RPA - Automatisation robotisée des processus

De nos jours, un grand nombre d'activités de notre vie vie quotidienne sont affectées par l’automatisation. Cela inclut les machines à laver, les fours, le mode pilote automatique, la reconnaissance optique de caractères ou encore la délivrance de produits via des drones. Dans ce monde de transformation numérique où les entreprises cherchent à optimiser leurs systèmes d’information par une livraison numérique rentable, l’Automatisation des Processus Robotiques (RPA) ou Robotic Processus Automation devient un enjeu considérable. C’est une technologie en croissance rapide, reposant sur de simples workflows, qui aide les entreprises à automatiser les processus en imitant l’action humaine sur des postes informatiques, offrant alors une livraison rapide de qualité constante.

L’automatisation a atteint aujourd’hui un stade de maturité tel qu’un certain nombre d’autres technologies en sont issues. Le RPA est l’un de ces domaines de transformation en plein essor dans la mesure ou Robot dans l’automatisation des processus consiste en des programmes logiciels informatiques imitant les actions humaines.

Qu'est-ce que le RPA ?

Le RPA implique l’utilisation d’un logiciel qui imite les actions humaines tout en interagissant avec les applications d’un ordinateur et en accomplissant des tâches dictées par des règles.

Les solutions RPA gère des tâches programmées mais ne peuvent pas déduire des actions. En effet, si le robot ne reconnaît pas une situation ou ne sait pas quelle action effectuer, il va se stopper et exécuter les règles de gestion des erreurs configurées. On parle ainsi d’assistance aux humains. Cela implique de lire, taper ou de cliquer sur des applications existantes qui sont utilisées pour effectuer les tâches données. Ces robots logiciels peuvent également effectuer des calculs complexes, remplir des formulaires ou réaliser des prises de décisions sur la base de données et règles prédéfinies.

Avec les progrès rapides de la technologie et les efforts renouvelés dans le domaine de l’Intelligence Artificielle, il est devenu possible d’utiliser l’activité d’état : les transitions contiennent plusieurs sections permettant d’ajouter un déclencheur intelligent pour l’état suivant ou une condition dans laquelle une activité doit être exécutée. Avec l’avènement du RPA, il devient de plus en plus facile d’automatiser une liste de tâches, il suffit simplement de connaître les étapes réalisées par les collaborateurs de façon à ce que les robots puissent imiter l’action sur un poste informatique.

Les plateformes RPA permettent au programme, appelé Robots, d’interagir avec n’importe quelle application de la même manière que le ferait un humain.

Le RPA est également en mesure de s’adapter aux circonstances dynamiques, ce que ne propose pas l’automatisation traditionnelle. Par exemple, dans le cadre d’une vérification d’un formulaire électronique de nouveaux employés, si le code PIN est manquant, le logiciel d’automatisation traditionnel signalera un champ vide comme une exception. Une personne devra alors rechercher le code pertinent et corriger le formulaire. Avec le RPA, le logiciel serait capable d’effectuer ces mêmes tâches sans aucune assistance humaine.

Le RPA peut donc gérer de nombreuses tâches fastidieuses, répétitives et volumineuses, aux systèmes divers et complexes. On retrouve une certaine cohérence dans la qualité, la précision, la productivité et l’efficacité d’une livraison plus rapide des biens et services.

Que peut faire le RPA ?

Le RPA ne se cantonne pas uniquement à l'automatisation des tâches répétitives, chronophages et banales, il est véritablement considéré comme une technologie de transformation apportant une valeur considérable à l’organisation qui l’adopte. Ces robots peuvent interagir avec des applications, quelles que soient les technologies sur lesquelles les applications sont construites. Avec l’inclusion des technologies d’intelligence artificielle, le RPA est désormais en mesure de lire à partir d’images ou de documents numérisés et peut interpréter des données et formats non-structurés.

