Urbanisation du système d'information

Urbanisation du Système d’Information

Pour réussir dans un contexte économique et technologique en pleine mutation, les entreprises doivent être en mesure d’adapter leur système d’information de manière efficiente. Ces adaptations nécessitent bien souvent des mutations en profondeur de l’entreprise comme du système d’information. Elles sont souvent complexes à mettre en œuvre, chronophages et coûteuses.

Un des principaux enjeux de l’entreprise réside donc en sa capacité à transformer rapidement et efficacement son système d'information, en créant de la valeur. L'objectif de la démarche d’urbanisation est de définir l’architecture d’entreprise (organisation des processus, architecture fonctionnelle, applicative et technique) initiale et cible ainsi que son plan de transformation.

L'aboutissement de la démarche devant permettre à l’entreprise d’avoir un système d’information agile, organisé et aligné avec la stratégie de l’entreprise.

L’objectif d'une démarche d'urbanisation consiste donc à établir le lien entre la stratégie de l’entreprise et le Système d’Information afin que celui-ci devienne une vraie source de valeur ajoutée.

Les principaux enjeux de la mise en œuvre d'une démarche d'urbanisation pour l'entreprise sont donc :

• Identifier les changements nécessaires à la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise
• Maintenir un système d’information cohérent tout en améliorant son efficacité
• Garantir une capacité à mettre en œuvre de nouvelles « briques » de qualité plus rapidement tout en diminuant les risques et les coûts

Démarche d'urbanisation & facteurs clés de succès

Adapter la démarche à la maturité et à la taille de la structure

Les structures de tailles moyennes se disent souvent non concernées par la démarche d’urbanisation. Or, compte tenu du contexte économique actuel, elles sont souvent obligées d’échanger des données de manière industrielle avec d’autres entreprises ou encore de procéder à de la croissance externe. La démarche d’urbanisation se révèle donc capitale. Mais il est nécessaire d’adapter les méthodes, les outils et les techniques pour la mettre en œuvre de manière efficiente.

L’urbanisation n’est pas un projet mais une démarche d’entreprise. L’ensemble des acteurs de l’entreprise doivent la porter.

Il faut alors identifier et aligner le système d’information à la stratégie de l’entreprise, et ce même dans le cadre d’une stratégie opportuniste. En effet, la stratégie de l’entreprise peut induire de nouveaux projets à mettre en œuvre au niveau du système d’information.

Réaliser un « As is » ou un état des lieux factuel du système d’informations existant. Ce point est souvent négligé par les entreprises qui pensent bien connaître leur système d’information. Cet état des lieux doit comprendre à minima :

• Une vision de la stratégie ou, à défaut, des politiques de chaque fonction de la société
• La cartographie des processus de l’entreprise (processus stratégiques, processus opérationnels et processus supports)
• Une cartographie de l’architecture fonctionnelle
• Une cartographie de l’architecture applicative et des flux
• Une cartographie de l’architecture technique.

Établir des cartographies Processus métiers en les modélisant suivant des méthodes normées (Business Processus Management ou BPM). L’approche ISO est différente de l’approche BPM. Sur la cartographie des processus métiers, ne surtout pas essayer d’avoir une vue exhaustive de ces processus, mais se concentrer sur les processus contribuant à générer de la valeur pour l’entreprise. Attention également à bien identifier les processus existants, leur efficience dans l’organisation, et à identifier les besoins de transformation à courts ou moyens termes.

Organiser le système d’information en identifiant l’architecture d’entreprise cible. Même si rien n’est écrit dans le marbre, il est important d’identifier les éléments à transformer et les règles de transformations.

Mettre en œuvre une gouvernance. L’enjeu de cette gouvernance est ici de remonter l’ensemble des demandes et projets, de s’assurer de leurs adhérences avec la stratégie, d’organiser le plan d’investissement ainsi que les portefeuilles en investissement (CAPEX) et d’assurer la maîtrise des budgets de fonctionnement (OPEX). Cette gouvernance assurera aussi la capacité de l’entreprise à mettre en œuvre les projets en fonction des ressources dont elle dispose.

Analyser et prévoir les impacts sur l’organisation. Une démarche d’urbanisation doit mettre en évidence les processus clés à transformer. Il conviendra alors d’anticiper les adaptations d’organisation par rapport à l’adaptation ou la mise en œuvre de nouveaux processus.

Analyser et prévoir les impacts sur la Direction des Systèmes d’Information. La démarche d’urbanisation des systèmes d’information nécessite également d’organiser la direction des systèmes d’information. Il conviendra d’analyser et d’organiser la Direction des Systèmes d’Information en conséquence.

L’urbanisation n’est pas une démarche faite à un instant t, mais une démarche qui doit vivre et évoluer avec l’entreprise.

Passer de la théorie à la pratique !

Beaucoup d’approches plus au moins théoriques existent sur le marché. Il est capital de mettre en pratique cette théorie.

Adopter une implémentation « Quick win « et assurer un bon « time to market » sont deux éléments importants dans la démarche. En effet, la démarche d’urbanisation des systèmes d’information est une tâche de fond avec une direction générale souvent en retrait. Il est donc essentiel de voir grand, mais de commencer « petit » sur la mise en œuvre d’une démarche d’urbanisation. Cela permet entre autres de communiquer, de conduire efficacement le changement et d’impliquer chaque acteur. On démontre aussi le retour sur investissement ou les apports d’une telle démarche.

Les leviers

• Mettre les différentes visions de l’architecture en synergie avec l’architecture métier
• Définir l’existant et la cible et analyser les écarts
• Piloter la transformation au quotidien
• Mobiliser l’ensemble des acteurs autour de la transformation
• Aider au pilotage de la transformation

Un des outils principaux contribuant à la démarche d’urbanisation, le Schéma Directeur

Notre expertise

Next Organisation vous accompagne dans l’urbanisation de votre système d’information sur les points structurants suivants :

• Cartographie des processus par activité
• Alignement des processus métiers avec la stratégie
• Urbanisation fonctionnelle par système d’information
• Définition des blocs de l’architecture fonctionnelle
• Définition de l'architecture applicative et des flux
• Conception des projets
• Gouvernance

Exemples de missions réalisées par Next Organisation :

• Analyse de la performance de l'organisation
• Analyse du niveau de maturité des organisations
• Audit et optimisation du système d'information
• Élaboration du schéma directeur et feuille de route
• Audit, optimisation et la modélisation des processus
• Mise sous contrôle de la DSI par le déploiement de référentiel COBIT V5.0 (Gouvernance Système d'Information)
• Analyse de processus ISO
• Application de méthode Lean Six Sigma pour optimisation des processus
• Accompagnement à la mise en œuvre de démarche d'urbanisation
• Implémentation d'outils de Business Process Management (BPM) Power AMC, MEGA, Casewase, Bizzagi
• Élaboration de plan de transformation du système d'information