Comment connecter des données SharePoint dans Power BI ?

Power BI Desktop vous permet de récupérer les données en provenance de nombreuses sources différentes. De ce fait, Power BI vous donne l’opportunité de vous connecter à des sources de données Online, telles que SharePoint Online par exemple.

SharePoint Online est un système collaboratif qui fait partie de la suite Microsoft 365.

De nombreuses entreprises utilisent des listes dans SharePoint Online pour stocker des données. En effet, les listes SharePoint sont faciles à configurer et à mettre à jour directement par les utilisateurs.

Nous vous proposons ce tuto afin de vous montrer comment gérer les connexions entre Power BI SharePoint Online pour la création de rapports. De plus, il est intéressant de présenter comment l’actualisation des données s’effectue dans Power BI Service, une fois le rapport publié sur l’espace de travail cible dans Power BI.

Pour les besoins de cet article nous nous sommes basés sur les données de démo “AdventureWorks” qui sont de deux types :

  • Données de faits : Ventes aux revendeurs - sous forme de fichier Excel stockée dans une bibliothèque de documents sur un site SharePoint Online
  • Données de dimensions :
    • Une partie dans un deuxième fichier Excel
    • Une partie sous forme de listes SharePoint Online stockées sur le même site

Charger des listes SharePoint via SharePoint Online dans Power BI ?

Dans un premier temps, il vous faut ouvrir Power BI Desktop, et sur l’onglet “Accueil”, dirigez-vous sur “Obtenir les données” afin de cliquer sur “Plus”.

Une fois la fenêtre “Obtenir les données” ouverte, choisissez “Services en ligne” dans le volet de gauche, sélectionnez ensuite “Liste SharePoint Online”, puis cliquez sur “Se connecter” en bas à droite.

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Ensuite, vous devez renseigner l’adresse ou l’URL de votre site SharePoint Online. Une fois cette URL renseignée dans la barre correspondante, vous pouvez cliquer sur “OK”.

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Un navigateur s’ouvre alors et vous liste, dans le volet de gauche, l’ensemble des sources de données disponibles sur votre site SharePoint Online. Dans le cas présent, nous allons charger deux sources de données de type “liste SharePoint”.

C’est pourquoi ici, nous allons charger la table “Catégories” qui recense les catégories de produits. Pour cela, sélectionnez la table “Catégories” présente dans le volet de gauche puis cliquez sur “Transformer les données”.

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Une fois la requête transformée à votre guise en conservant uniquement les colonnes nécessaires, vous obtenez le résultat suivant :

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Vous allez pouvoir suivre la même procédure pour charger la table “Sous-catégories”, qui recense ici les sous-catégories de produits. Pour cela, la procédure est la même que la précédente.

Nous allons cette fois-ci charger la table appelée “Sous-Catégories”.

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Charger des fichiers Excel issus d'un site SharePoint dans Power BI

Nous allons à présent vous montrer comment charger des fichiers Excel, issus tout droit d’un site SharePoint Online.

Sur notre site SharePoint, nos fichiers Excel sont présents dans le dossier “Documents”.

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Pour charger les deux fichiers encadrés en violet sur l'image ci-dessus, il vous suffit d’effectuer la même procédure que précédemment : dans Power Query, réalisez un clic-droit dans la partie “Requêtes” à gauche, sélectionnez “Nouvelle requête”, puis cliquez sur “Plus”.

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À présent, sélectionnez “Dossier SharePoint” et cliquez sur “Se connecter”.

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Renseigner une nouvelle fois l’adresse ou l’URL de votre site SharePoint Online, puis cliquer sur “OK”.

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Sur la fenêtre suivante, cliquez sur “Transformer les données

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Afin de déployer les données du fichier Excel intitulé “AdventureWorks_Dimensions”, cliquez sur “Binary”.

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La dimension qui nous intéresse dans ce cas est la table “Produit” présente sur la feuille Excel “_Produit”. Afin de la déployer, cliquez sur “Table”.

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Après avoir utilisé la première ligne pour les en-têtes et renommé la requête, vous obtenez le résultat suivant

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Afin de charger le deuxième fichier Excel nécessaire à notre présentation, vous allez pouvoir effectuer la même manipulation.

Cette fois-ci, le fichier Excel à déployer est “AdventureWorks_ResellerSales” qui n’est autre que la table de faits de notre jeu de données. Pour cela, cliquez sur “Binary” de la ligne du fichier en question.

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La table de faits qui nous intéresse dans ce cas est la table “ResellerSales” présente sur la feuille Excel “_ResellerSales”. Afin de la déployer, cliquez sur “Table”.

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Après avoir utilisé la première ligne pour les en-têtes et renommé la requête, vous obtenez le résultat suivant :

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Une fois les données transformées dans Power Query, vous pouvez cliquer sur “Fermer et appliquer”.

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Deux méthodes de chargement mais une seule source de données

Afin de paramétrer la source de données de notre jeu de données, cliquez sur la petite flèche en dessous de l’onglet “Transformer les données” puis sélectionnez “Paramètres de la source de données”.

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Nous pouvons alors constater qu’une seule de source de données n’est présente pour le fichier actif. En effet, même si elles ont été chargées de deux manières différentes (Liste SharePoint Online et Dossier SharePoint), l’ensemble des données de ce dataset sont issues du même site SharePoint.

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Création d'un simple reporting dans Power BI

Afin de poursuivre notre démonstration d'actualisation des données dans Power BI Service, nous allons créer un simple rapport afin de le publier dans l’espace de travail "Demo Power BI".

Voici un aperçu du rapport créé pour la démonstration :

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Accès à Power BI Service

Afin de planifier une actualisation des données par exemple, vous devez vous rendre sur Power BI Service à l’aide de l’URL : app.powerbi.com

Dans la partie “Espace de travail” située dans le volet de gauche, nous retrouvons bien l’espace de travail “Demo Power BI” dans lequel nous venons de publier notre premier rapport.

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Après avoir cliqué sur l’espace de travail en question, nous retrouvons notre rapport et notre jeu de données.

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Actualisation planifiée sans utiliser de passerelle (Gateway)

Afin de mettre en place une actualisation planifiée, positionnez-vous sur les trois petits points au niveau du jeu de données.

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Puis, cliquez sur “Paramètres” afin de paramétrer une éventuelle actualisation planifiée.

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Pour ce faire, vous devez cliquer sur “Actualisation planifiée” comme présenté ci-dessous :

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Une fois le menu déployé, vous allez pouvoir activer la tenue des données à jour en déplaçant le curseur pour que celui-ci indique “Activé”.

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À partir de ce moment-là, vous pouvez modifier la fréquence d’actualisation (tous les jours ou hebdomadaire), sélectionner le bon fuseau horaire et ajouter une heure d’actualisation.

Vous avez la possibilité d’ajouter jusqu’à huit planifications différentes. Dans cet exemple, nous allons programmer une planification le midi et une planification le soir à 20h.

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Vous avez également la possibilité de faire envoyer des notifications d’échec d’actualisation au propriétaire du jeu de données, ainsi qu’à différents utilisateurs, en renseignant leur adresse mail dans l’encart suivant :

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Une fois tous les paramètres de l’actualisation planifiée programmés, vous pouvez cliquer sur “Appliquer”.

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La planification est visible ici :

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Bilan / Conclusion

L’actualisation planifiée s’effectue sans passerelle puisque les données sont issues du Cloud (SharePoint) et sont publiées sur le Cloud (Power BI Service). Le graphique ci-dessous illustre très bien le mouvement qu’effectue les données.

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