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Mise en oeuvre d'une solution collaborative - Contexte
Nous avons accompagné une société de protection sociale (Santé, prévoyance, retraite, …) en tant que chef de projet dans la mise en œuvre d'une solution collaborative, visant à transformer ses processus de travail, à améliorer la communication et la coordination des équipes, et à sécuriser les partages documentaires.
Objectifs
Notre rôle était de mettre en œuvre une solution de travail collaboratif (partage de documents, canaux de discussions/communication, gestion des droits, …) et d'assurer le pilotage et la coordination des différents acteurs sur les différentes phases du projet :
- La direction générale
- Les équipes informatiques
- Les équipes RH
- Les équipes métier
Le périmètre
Plusieurs aspects devaient être couverts par la mission :
- Cadrage et planification
- Définition et animation de la comitologie
- Coordination des actions et des équipes
- Suivi de l'avancement et des risques
- Accompagnement à la mise en œuvre
- Définition des processus et des politiques internes
- Accompagnement au changement
- REX
Les étapes clés du projet
Dès le début du projet, nous avons pris le temps de comprendre les spécificités de l’organisation, ses modes de travail, les outils existants, et les attentes de la direction générale en matière de collaboration.
Objectifs
- Rationaliser les espaces de stockage
- Sécuriser les partages documentaires
- Apporter une solution efficiente pour les utilisateurs
État des lieux et cadrage
Une phase d’immersion nous a permis d'identifier les principaux défis : multitudes d'espaces de stockages et de partages, duplication des documents, manque d'efficience pour les équipes métier, coûts financiers et humains pour les équipes DSI, non maîtrise des documents diffusés en externe...
Forts de ces enseignements, nous avons cadré le projet afin que le périmètre, les enjeux et objectifs soient partagés par l'ensemble des acteurs.
Déploiement par lots
Pour répondre aux enjeux, nous avons conçu un plan de déploiement structuré et progressif de la solution, en accompagnant chaque étape pour garantir une mise en œuvre fluide et adaptée.
Nous avons démarré par un lot pilote afin de :
- Valider la stratégie de mise en œuvre
- Évaluer les efforts et temporalités nécessaires
- Définir et valider les processus et politiques internes
- Organiser l’accompagnement au changement
Généralisation
La phase pilote nous a permis d'ajuster le dispositif et de déployer la solution selon une méthodologie éprouvée et validée par l’équipe projet et la direction générale, lors des comités dédiés (projet, pilotage, arbitrage).
L'ensemble des directions a été adressé selon un planning défini et validé avec elles, afin de prendre en compte les contraintes et disponibilités et de garantir le succès de cette mise en œuvre. L’accompagnement au changement (formation, documentation, support aux utilisateurs) a été un élément clé de ce déploiement.
Les livrables
Plusieurs documents ont été constitués au fil du projet :
- État des lieux
- Note de cadrage
- Planning projet
- Suivi des actions
- Suivi des risques
- Supports de comités
- Compte rendus d’ateliers
- Politiques groupe
- Documentations, modes opératoires, supports de formation
Conclusion
La solution collaborative, désormais en place, offre une plateforme unique permettant les échanges dans le cadre des projets et activités, une communication simplifiée et une coordination accrue entre les directions.
Nous sommes fiers d’avoir contribué à l’optimisation des flux de travail et à une culture collaborative durable, tout en garantissant une transition fluide et valorisante pour l’ensemble des équipes !
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