Cadrage de projets

Pourquoi cadrer un projet ?

Le cadrage a pour objectif de définir clairement le projet à mettre en œuvre. C'est également une étape qui donne le cap. Cadrer un projet est une étape clé réalisée avant le projet. C'est une phase qui est bien souvent sous-estimée. La conséquence, selon le Standish Group, est que seuls 16% des projets informatiques respectent les délais et les budgets. La phase de cadrage a donc de forts enjeux pour mener à bien le projet dans des conditions optimales. Le cadrage permettra entre autres de rappeler le contexte, l'enjeu et les objectifs du projet. Cette étape a également pour objectif d'identifier la valeur ajoutée du projet, d'aligner les besoins avec la stratégie de l'entreprise ainsi que son retour sur investissement. C'est aussi l'occasion d'identifier les moyens nécessaires à la mise œuvre du projet.

Les points clés du cadrage

Les points clés du cadrage peuvent être synthétisés de la manière suivante :

• Déterminer précisément les objectifs du projet en termes de résultats attendus ou d'objectifs à atteindre, les délais, les coûts et la qualité.
• Préciser le périmètre du projet en termes de produits, fonctionnalités, technologie, etc.
• Identifier les moyens connexes à mettre en œuvre pour réussir le projet.
• Faire un focus sur la gestion du changement et les moyens de communication à mettre en œuvre.
• Identifier les 20 % des besoins qui généreront 80 % de valeur.
• Vérifier l'alignement des besoins avec la stratégie de la société.
• Déterminer le macro planning de référence comprenant les grandes étapes, les dates-clés, les jalons du projet.
• Déterminer le budget de référence.
• Déterminer le retour sur investissement attendu du projet.
• Définir les ressources nécessaires (ressources humaines, matériel, etc.).
• Définir l’organisation du projet (équipe projet, rôles, instances, processus exécutés dans le cadre du projet et les outils et techniques utilisés)
• Définir les moyens de communication mis en place dans le cadre du projet.
• Identifier les risques et plans d’action associés.
• Définir les indicateurs qui permettront de mesurer l’avancement du projet et l’atteinte des objectifs.

Méthode de réalisation de la démarche de cadrage

La démarche de cadrage est principalement réalisée par des entretiens et/ou l'animation d'ateliers. Ceux-ci ayant pour objet de faire mûrir la réflexion sur le besoin en interne et d'identifier les actions clés à mettre en œuvre. Une réflexion sera également menée pour identifier les besoins à plus long terme.

La note de cadrage

La réflexion menée aboutit à la production d'un document appelé "note de cadrage". Cette note donne le cap du projet et deviendra le référentiel pour les autres phases du projet. Elle permettra de communiquer en interne et sera le socle de base pour préparer le cahier des charges ainsi que les autres livrables du projet. Cette note de cadrage comprendra également le détail des parties prenantes (le chef de projet, les équipes, etc.). En synthèse, la note de cadrage reprendra le contexte, les enjeux, les objectifs, le périmètre arrêté du projet, les justifications d'alignement des besoins à la stratégie et le retour sur investissement attendu. Elle comprendra également les moyens connexes à mettre en œuvre et l'identification des risques.

Les outils alimentés grâce à la note de cadrage

Le PMP ou Plan de Management de Projet est le document de référence pour l’exécution et la maîtrise du projet.

Le Plan Management de Projet regroupe les informations indispensables au pilotage du projet. Il présente la référence des objectifs, coûts et délais à atteindre. Il définit les activités de management de projets appliqués durant toute son exécution. Il est validé par les contributeurs de l’ensemble des membres de l’équipe projet.

La PAQ ou Plan d'Assurance Qualité.

Le PAQ est un document réalisé dans le cadre de projets importants. Il reprend l'ensemble des éléments relatifs au projet et à son organisation.

La note de cadrage permettra également d'affiner le projet sur :

• Le PBS (Product Breakdown Structure). C'est un découpage par éléments livrables au client (équipement, documentation, installation, etc.). Le résultat est l’OTP (Organigramme Technique du Produit).
• Le WBS (Work Breakdown Structure) qui est la décomposition arborescente des travaux à réaliser dans le cadre du projet. Il a pour but d’aider à organiser le projet, à établir la planification de référence et le budget prévisionnel. Il permet également de déléguer et de contractualiser la mission confiée à chaque acteur. C’est un découpage en activité. Il est complémentaire au PBS.
• L’OBS (Organization Breakdown Structure) est complémentaire au PBS (découpage des éléments de livrables) et au WBS (découpage en activités). L’OBS a pour objectif de faire un découpage du projet en fonction de l’organisation.
• La réunion de lancement a lieu dès lors que le projet est officiellement décidé. Elle permet de communiquer vers l’équipe projet et les parties prenantes sur les éléments clés, notamment les enjeux, les objectifs du projet, le macro-planning, l’organisation et le pilotage du projet.