Gérer sa rémunération variable avec Varicent

L'outil de gestion de la rémunération variable Varicent propose une gamme de possibilités très étendue et permet une grande flexibilité sur le type de rémunération à implémenter. L’outil a l'avantage de centraliser les calculs, les données, les rapports et les workflows au sein d’une même plateforme.

L’administrateur possède donc l’entière possibilité de modifier les règles de gestion en place ou d’en implémenter de nouvelles.

Dans un projet type, un client peut avoir besoin de gérer plusieurs types de rémunération variable pour ses employés dans une même application, avec la prise en compte des différentes données RH qui rentrent dans les calculs de rémunération (absences, salaires, part variable, poste, date d’arrivée…).

La plateforme Varicent existe aussi bien en version SaaS qu’en version On Premise, selon les besoins clients.

Intérêt de la mise en place de l'outil Varicent

Les objectifs de ce type de projet impliquent généralement d'avoir un logiciel de gestion pour :

  • Centraliser le calcul des types de rémunération
  • Diffuser les résultats des rémunérations
  • Permettre l'autonomie des administrateurs pour le paramétrage des plans de rémunération
  • Permettre la construction de rapports restituant les résultats et les évolutions des primes pour les commerciaux
  • S’intégrer au système d’information en place

Présentation interface Administrateur de Varicent

L'application Varicent possède deux méthodes d'accès :

  • Un accès Administrateur
  • Un accès Utilisateur

L'accès administrateur

L'accès Administrateur permet de gérer l’application au niveau :

  • Des données (création des tables et imports)
  • Des calculs
  • Des rapports
    • RP : « Rapport Presenter »
    • PA : « Presenter Adaptive »
  • Des droits
  • Des planifications
  • Du Workflow

L'accès utilisateur

L'accès Utilisateur permet de consulter et d’interagir avec les rapports mis à disposition :

  • Consultation des grilles
  • Messagerie interne
  • Interaction avec les workflow et grilles modifiables

L'interface administrateur de Varicent

Gérer sa rémunération variable avec Varicent

Menu de navigation

  • Accueil : Personnalisable, par défaut il récapitule les dernières activités, il est possible d’épingler des rapports pour avoir des accès rapides.
  • Liste de processus : Permet de réaliser une liste des actions récurrentes à réaliser pour maintenir l’application.
  • Composer : Composant central permettant la mise en place des données, calculs, Rapports (RP).
  • Flux de Travail : Mise en place des workflows de validations des données au cours des différentes étapes de paies.
  • Portal Access : Création des groupes et de la hiérarchies des groupes pour les droits d’accès web portal.
  • Scheduler : Gestion de l’automatisation des imports, lancement de calculs et autres activités planifiées.
  • Tâches : Ce sont les tâches récurrentes de l’application afin de recalculer les accès au portal web Access
  • Activity : Permet le suivi de l’activité à partir des logs et messages d’erreurs.
  • Scenarios : Permet la gestion des différents scénarios, afin de tester les modifications de paramétrages.
  • Rapports : Construction des rapport PA (Nouvelle version des rapports Varicent)
  • Formulaires : Construction des formulaires de saisies
  • Données : Outil facilitant la manipulation de données

Gérer sa rémunération variable avec Varicent

Icônes d’administration générale

Gérer sa rémunération variable avec Varicent

  • Statut de l’application :
    • Vert si aucune action en cours
      Gérer sa rémunération variable avec Varicent
    • Orange si un calcul est en cours
  • Permet d’accéder à d’autres fonctionnalités administrateur
    Gérer sa rémunération variable avec Varicent
  • Permet d’accéder à la liste des fichiers du serveur SFTP et d’autres spécifiques à l’utilisateur
    Gérer sa rémunération variable avec Varicent
  • Aide Varicent
    Gérer sa rémunération variable avec Varicent

Mise en place de la solution Varicent

Récupération du besoin

Il consiste en plusieurs ateliers reposant sur l’analyse des plans de rémunérations et les sources de données.

  • Systèmes de rémunérations : (Groupe de Bénéficiaires / Vendeurs régies par les mêmes règles de rémunérations)
  • Composants de rémunérations : (Logiques de rémunérations)
    • Périmètres données
    • Formules
    • Fréquence d’accumulations
    • Fréquence de paiements
      • Exemple : Prime sur commission de C.A. 🡪 taux commission trimestrielle par famille produit par système de rémunération
  • Mapping entre les indicateurs et le système de rémunération : Si une règle peut être utilisée dans plusieurs systèmes de rémunération alors une table de mapping peut être utilisée pour mutualiser ces dernières.
  • Analyse des sources de données : Y a-t-il besoin de retraiter les sources de données avant de commencer les calculs ? Si oui il est peut-être judicieux de penser à mettre en place un projet dédié au préalable avec une solution ETL. (Varicent dispose d’une solution embarquée permettant les traitements de type ETL, mais selon la complexité il est préférable d’utiliser un outil dédié en amont de la solution)
  • Définitions des référentiels (Articles, Groupe d’articles, Clients …)
  • Définitions des accès à l’application
  • Définitions des Rapports et Workflows

Le Composer de Varicent

Comme vu plus haut, le Composer est l’élément central de l’application Varicent pour la partie paramétrage et développement. Il permet la mise en place d’une solution centralisée de gestion des rémunérations variables.

Gérer sa rémunération variable avec Varicent

Il est composé d’un volet de navigation sur la gauche afin de circuler entre les différents composants.

