Les phases clés d'un projet de dématérialisation de documents

Un projet de dématérialisation de documents consiste à couvrir l’ensemble du cycle de vie d’un document, de la création à son archivage ou sa destruction.

Différentes études existent sur le temps de recherche pour trouver une information, un document :

  • 2001 : L’entreprise IDC (International Data Corporation) indiquait un temps de recherche d’informations quotidien de 2,5 heures, soit 12,5 heures par semaine
  • 2003 : L'IDC indiquait un temps de recherche en ligne de 5 heures par semaine pour 70% des répondants et 12 heures ou plus pour 16% des répondants
  • 2011 : L'IDC indiquait un temps de recherche moyen de 8,8 heures par semaine
  • 2012 : Mc Kinsey rapporte que les employés passent en moyenne 1,8 heures par jour à chercher de l’information, soit 9 heures par semaine. IDC indiquait un temps de recherche de documents de 5 heures par semaine

En faisant une moyenne, on peut raisonnablement estimer que l’on passe en moyenne 8 heures par semaine à chercher un document ou de l’information, soit 1,6 heures par jour ou 360 heures par an.

On voit avec cette représentation que la dématérialisation des documents est un véritable levier de productivité en entreprise. Avec un effectif de 200 personnes, nous avons un temps de recherche sur l’année de 72 000 heures, en se basant sur le coût horaire du SMIC (environ 1650€ / mois, soit 10.88€ / heure), ceci représente un coût de 783 360€ / an.

La dématérialisation des documents ne vous permettra pas de réduire ce chiffre à 0 mais en maîtrisant le cycle de vie des documents, en simplifiant la phase de recherche grâce à l’indexation des documents et aux métadonnées, en optimisant l’arborescence de manière transversale, vous serez en mesure de réduire le temps passé à trouver de l’information, d’accéder aux documents souhaités.

Partant de ce constat, quelles sont les prochaines étapes afin de rationaliser le temps de recherche, quelles sont les bonnes pratiques ?

Dématérialisation de documents : Formalisation du projet

Afin de vous assurer de la réussite du projet, vous devez suivre plusieurs étapes de manière itérative auprès de chaque département / service de votre entreprise.

Dans un premier temps, vous devez formaliser votre projet en réalisant :

  • Une étude d’opportunité, afin de déterminer le go, le périmètre et sous quel délai
  • Une étude de faisabilité comportant la faisabilité technique, les conséquences attendues sur l’organisation et les processus métiers et le niveau de risque associé
  • Un cahier des charges fonctionnel en livrable permettant de lancer véritablement le projet. Ce document fera ressortir les objectifs recherchés, l’étude de l’existant, les besoins et les attentes du projet.

Il est notamment nécessaire de traiter les cas d’usage car, dans le projet, il faudra prévoir de déployer ces cas d’usage par priorité ou disponibilité des ressources opérationnelles. Parmi les cas d’usage courants, on retrouve :

  • Finance
  • Factures entrantes
  • Factures sortantes
  • Notes de frais
  • RH
  • Dossier collaborateur
  • Gestion du recrutement
  • Service client
  • Stockage documentaire lié au processus CRM
  • Contrathèque avec gestion des versions
  • Workflow réclamation
  • Etc…

Dématérialisation de documents : Le cahier des charges fonctionnel

La deuxième étape consiste à apporter plus de détails au cahier des charges fonctionnels et à spécifier la partie technique. L’objectif est de pouvoir consulter les prestataires / éditeurs afin de répondre à votre besoin.

Vous pouvez à ce stade, déjà prévoir des outils de numérisation, de signature électronique, de capture des caractères (océrisation, lad / rad), de réfléchir aux nouveaux circuits de validation, des doubles écrans pour faciliter la consultation des documents à vos équipes, l’objectif principal étant de simplifier le flux des documents tout au long de son cycle de vie (création, consultation, recherche, élimination ou archivage).

Lorsque vous avez choisi une solution de GED, comme Alfresco ou Therefore par exemple, vous allez pouvoir réaliser un premier prototype à partir d’un flux simple et pérenne (la gestion du courrier ou la gestion des factures par exemple). L’idée est d’apporter un cadre agile au projet. Il s’agit à cette étape d’ajuster si besoin l’outil, le paramétrage, les fonctionnalités et former les utilisateurs. Des allers-retours sont à prévoir afin d’optimiser l’utilisation de l’outil et la gestion du / des processus.

Vous pouvez maintenant déployer la gestion documentaire sur d’autres flux métier en repartant de la phase précédente et en mettant systématiquement au centre de l’action le processus et les utilisateurs (interne et externe).

Dématérialisation de documents et archivage

Dernier point mais pas des moindres, l’archivage des documents ! Vous devez penser aux délais de conservation des documents. En effet, une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales du secteur associé. L'entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles.

Pendant ce délai, l'administration peut mener des contrôles.

Attention, la GED et l’archivage électronique n’ont pas la même fonction : Le premier va de la création du document à sa validation, il peut être conservé durant un temps en GED afin d’en faciliter sa consultation.

Le deuxième garantit :

  • l’authenticité du document (non modifiable)
  • la valeur probante (légitime et inaltérable)
  • l’intégrité (inaltérable et support stable et pérenne)
  • l’intelligibilité
  • la lisibilité
  • la traçabilité (journalisation des événements)
  • la disponibilité sur la période définie

Afin de répondre à l’ensemble de ces conditions, un projet de Système d’Archivage Électronique doit être mené en parallèle soit en interne soit auprès d’un prestataire externe agréé.

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions. C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : L'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est «applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Le pôle organisation de Next Decision vous aide au choix d'outils de dématérialisation de documents. 

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