Schéma directeur des Systèmes d'Information
ou la nécessité d'avoir un plan

Le fameux alignement des Systèmes d’Information avec la stratégie de l’entreprise ne doit pas être pris à légère. L’étendue du Système d’Information de n’importe quelle organisation association, entreprise de toutes tailles, collectivités peut donner le tournis à qui ne le maîtrise pas.

Il est donc impératif d’en maîtriser l’évolution par palier de maturité, par mutation de métier, par obligation de sécurité. Toutes les raisons sont bonnes pour déterminer et mettre sous contrôle l’évolution de son SI et la trajectoire.

Forcément, tout le monde peut se dire : «à quoi cela sert car la techno bouge tout le temps ?». C’est bien le sujet ! Et il n’y a pas que la techno ! il y a l’environnement réglementaire, il y a les hommes, il y a le business !

Non ! Faire un schéma directeur de mon Système d’Information, un SDSI pour les intimes, n’est ni un gros mot ni un vain mot !

Il ne s’agit pas seulement de faire un audit approfondi du parc informatique, de la sécurité des systèmes d’information, des télécoms... Il s’agit bien de cibler les orientations stratégiques, le management par pôles, de superviser l’environnement applicatif, la gestion de projets, de détecter les besoins des utilisateurs, souvent force de proposition.

Même s’il peut être piloté en interne, le Directeur des Systèmes d’Information ou le responsable informatique pourra solliciter une SS2II (ou ESN) pour initier dès cette étape la conduite du changement.

Suis-je prêt pour un SDSI ?

Si la réponse est non ? C’est que vous l’êtes !

Si la réponse est oui ? C’est que vous l’êtes aussi !

À n’importe quel moment, s’appliquer une méthode de recueil d’information et de projection va vous aider. Vous pouvez, vous devez vous préparer à cela !

La première question à se poser est la documentation: Mon Système d’Information est-il documenté ?

Cartographies, schémas réseaux, liste des fournisseurs, contrathèque, PRA/PCA, Traitements, RGPD, politique de sécurité et de sauvegarde, infogérance,… On peut être étonné parfois du manque d’informations structurées.

Certes, avec l’externalisation de certains services, les ressources peuvent parfois être chez les sous-traitants. Il est cependant nécessaire de rassembler la documentation.

Ensuite, on peut se poser et regarder où on veut aller ?

Ai-je une vision ?

Il est important de noter qu’un SDSI ne se voit pas que sous l’angle informatique et des grands concepts associés : virtualisation, cloud, ITIL, BIG DATA. On se positionne sur les processus, les tâches, les activités de l'entreprise de façon transverse et au plus près des directions de service.

Est-ce que, de la direction générale aux métiers l’entreprise, on peut définir une stratégie de moyens et de résultats à mettre en œuvre pour servir ce que l’organisation a défini comme son objectif à court, moyen, long terme.

Est-ce que tout le monde sait ce qu’il a à faire et les outils, les processus qu’il doit mettre en place ? Quelle ambition mettons-nous autour de ces besoins ? Sommes-nous prêts à innover ? L’organisation autour des SI est-elle mature pour permettre ces changements ? Quels sont nos objectifs de performance ?

De ce questionnement on va sortir, la vision stratégique, les faits marquants, les points d’amélioration de douleurs et les pistes de travail qui vont alimenter la réflexion globale. Co-construit avec les directions métiers, l’exercice est redoutable d’efficacité pour mettre en évidence les priorités.

Qui n’a pas entendu dire un Directeur Commercial : «J’ai besoin d’un CRM !» en même temps que le Directeur Marketing : «J’ai besoin d’un nouveau site web !» alors que le responsable supply-chain gère ses préparations de commande sur Excel et voudrait automatiser son entrepôt logistique. Qui a raison ? Tout le monde… Mais finalement ne doit-on pas d’abord traiter un sujet transverse : le management des référentiels. Cela peut découler sur un projet de MDM (Master Data Management)et de gouvernance de la donnée autour du réferentiel Produit, Client, Site…

Comment juge-t-on de la priorisation ? Capacité à faire, budget, organisation, impact positif sur la création de valeur ou sur l’image ? Un ensemble de facteurs déterminants est nécessaire pour gérer cet ensemble de projet.

Un des enjeux va donc être de dimensionner chaque projet : Taille, Complexité, Impact, Valeur de façon objective pour déterminer la place qu’il va prendre dans le futur plan.

Que va-t-il sortir de ce SDSI ?

Le livrable ultime est une feuille de route structurée de chantiers et projets par axes stratégiques avec un positionnement dans le temps sur 3, 4 ou 5 ans. Cette feuille de route doit être la boussole des équipes impliquées dans la mise en œuvre.

Par ailleurs, le travail en atelier aura permis de produire ou de compléter différents livrables autour du SI : la cartographie applicative, la cartographie des macro-processus, la cartographie fonctionnelle….

Par définition, cette feuille de route est obsolète dès qu'elle est terminée. Le plus important, une fois cette liste des chantiers et le portefeuille de projets définis est le pilotage que l’on va mettre en place, l’exécution opérationnelle avec les instances de coordination. Une révision semestrielle lors d’un comité de pilotage ou de direction permettrait d’ajuster le portefeuille de projets issus du SDSI et d’intégrer les nouveaux sujets à prendre en compte.

On va demander de l’agilité dans cette transformation numérique. La conduite de projet, l’assistance à maîtrise d’ouvrage vont devoir traiter de tous nouveaux sujets. ll faudra faire de nouveaux développements informatiques, assurer une veille, s’assurer du bon fonctionnement.

Pour que ce schéma directeur ne finisse pas dans un tiroir, il faut :

  • des outils (Exemple : outil de gestion de portefeuille projet ou Abraxio, une plateforme complète de management de la DSI)
  • des femmes / hommes dédiés (PMO/Chefs de projet)

La mise en œuvre d’une cellule projet (PMO, Chefferie de projet AMOA/AMOE) dédiée à l’exécution du SDSI peut effectivement s’avérer nécessaire en fonction de la complexité. L’ambition qui a permis de décider de construire ce plan projet doit donc se transformer par une probable nouvelle organisation pour mettre en œuvre le SDSI et dans l’idéal par l’acquisition d’un outil de suivi de projet / budget de DSI ou d’un logiciel de gestion de portefeuilles projet. Il faut en profiter pour gagner en transparence et efficacité. Un tableau de bord d’avancement, la gestion des ressources informatiques, le pilotage de la sous-traitance, tout cela ne s’improvise pas.

Last but not least, le comité de direction doit être pleinement associé à ce que l’on aura peut-être défini comme une transformation digitale ou une évolution technologique de l’entreprise. Les directeurs doivent s’approprier la priorisation des chantiers et être les premiers de cordée sur la conduite du changement. L’assistance aux utilisateurs de l’ensemble de la chaîne de décision ou de management est primordiale. Les différentes directions peuvent monter des pôles de compétences pour assurer le suivi des objectifs stratégiques fixés lors de l’élaboration du schéma directeur.

Le pôle organisation de Next Decision réalise aujourd'hui des schémas directeurs pour tout type d'entreprise. Petites ou grandes, les entreprises font toutes le même constat : la mutation en profondeur de l'économie et des technologies change les habitudes de leurs consommateurs et des modes de consommation. La question de fond est donc d'identifier la façon dont l'entreprise doit se transformer. Nous sommes à l'écoute de vos projets !

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