Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI en français (Progiciel de Gestion Intégré) est une solution logicielle permettant de gérer les principaux processus de l’entreprise (gestion comptable et financière, gestion des stocks, gestion des achats, gestion commerciale, gestion de production, …). La centralisation et l’unicité des données, ainsi que la circulation de l’information en temps réel au travers de workflow dans l’entreprise en sont des atouts majeurs.

Les éditeurs d’ERP peuvent proposer plusieurs alternatives pour la mise en œuvre de leur solution :

  • Mode SaaS (Software As A Service),
  • Mode On Premise, (achat ou souscription).

Définition des ERP en SaaS et On Premise 

ERP en SaaS

Un ERP en mode SaaS est un logiciel qui est hébergé dans le cloud. L’accès au logiciel s’effectue par Internet au travers d’un navigateur web. Le mode de souscription est sous forme d’un abonnement mensuel ou annuel avec une période de 1er engagement généralement fixée à 36 mois.

Quelques exemples d’éditeurs :

  • NetSuite (Oracle)
  • SAP
  • Microsoft Dynamics 365
  • Odoo

ERP On Premise

Un ERP en mode On Premise est un logiciel qui est installé et hébergé directement sur l’infrastructure et les serveurs de l’entreprise. Les équipes informatiques internes de l’entreprise sont donc responsables de la maintenance de l’ERP, des mises à jour et de la sécurité associée.

La souscription aux licences est généralement réalisée sous forme d’achat (investissement) couplé au paiement d’une maintenance annuelle (selon les éditeurs, environ 20% du coût total de la licence). À noter qu’un certain nombre d’éditeurs rentrent aussi dans une logique de souscription / abonnement pour les ERP On Premise.

Quelques exemples d’éditeurs qui proposent une solution en mode OnPremise :

  • Infor
  • Sage
  • EBP

Remarque : certains éditeurs proposent leur ERP dans les deux modes, Saas ou OnPremise.

Les avantages et inconvénients d'un ERP en mode Saas et d'un ERP On Premise

Avantages et inconvénients d’un ERP en mode SaaS

En termes d’avantages que peut procurer une solution ERP en mode SaaS, il est possible de citer les points suivants :

  • L’accès à distance est facilité (accessibilité par internet) et couplé aux supports multiples (portables, tablettes, smartphone).
  • Les coûts d’infrastructure sont nuls puisque l’ensemble de l’architecture est géré par le fournisseur SaaS (mode hébergé).
  • Les coûts de maintenance sont, eux aussi, réduits puisque :
    • Les montées de version sont généralement automatiques et gérées par l’éditeur.
    • La gestion de la sécurité est prise en charge dans le cadre des prestations de service de l’abonnement.
  • L’ERP peut évoluer facilement en fonction des besoins de l’entreprise, par exemple une augmentation du nombre d’utilisateurs et / ou des besoins de stockage.
  • Les nouvelles fonctionnalités développées par l’éditeur sont automatiquement proposées à l’entreprise et peuvent être activées au fur et à mesure des besoins.

Toutefois, des inconvénients subsistent :

  • La dépendance à internet nécessite une fiabilité et rapidité de la connexion internet, sous peine de perturbation dans l’utilisation de l’ERP.
  • La sécurité et la confidentialité des données peut poser problème, puisque toute cette gestion est confiée à l’éditeur Saas.
  • Les mises à jour étant « poussées » par l’éditeur, certaines pourraient venir perturber les process de l’entreprise.
  • La gestion des serveurs étant de la responsabilité de l’éditeur, les performances seront directement liées à la capacité de ce dernier à maintenir un niveau de service suffisant.
  • La personnalisation de l’ERP sera limitée afin de rester dans le standard de l’éditeur. À ce titre, les développements spécifiques permettant de couvrir des exigences métiers bien précises seront donc exclues.
  • Les coûts d’abonnement à moyen / long terme pourraient s’avérer plus coûteux que des coûts d’acquisition (solution On Premise).
  • Une réflexion sur la dépendance au fournisseur doit être menée, notamment en termes de :
    • Capacité à migrer chez un autre éditeur
    • Fermeture ou interruption du service fourni par l’éditeur SaaS (cessation d’activité par exemple).

Avantages et inconvénients d’un ERP en mode On Premise

En termes d’avantage que peut procurer une solution ERP en mode On Premise, il est possible de citer les points suivants :

  • L’infrastructure et le contrôle des données sont totalement maîtrisés en interne. Par ailleurs, il n’y a pas de risque de fermeture du service en cas de défaillance du fournisseur.
  • L’ERP On Premise permettra des personnalisations poussées (développement spécifique possible pour implémenter des fonctionnalités uniques).
  • Les mises à jour logicielles pourront être réalisées selon le planning décidé par l’entreprise, et par conséquent permettront de mieux gérer leur déploiement après des phases de tests et recette interne.
  • Le coût à long terme sera potentiellement plus bas que celui d’une solution SaaS (achat vs souscription annuelle).

Toutefois, des inconvénients subsistent :

  • Les coûts initiaux restent élevés. En effet, il convient de prévoir :
    • L’investissement en matériel et infrastructure pour supporter les différents environnements (« projet », « développement », « tests », « pré-production », « production »)
    • L’investissement logiciel
  • Les coûts de maintenance de l’infrastructure sont à prendre en compte, à savoir :
    • La maintenance des serveurs, les mises à jour logicielles, les mises à jour de sécurité, la réalisation des plans de sauvegarde,
    • La disponibilité d’une équipe informatique pour gérer l’infrastructure et le maintien en condition opérationnelle de l’ERP,
  • Les montées de version de l’ERP devront être réalisées régulièrement et nécessiteront l’implication des équipes informatiques.

Les critères de choix

Prendre la décision d’implémenter un ERP en mode Saas ou en mode On Premise relève donc d’un choix stratégique pour l’entreprise. Pour cela, plusieurs critères peuvent faire l’objet d’une analyse approfondie et d’une priorisation.

Nous pouvons notamment citer :

  • Le coût total de possession
  • Le type d’infrastructure
  • La sécurité des données
  • La flexibilité et l’évolutivité
  • La Roadmap éditeur sur son orientation SAAS / OnPrem
  • L’analyse financière de l’éditeur

Conclusion

La tendance actuelle penche de plus en plus en faveur des ERP en mode SaaS par rapport aux ERP On Prem. Les principales raisons sont :

  • Une généralisation de tous les types de solutions logicielles en mode SaaS, au-delà du monde des ERP
  • Le gain de temps et de ressources en termes de gestion des infrastructures
  • Des mises à jour logicielles simplifiées et automatisées
  • La flexibilité pour augmenter le nombre d’utilisateurs corrélé au besoin en ressources serveur et temps de réponse

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