Qu'est-ce que le BPM ?

Le BPM (Business Process Management) ou gestion des processus métier est sans nul doute l’un des sujets les plus convoités dans le monde de l’analyse du métier et du développement d’applications. A cela s’ajoute l’urbanisation du fait du déploiement de l’internet au sein des systèmes d’information et de la mise en œuvre des nouveaux usages que cela représente pour l’entreprise.

La définition de nouvelles fonctions et la coexistence avec celles déjà existantes amènent à une évolution du système d’information vers une véritable automatisation des processus. Pour mener cette évolution dans un contexte de transformation digitale, une modélisation du système d’information est nécessaire, afin de conduire les changements et d’en maîtriser la complexité. La modélisation doit alors permettre d’identifier les composants de base des traitements en fonction des métiers de l’organisation considérée. La modélisation permet de caractériser les relations entre composants et définit la manière de les intégrer au système d’information qui va alors piloter les processus de l’entreprise. Pour cela, la modélisation va s’appuyer sur une architecture informatique, on parle d’urbanisation.

L'urbanisation autour des processus d'entreprise

L’urbanisation est une démarche technique de maîtrise d’un grand nombre de composants logiciels et progiciels pour former un système d’information cohérent, afin de répondre à des objectifs de flexibilité, de maintenabilité et de mutualisation. Au même titre que l’organisation d’une ville formée de bâtiments et quartiers, l’urbanisation des systèmes d’information se veut comme une démarche stratégique et fonctionnelle qui garantit la connexion entre les différents composants et fait apparaître des composants fonctionnels stables tout en étant fondée sur les processus clés de l’entreprise. Ainsi, l’alignement entre le système d’information et la stratégie d’entreprise est garantie, de même que la flexibilité et la réactivité permettant de faire évoluer les systèmes afin de suivre l’évolution du métier de l’entreprise.

La notion de processus occupe actuellement une place majeure dans le domaine des systèmes d’information puisqu’elle contribue à modifier l’approche de l’organisation et à définir la gestion des systèmes d’information. Le terme de processus a longtemps été envisagé comme un outil de modélisation pour l’informatique d’entreprise : il s’agit d’un modèle d’enchainement d’activités représenté par un graphe dont les nœuds sont assimilés aux activités et où les liens représentent les transitions. La norme ISO 9000 2005 définit le processus comme « un ensemble d’activités corrélées ou interactives qui transforme les éléments d’entrée en éléments de sortie ». Les processus constituent ainsi un élément essentiel de la chaîne de valeur puisqu’ils permettent d’identifier les rôles et activités à replacer dans la cartographie fonctionnelle, et ils utilisent des ressources pour transformer les éléments entrants en éléments de sortie dont le résultat final attendu est un produit ou un service.

L’utilisation de processus dans la modélisation métier facilite le pilotage stratégique et financier dans la mesure où chaque processus porte une valeur de l’entreprise et participe ainsi à sa stratégie, mais également le pilotage opérationnel puisque l’impact du SI sur les clients s’exprime au travers des processus.
La connaissance des processus est un véritable atout pour les dirigeants puisque cette connaissance est utile, voire nécessaire pour conduire avec efficience des projets de digitalisation. Ces projets constituent un moyen de disposer d’une meilleure clarté sur les processus.

La démarche d'urbanisation

La démarche permettant d’atteindre la cible du SI urbanisé se fait en plusieurs étapes :

Démarche d’analyse des processus : où sont définis de manière itérative les objets et processus métier

La première étape consiste à définir une cible métier en termes d’objets métiers et de processus. Le modèle métier va alors structurer l’ensemble des échanges pour devenir la langue commune du SI. Le modèle métier se prête à la description des activités et des processus de l’entreprise et sera construit pour accompagner l’évolution du métier de l’entreprise.

La modélisation des processus reste l’investissement le plus important de la démarche d’urbanisation : c’est pourquoi il est nécessaire de se donner du temps et de procéder par domaines métiers successifs et il est d’usage de commencer par une cartographie des macro-processus en rentrant dans les détails de manière progressive.

Démarche de cartographie du système d’information

Puisque l’urbanisation est une démarche progressive, la cartographie des processus permet de décrire l’existant, l’objectif final ainsi que les étapes de transition.

On distingue 4 niveaux dans la cartographie des systèmes d’information :

  • Le niveau métier qui contient différents types d’informations comme les modèles d’objets métiers ou les processus
  • Le niveau fonctionnel comprend la définition des fonctions de l’entreprise sous forme hiérarchique. Ainsi les grandes fonctions sont représentées par des blocs et les fonctions plus détaillées qui implémentent chacune des macro-fonctions sont représentées par des sous-blocs
  • Le niveau applicatif contient tous les éléments logiciels et d’infrastructure qui supportent les flux d’échange de données et de contrôle
  • Le niveau physique contient la cartographie des machines hébergeant les applications, les outils de stockage et les outils de communication

Modélisation des processus

Mettre en œuvre des processus métiers opérants, efficients et alignés à la stratégie d’entreprise constitue l’un des enjeux de toute entreprise. En ce sens, le BPM, ou Business Process Management est une démarche permettant de mettre sous contrôle les processus clés de l’entreprise. L’idée reste de s’assurer que ces processus soient en phase avec la stratégie de l’entreprise mais aussi de maîtriser l’adaptation du système d’information. La modélisation trouve son intérêt dans une description et une meilleure connaissance des processus, mais également dans une identification des axes d’amélioration continue et de transformation du SI. L’idée reste de conserver une cohérence fonctionnelle afin de permettre au système d’information d’être toujours efficient et en évolution permanente.

