités projet afin d’arbitrer ou proposer les arbitrages planning et/ou méthodologiques et prévenir tout dérapage sur les délais.
  • Il participe et/ou anime les comités de pilotage pour faire arbitrer les décideurs sur les grandes orientations stratégiques concernant le périmètre et/ou le budget. Ce comité de pilotage engage le sponsor et se situe au niveau de la direction de l’entreprise. Le chef de projet présente lors de cette instance une matrice des risques afin de partager, anticiper et mettre en place les actions correctives.
  • Via un tableau de bord, il assure le reporting et le bon déroulement du projet. Le chef de projet est force de proposition et soumet des solutions pour rester en maitrise du projet.

Il est le point d’entrée et le représentant du projet, l’interlocuteur à solliciter.

PMO : Les missions du chef de projet

Le chef de projet, leader et manager transverse

Le chef de projet assure le management des ressources : il assure un management non hiérarchique sur le périmètre du projet. Il est amené à échanger en transverse de l’organisation avec l’ensemble des intervenants projet (DSI et clients, prestataires …). Il coordonne les équipes de la maitrise d’ouvrage à la maitrise d’œuvre (développeurs, équipes techniques). Il anime l’équipe projet élargie et motive les acteurs du projet.

Il contrôle la qualité des processus projet et les fait évoluer le cas échéant. Il valide l’ensemble des livrables : spécifications fonctionnelles, spécifications techniques, la documentation, méthodologie de développement, la recette fonctionnelle et technique, la stratégie et les plans de tests…

Le chef de projet est en charge du budget

Le chef de projet est en charge du suivi budgétaire de son projet. Dans la phase cadrage, le budget est élaboré à partir des coûts matériel, licences et des ressources nécessaires à sa mise en œuvre.

A ce titre, c’est lui qui négocie avec les fournisseurs, qui suit l’ensemble des commandes passées (matériel, prestation, licences). Il définit l’atterrissage budgétaire.

Le chef de projet, acteur incontournable

Le chef de projet est l’acteur projet incontournable afin de maitriser le bon déroulement et l’atteinte des objectifs dans les délais et en respectant le budget.

Bon communicant, fort d'un esprit de synthèse et de capacités managériales et rédaction, le chef de projet organise le travail de l’équipe. Il se doit de cumuler les savoir-faire comme les savoir-être afin de consolider sa position de leader pour embarquer les équipes et contourner les freins au changement.

De nombreuses entreprises font appel à des chefs de projet externes, véritable chefs d’orchestre transverses avec une grande capacité d’adaptation.

Next Decision possède les experts et compétences pour orchestrer vos projets informatiques, contactez-nous !