On distingue dans ce menu les principaux éléments disponibles :

  • Tables : Stocke la donnée
  • Composants : Dossier permettant de regrouper les éléments du Composer
  • Magasin de données : Permet de réaliser des requêtes sur différentes données (Simplifie et améliore le temps de requêtes des rapports).
  • Calculs : Interface générant du SQL afin de mettre en place les logiques de rémunérations variables
  • Rapports Presenter : Permet de réaliser des rapports RP (Ancienne version toujours en cours d’utilisation pour les workflows)

Sur ce même volet depuis l’Onglet Palette on peut construire de nouveaux éléments (Tables, Calculs, Datastores...)

Gérer sa rémunération variable avec Varicent

Il existe aussi un menu contextuel par éléments.

Gérer sa rémunération variable avec Varicent

Les différents types d'éléments de Varicent

Il existe différents types d’éléments pour les tables et les calculs :

Les calculs

Type : Défini par l'utilisateur

Représente 99% des calculs. C’est dans ce type que l’on effectue les jointures entre les sources et que l’on définit les valeurs et formules des valeurs.

Type : Trier

Permet d’organiser l’ordre des éléments calculés ou d’une table tout en numérotant dans une nouvelle colonne cet ordre.

Type : Catégorie
Il permet d'attribuer une catégorie spécifique par ligne selon un ensemble de valeurs/ attributs.

Correspond à l’instruction SQL : CASE WHEN

Type : Décalage dans le temps

Permet de sortir un calcul de la même structure que celui sur lequel il se base mais avec un décalage (paramétrable sur les valeurs). Ce calcul peut ne pas être utilisé du si l'architecte à préférer utiliser des tables temps. (Voir la section des tables de temps)

Les tables

Type : Structure

Les tables “Structure” servant de référentiels sont à la racine du modèle. Elles sont utilisées pour créer les picklists et ne peuvent posséder qu’une seule clé.

Comme par exemple :

  • Table Articles (Code et attributs)
  • Table Clients (Code et attributs)
  • Table Vendeurs/ Bénéficiaires (Code attributs)
Type : Données

Les tables “Données” (tables de faits) ont pour objectif de stocker des données transactionnelles, telles que des listes de ventes ou de commandes. Dans Varicent, l’utilisation de ces tables est liée à la mise en place d’un calendrier.

Type : Custom

Les tables “Personnalisées” (ou Custom) sont les tables qui ne sont régies par aucune contrainte et qui n’ont pas de rôle spécifique. Elles sont utilisées pour aider à définir un modèle.

Dans notre cas, elles représentent la grande majorité des tables avec les tables structures.

Type : Hiérarchie

Les tables “Hiérarchiques” contiennent les relations nécessaires pour analyser et gérer les données organisationnelles. Les tables hiérarchiques peuvent être ajoutées après la création du modèle. Les exemples de hiérarchie courants incluent les hiérarchies de produit, de client et de territoire. Pour ce faire, elles utilisent les relations parent-enfant à partir de 2 colonnes prévues à cet effet.

Type : Vue

Les tables “Affichage” permettent la visualisation des résultats contenus dans deux sources différentes. Ces vues ne peuvent pas servir de source pour les calculs.

Construction du modèle

Les modèles de données sont des représentations visuelles des éléments de données d’une entreprise et des connexions entre eux. Un modèle bien défini facilite la gestion et l’utilisation de ces données.

Construction des tables du modèle

Comme vu ci-dessus, il existe différents types de tables ayant chacun un rôle différent. Ainsi, lors de la création du modèle nous allons procéder en commençant par les tables référentielles qui pourront être utilisées dans d’autres tables du modèle.

Les principaux types de table utilisées étant les tables de Structures et les tables Custom.

Exemple :

Structure : Typiquement il peut s’agir de la table Clients, le code servant de clé et le nom, l’adresse, … d’attribut. Même chose pour la table Articles et ainsi de suite.

Alimentation des tables (depuis le menu contextuel : Import)

Les importations peuvent être sauvegardées (disponible depuis l’onglet “Import” dans les fonctionnalités administrateur) pour ensuite être automatisées depuis le Scheduler.

On commence par les tables référentielles qui sont utilisées ensuite pour contrôler l’intégrité de la table de fait.

Gérer sa rémunération variable avec Varicent

Mise en place des plans de rémunération variable (calculs)

Par convention et pour organiser les calculs, on regroupe les familles de calculs dans des composants.

Eligibilité :Permet de déterminer par Bénéficiaire qui est éligible à quelle prime par période en fonction des dates d’activités, des absences…

Affectation : Attribution de l’assiette de ventes par bénéficiaires et autres éléments depuis les sources clients. L’objectif est de pouvoir attribuer les taux de commissions ou de les comparer à des objectifs.

On parle ici d’assiette car une vente peut être répartie entre plusieurs bénéficiaires.

Réalisations : Chargement des réalisations par indicateur

Objectifs : Calcul des taux d’atteintes selon des objectifs

Commission : Application taux de commissions appliquées directement sur le CA ou sur un critère simple directement obtenu des sources.

Primes : Attribution des primes (peut être constitué d’un montant de commission simplement, d’un calcul par rapport au taux d’atteinte ou d’autres critères variables…)

Paiements : Dernière étapes, elle consiste à repasser les primes sur la bonne granularité temporelle ou de comparer le versement par rapport au montant des précédentes échéances.

Ces groupes de calculs sont théoriques et adaptables au besoin client. Par exemple, ici on ne parle pas de plafond, les plafonds peuvent composer eux-mêmes un groupe de calcul mais ils peuvent aussi concerner différentes étapes du calcul.

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