Cahier des charges

Constats & cahier des charges

« La qualité d’un produit ou d’un service est son aptitude à satisfaire les besoins des utilisateurs » Norme NF50-109.

Un cahier des charges est un document contractuel permettant de définir les spécifications d’un produit ou d’un service à réaliser. Or selon l'étude du Caos Report menée par le standish Group en 2015, seuls 29% des projets aboutissent en respectant les délais et les budgets. 52% des projets aboutissent, mais en dépassement budgétaire et de délais et 19% des projets échouent.

Les principales causes ayant contribué à ces résultats sont :

• Dans plus de 13%,des cas, des exigences et des spécifications incomplètes.
• Dans 12% des cas, un manque d'implication des utilisateurs.
• Dans 11% des cas, des changements ou demandes d'ajouts d'exigences.

Dans un second temps viennent :

• Des attentes irréalistes.
• Le manque de planifications.
• L'incompétence technologique.

Le cahier des charges doit faire apparaître le besoin fonctionnel, indépendamment de toute solution technique, sauf à préciser l'environnement technique dans lequel la solution demandée doit s'insérer.

Enjeux de la réalisation d'un cahier des charges

La réalisation d'un cahier des charges cache de nombreux pièges. Nous pouvons synthétiser les enjeux d'un cahier des charges de la manière suivante :

• Identifier un acteur impartial sur le choix du couple intégrateur & solution. Next Organisation agit en toute impartialité et ne souhaite pas conditionner ses choix par d'éventuels partenariats technologiques.
• Voir grand, mais commencer par l'essentiel. Lors de la réalisation du cahier des charges, Next Organisation s'assure que la solution prendra en charge les besoins actuels et futurs. En revanche, pour le démarrage du projet, nous nous concentrons sur les 20% des fonctionnalités générant 80% de la valeur. Ceci permet d'avoir un bon time to market et d'assurer une mise en œuvre Quickwin.
• Préparer l'analyse des offres. Dans la phase de conception du cahier des charges, Next Organisation réalise également la matrice de dépouillement. Cette matrice est un outil essentiel pour comparer efficacement les solutions et les intégrateurs et ainsi donner les orientations du choix.
• Vérifier l'adéquation de la solution dans le contexte du client. Dans le cadre du cahier des charges, Next Organisation a pour habitude de préconiser un POC (Proof Of Concept) permettant de démontrer que le choix est cohérent par rapport au cadre de l'entreprise.
• Cadrer la relation, les rôles et les responsabilités entre le client, l'intégrateur et l'éditeur. Bien souvent, le client final est tributaire d'un contrat générique proposé par l'intégrateur. Next Organisation aide à cadrer le projet d'un point de vue contractuel.
• Gérer le changement est également un point essentiel. Les retours d'expériences de Next Organisation permet d'anticiper dès la conception du cahier des charges les points à mentionner pour une conduite du changement efficiente.

Objectifs d'un cahier des charges

Le cahier des charges a pour but de formaliser le besoin et de le rendre compréhensible aux différents acteurs en définissant tous les aspects du projet (fonctionnel, organisationnel, technique, juridique, administratif, etc.).

Le cahier des charges a également plusieurs rôles :

• Moyen de communication entre les acteurs.
• Référentiel lors de la réalisation du projet.
• Contractuel : il établit avec précision ce sur quoi chacun des acteurs s’engage.

Les différents cahiers des charges

Le cahier des charges peut revêtir différents formats.

Les différents types de cahiers des charges :

• Cahier des charges de développement logiciel.
• Cahier des charges progiciel.
• Cahier des charges d’intégration.
• Cahier des charges solution Web.
• Cahier des charges de refonte logiciel.
• Cahier des charges POC.

L'enjeu du cahier des charges est de cadrer le besoin en fonction de la nature du projet et du contexte de l'entreprise, mais également en fonction des solutions proposées sur le marché. Les solutions ayant souvent des spécificités, il s'avère essentiel, en complément du cahier des charges, de préparer une matrice de dépouillement qui permettra de réellement comparer ces solutions et la capacité de l'intégrateur à les mettre en œuvre.

Focus sur les appels d'offres

Le rôle du cahier des charges dans l’appel d’offres est d’établir l’engagement du fournisseur sur sa capacité à intégrer une solution fonctionnelle dans l'environnement du client. Il permet :

• De sélectionner un fournisseur.
• D’établir un premier engagement contractuel avec ce dernier : le CDC sera mis en annexe du contrat de prestation (CCAP et CCTP).

Le cahier des charges est émis par la MOA. Il est généralement transmis lors d’un appel d’offres. La MOE va proposer une réponse à cet appel d’offres.

Si un engagement contractuel se fait, le cahier des charges sera une annexe du contrat de prestation.

Plusieurs clauses peuvent être abordées et donc impacter la charge. Ces éléments devront être pris en compte dès le cahier des charges :

• Engagement de moyens ou de résultats.
• Engagement au forfait.
• Période de garantie.
• Pénalités.
• Propriétés intellectuelles.

Contenu

Éléments principaux :

• Le cadre général de la demande.
• L’objet du marché.
• Les fonctionnalités et résultats attendus.
• Les exigences du client en termes :
  • d’expérience du fournisseur.
  • d’exigence qualité.
  • de moyens à mettre en œuvre.
  • de délais de réalisation.
• Clauses administratives et juridiques.

Notre démarche de réalisation

Méthodologie de réalisation d’un cahier des charges proposée par NEXT ORGANISATION :

En savoir plus sur la démarche d’aide au choix de solution chez NEXT ORGANISATION

Exemples cahiers des charges réalisés par Next Organisation

• Elaboration d'un Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) pour une Tierce Maintenance Applicative.
• Elaboration d'un Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) pour une migration Gestion Electronique de document.
• Elaboration d'un cahier des charges pour la mise en œuvre d'un centre de services.
• Elaboration d’un cahier des charges pour une application Système d'informations en Ressources Humaines.
• Elaboration d'un cahier des charges pour l'urbanisation d'un système d'informations.
• Elaboration d’un cahier des charges pour la refonte d'une application métier.
• Elaboration d'un cahier des charges pour le changement d'un CRM existant.
• Elaboration d'un cahier des charges pour la refonte d'un système d'informaitons.
• Elaboration d'un cahier des charges technique et fonctionnel pour le changement et la mise en œuvre d'un nouvel ERP.
• Etc.