Bénéfices du RPA

Aujourd’hui, le RPA est largement utilisé dans les industries et à travers le monde. Les secteurs suivants bénéficient grandement du RPA :

• Externalisation des processus métier : avec les avantages en termes de coûts réduits, ce secteur dépend de moins en moins de la main d’œuvre externalisée.
• Assurance : la complexité et le nombre de tâches devant être gérées dans ce secteur offrent un environnement idéal pour l’utilisation de la technologie RPA.
• Service financier et expertise comptable : des activités quotidiennes et du traitement d’une grande quantité de données à l’exécution de flux de travail complexes, le RPA contribue grandement à l'efficacité et la fiabilité de ce secteur.
• Entreprises de service public : du fait que ces entreprises traitent de nombreuses transactions monétaires, elles peuvent tirer parti du RPA pour automatiser de nombreuses tâches.
• Santé : de la saisie des données à la planification des patients en passant par le traitement de la facturation, autant de domaines importants où le RPA peut être utilisé.

Avantages du RPA

• Des services de meilleure qualité : Une plus grande précision avec réduction des erreurs humaines en associant conformité et qualité du travail. De plus, alors qu’il semble difficile de trouver l'origine de la survenue de l’erreur humaine, la traçabilité et la détection des erreurs est beaucoup plus rapide avec le RPA. Une réduction/suppression des erreurs signifie une plus grande précision des données. En découle une meilleure qualité d’analyse et donc une meilleure prise de décision.
• Analyses améliorées : grâce à la possibilité d’enregistrer chaque action entreprise, il est très facile d’obtenir des informations commerciales et des données analytiques.
• Réduction des coûts : un robot peut travailler 24h sans interruption. Une disponibilité et une productivité accrue qui diminuent d'autant le coût des opérations. La rapidité du travail en cours d’exécution, couplée au multitâche, se traduit par des réductions supplémentaires de coûts.
• Vitesse accrue : Les robots étant très rapides entraînent un gain de temps de réponse et une augmentation du volume de tâches exécutées.
• Meilleure conformité : Les robots ne s’écartent pas de l’ensemble des étapes à suivre lors de l’exécution d’une tâche
• Polyvalence : Le RPA est applicable à tous les secteurs effectuant un large éventail de tâches, des petites aux grandes entreprises, des processus simples aux processus plus complexes.
• Simplicité : Le RPA ne nécessite pas de connaissances préalables en programmation. La plupart des plateformes fournissent des conceptions sous forme d’organigrammes. Cette simplicité et cette flexibilité autorisent une automatisation plus aisée des processus métiers.
• Agilité : De nombreux robots peuvent être déployés pour effectuer facilement la même tâche. Le redéploiement des ressources ne nécessite aucun type de codage, de reconfiguration ou de développement d'applications.
• Evolutivité : Les robots peuvent être rapidement déployés à des coûts nuls ou minimaux tout en maintenant la cohérence dans la qualité du travail.
• Satisfaction accrue des employés : Les tâches répétitives étant désormais prises en charge par la main-d’œuvre virtuelle, les employés ne sont pas seulement soulagés de leur charge de travail mais peuvent s’engager dans un travail de meilleure qualité nécessitant l’utilisation de capacités et de forces humaines.

Limites du RPA

Malgré ses avantages considérables dans l’automatisation des opérations, le RPA connaît des limites. Comme tout système, il peut faire l’objet de problèmes d’ordre technique. La plupart du temps d’origine humaine, les failles dans la programmation du robot engendrent des conséquences sur sa manière de traiter les données. Même s’ils évitent aux collaborateurs certains travaux rébarbatifs et répétitifs, les systèmes RPA ne sont pas adaptés à tous les types d'activités. Il est alors préférable de penser en amont à la manière dont le RPA peut constituer une solution d’automatisation pour décharger l’entreprise des tâches non-valorisantes. Ceci demande une connaissance approfondie des processus métier pour lesquels l’automatisation est pertinente. La mise en place d’un robot est efficiente dès lors que la tâche à automatiser est répétitive, qu’elle met en péril des données sensibles et qu’elle est basée sur des règles fixes. A défaut, le risque peut être de réaliser un mauvais retour sur investissement.

Types de RPA

Il existe deux types d’automatisation RPA. L’un peut être considéré comme un assistant auquel on fait appel pour nous aider à effectuer des tâches, l’autre au contraire est une forme d’automatisation utilisée pour le travail de back office.

Attended Automation : Automatisation assistée renvoyant à des assistants s’exécutant sur ordinateur pour aider à effectuer certaines tâches. Le RPA assisté peut être utilisé pour prendre en charge uniquement certaines activités, dans ce cas le contrôle nous est rendu. Les robots assistés sont utilisés pour réaliser des tâches nécessitant une interaction homme-système en temps réel.