Les étapes du cycle de vie d'une démarche BPM

  • Identification et choix des processus prioritaires
  • État des lieux des processus existants
  • Conception et formalisation du nouveau processus cible via un ou plusieurs formulaires de collecte des données et un workflow de traitement
  • Exécution du processus en le testant en petit groupe, puis élargir à tous les utilisateurs
  • Surveillance = Monitoring : mettre en œuvre un système de management des processus en faisant porter chaque processus par un responsable pour le surveiller
  • Optimisation : organiser le management ainsi que la performance des processus et leurs alignements par rapport à la stratégie, tenir compte de tous les changements du workflow pour le rendre plus efficace
  • Mise en œuvre des bonnes technologies afin de rendre l’entreprise efficiente

Dans ce contexte, la modélisation est souvent associée à UML, Universal Modeling Langage, en tant que standard cohérent de techniques de représentation adaptée à la conception orientée objet. L'UML se définit pat un ensemble de notations avec :

  • Les use cases, diagrammes représentant les fonctions du système d’information et leur interaction avec les différents acteurs
  • Les diagrammes d’activité représentant les évènements, activités et propriétés de composition
  • Les diagrammes d’état, adaptés pour la modélisation d’un composant logiciel en termes d’état et de transition
  • Les diagrammes de classe qui décomposent le SI en ensemble de classes
  • Les diagrammes d’interactions représentent les interactions entre les objets du système
  • Les diagrammes de composants identifiant les composants logiciels et leurs interactions

L’utilisation d’UML au sein d’une entreprise est un choix stratégique et technologique puisqu’il s’agit d’un standard relativement souple pour s’adapter un à un grand nombre de situations. L’un des principaux avantages réside dans la mise à disposition d’un langage et d’outils communs entre les différents domaines.

Le BPMN (Business Process Modeling Notation) est un langage de modélisation répandu qui supporte la modélisation de l’architecture d’entreprise. Son but est de fournir une notation compréhensible par l’ensemble des utilisateurs de l’entreprise (des analystes métier aux développeurs de la technologie) via des symboles représentant des processus métiers sous forme graphique. Le BPMN s’organise autour d’un seul diagramme, offrant ainsi une certaine souplesse quant à la représentation des organisations.

L’exemple ci-dessous présente une séquence de paiement conduisant à l’envoi d’un article commandé dans le cadre d’un processus de vente en ligne. Ainsi le commerçant et l’institution financière auprès de qui se fera le paiement collaborent, tandis que deux services se retrouvent dans le processus de vente : le Service Ventes, totalement automatisé, et le Service Distribution en charge de la préparation du colis. Le paiement effectué par carte déclenche alors l’activité d’autorisation de paiement.

Qu'est-ce que le BPM ?

Le TOGAF (The Open Group Architecture Framework) apparaît aujourd’hui comme la référence incontournable dans le domaine de l’architecture d’entreprise : c’est un cadre de référence basé sur la transformation des processus intégrant les dimensions métier, l’organisation et le système d’information. Il répond à un véritable besoin : disposer d’un cadre commun afin de faciliter la capitalisation et la mutualisation des pratiques architecturales. Il apporte une vision pragmatique de l’architecture d’entreprise en mettant en avant le rôle clé de l’organisation puisque toute transformation d’architecture nécessite une étroite collaboration entre les différents acteurs. C’est à partir du TOGAF que l’organisation va construire sa propre architecture.

Dès lors qu’on aborde le TOGAF, on ne peut passer à côté de la roue ADM (Architecture Development Method) qui expose la structure de la méthode. Les différentes phases définissent les étapes de travail qui consomment et fournissent des produits (on parle de livrables). Chacune des huit phases contribue à atteindre les objectifs stratégiques préalablement déterminés.

Qu'est-ce que le BPM ?

Les bénéfices d'une démarche BPM

  • Agilité : une démarche BPM garantit plus de fluidité et d’agilité des processus. Les processus sont en effet modélisés et optimisés afin d’éviter de perdre du temps sur des activités à faible valeur ajoutée.
  • Productivité : L’efficacité des équipes se voit fortement améliorée grâce au gain de fluidité des flux de travail et flux de processus et à une meilleure compréhension du rôle de chacun des collaborateurs. On assiste à une meilleure productivité, à une réduction des tâches répétitives et à une limitation du nombre d’échecs dans la réalisation des processus
  • Contrôle : Les tâches sont rigoureusement surveillées pour être dévoilées à un public choisi
  • Réduction des coûts et des temps de traitement : Le BPM limite la perte de temps en allouant les ressources avec plus de rationalité et d’intelligence permettant à l’entreprise de réduire ses coûts opérationnels
  • Obtention plus rapide de l’information de l’entreprise : Cela passe par une communication mieux ciblée : les bonnes personnes sont alors en mesure de traiter l’information critique au moment opportun.
  • Traçabilité : Toutes les actions réalisées dans le cadre d’une démarche BPM sont tracées, il est alors possible de connaitre les délais de traitement de chacune des étapes

Next Decision vous accompagne autour de trois axes :

  • Urbanisation des SI, en associant stratégie d’entreprise et système d’information
  • Analyse et optimisation des processus métiers de l’entreprise, en se focalisant sur les axes coûts, efficacité, qualité et risque
  • Accompagnement de projet BPM et conduite du changement, en accompagnant l’entreprise dans la mise en place des bonnes pratiques de la refonte des processus dans le cadre de sa transformation numérique.

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