Unattented Automation : L’automatisation sans surveillance est utilisée dès lors que nous n’avons pas besoin d’une interaction avec une personne tierce pour exécuter un processus. Les flux de travail sont alors déclenchés automatiquement et s’exécutent sur des serveurs.

Les plateformes RPA

Le secteur des outils d’automatisation affiche une croissance continue et régulière. Plusieurs éditeurs se partagent le marché :

• Automation Anywhere permet d’automatiser les processus métier des entreprises. Il se concentre sur les données cognitives et l’analyse commerciale.
• UiPath est un fournisseur de technologies RPA qui conçoit et fournit des logiciels aidant à automatiser les entreprises. La plateforme se compose de trois parties : le Studio pour concevoir les processus, le Robot pour automatiser les tâches conçues dans le Studio et l’Orchestrator pour exécuter et gérer les processus.
• Blue Prism vise à fournir une automatisation que les entreprises peuvent utiliser en fonction de leurs besoins. Il fournit une automatisation évolutive, configurable et gérée de manière centralisée.
• WorkFusion propose une automatisation reposant sur l’apprentissage automatique. Il fournit un logiciel comme solution pour automatiser les données volumineuses.

Les outils de RPA sont multiples et varient selon le prix, le modèle de tarification, la complexité du paramétrage ou encore l’intégration de briques de technologies plus robustes.

RPA et BPM

Business Process Management (BPM) et RPA sont proches en matière de technologies puisque ces deux solutions sont capables d’automatiser des tâches et des processus complexes. Il s’agit d’un examen approfondi du fonctionnement des processus.

Pour cela le BPM identifie les domaines potentiels à améliorer et élabore des solutions. Le BPM s’assure que l’infrastructure des processus opérationnels soit solide. L’objectif du BPM est alors plus large, s’agissant de la gestion des processus métier. Le BPM est une discipline en pleine expansion qui change la manière dont les entreprises gèrent et modélisent leurs processus ainsi que le rôle de l’automatisation dans leur gestion et des flux de travail internes et externes.

RPA et BPM ne répondent pas aux mêmes problématiques en matière d’automatisation. Le RPA repose sur le concept d’un robot logiciel capable de reproduire les actions qu’un utilisateur effectue via l’interface utilisateur d’un système informatique. Le BPM, quant à lui, repose sur une technologie de gestion des processus métier consistant à coordonner les personnes, les machines et les systèmes. Le BPM prend en charge la collaboration humaine en temps réel ainsi que des fonctionnalités décisionnelles.

Cas d'utilisation des technologies RPA

• Automatisation de tâches simples et répétitives à volume élevé au sein de processus métier existants
• Imitation par des robots de la façon dont une personne interagit avec des applications
• Automatisation des tâches mono-utilisateur
• Gain de temps pour les employés pour qu’ils se consacrent à des initiatives plus créatives orientées clients
• Prise en charge de l’automatisation de robots déclenchée par des humains

Cas d'utilisation des technologies BPM

• Gestion des processus et applications destinés aux clients
• Prise en charge de l’exécution de processus métier structurés, non-structurés et adaptatifs
• Coordination du travail entre les personnes, systèmes et processus
• Transformation et automatisation des processus métiers et d’entreprise
• Intégration avec les systèmes existants via des API

En mariant RPA et BPM, les entreprises sont en mesure de gérer l’automatisation de leurs processus de A à Z. Si le RPA permet de déléguer la gestion des procédés répétitifs à une force de travail virtuelle s’appuyant sur des robots logiciels, les technologies de BPM assurent l’orchestration des processus, des interactions clients et donc la prise de décision qui en découle par l’intervention humaine.

Un projet d’automatisation des processus métier fait aujourd’hui partie des enjeux majeurs des entreprises. Cela découle de la volonté permanente d’améliorer la productivité, mais il s’agit également d’un atout pour la digitalisation des entreprises. Les cas d’usage de RPA sont nombreux mais dépendent de chaque contexte d’entreprise. De fait, il semble nécessaire de mener une étude d’opportunité permettant d’identifier les cas pertinents assurant un retour sur investissement. Les experts de Next Decision peuvent vous accompagner dans cette démarche.