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Dans Qlik Sense Cloud, Qlik Reporting Service et Qlik Application Automation vont permettre la génération de rapports PDF basés sur des applications Qlik Sense ainsi que l’envoi de rapports personnalisés à différents utilisateurs (ayant accès ou non à l’application). Il va également être possible d’envoyer des rapports en rafales, basés sur les valeurs d’un champ, d’envoyer un rapport différent en fonction des destinataires ou encore des rapports présentant différentes sections.
La création de ces rapports automatisés n’est possible qu’au travers de Qlik Application Automation qui est une interface visuelle (no-code) permettant de générer des flux de données ou autres.
Dans Qlik Application Automation vous trouverez différents blocs de connecteurs Qlik Reporting Services permettant de générer un flux de génération de rapports basé sur une (et une seule) application Qlik Sense Cloud.
Nous vous guidons pas à pas sur la procédure.
Création d’un rapport Qlik Reporting Service
1. Depuis le Hub, cliquez sur + Ajouter nouveau puis sur Nouvelle automatisation. Sélectionnez enfin Créer sans modèle.
2. Après avoir donné un nom à votre automatisation, et éventuellement une description, vous arriverez alors sur l’interface de Qlik Reporting Services :
3. Sous "Mes connecteurs", cliquez sur Qlik Reporting afin d’ouvrir la liste des blocs correspondants.
4. Glissez un bloc Create Report sur le canevas afin de l’ajouter à votre workflow et l’attacher au bloc Start.
5. Dans les propriétés du bloc, à droite, renseignez l’ID de l’application sur laquelle vous souhaitez vous baser pour créer votre rapport. En cliquant dans la zone de saisie, la fonction do lookup peut vous aider à retrouver cet identifiant.
6. Choisissez un nom pour votre rapport.
7. Choisissez le mode de feuille :
ALL : toutes les feuilles de l’application seront ajoutées au rapport
Custom : il vous faudra ajouter un bloc Add Sheet To Report pour chaque feuille souhaitée dans le rapport final.
8. Facultatif : Si vous le souhaitez vous pouvez définir, pour ce bloc, le comportement du workflow en cas d’erreur. Par défaut l’automatisation s’arrêtera.
9. Facultatif. A l’étape 7 nous avions sélectionné le mode Custom, il nous faut donc ajouter un bloc Add Sheet To Report à la suite de notre flux (Si vous avez sélectionné « All » vous pouvez passer à l’étape 11)
10. Dans la zone « sheet », Sélectionnez la feuille de l’application Qlik Sense qui vous servira pour le rapport. Comme pour l’ID de l’application, vous pouvez vous aider de la fonction do lookup.
11. Facultatif : À l’aide des blocs Add Selection To Report et/ou Add Selection to Sheet vous allez pouvoir filtrer votre feuille ou votre rapport selon les valeurs d’un champ de l’application.
Les valeurs filtrées peuvent être saisies, sélectionnées ou calculées. La propriété State définit si l’on applique le filtre sur les sélections actives par défaut ou sur un état alternatif.
12. Ajoutez un bloc Generate Report à votre flux puis un bloc Send Mail (revenez à la liste des blocs et effectuez une recherche)
13. Configurez l’objet Send Mail en renseignant un destinataire, un objet, un message, un type d’email, un message et ajoutez enfin le rapport en pièce jointe ainsi que les différents paramètres de connexion à votre serveur SMTP dans l’onglet « Connection ».
NB1 : Pour Gmail et si vous avez l’authentification multi facteur (MFA) d’activée, le mot de passe demandé lors de la configuration de la connexion est un mot de passe d’application
Sinon entrez votre mot de passe personnel.
NB2 : vous pourriez également utiliser le bloc Cloud Storage > Copy File afin de déposer le ou les rapports sur un Google Drive, One drive, S3, serveur FTP, etc…
14. Enregistrez votre automatisation et exécutez-là : vous devriez recevoir un email contenant votre rapport en PJ.
Planification des rapports dans Qlik Sense Reporting
Pour automatiser l’envoi de rapports, sélectionnez le bloc start et changez le Run Mode dans les propriétés :
- Manual : génération manuelle des rapports
- Scheduled : permet une planification selon une plage horaire et à une certaine fréquence
- Triggered : permet la génération du rapport via un appel de l’API (à l’aide d’un ordonnanceur par exemple)
- Webhook : lance la génération d’un rapport selon un évènement système QlikSense. Par exemple le bon rechargement d’une application Qlik Sense
Les rapports complexes dans Qlik Sense
A l’aide des différents blocs mis à disposition, vous allez pouvoir construire des rapports plus complexes.
Voici un exemple permettant de générer un rapport avec une page de garde suivie de pages cycliques (mêmes pages filtrées sur différentes valeurs) :
Cet autre exemple va permettre l’envoi automatique de rapports filtrés selon une liste d’utilisateurs définie dans un fichier Excel :
NB1 : Il est également possible de créer un bouton de génération à la demande sur l’applications Qlik Sense : le rapport généré dépendra des filtres appliqués par l’utilisateur.
NB2 : Des modèles d’automatisations sont disponibles lorsque vous commencez à créer un nouveau flux et peuvent vous aider dans la mise en place de rapports complexes.
Limitations (à fin avril 2022)
- Les rapports ajoutés sous forme de pièces jointes à des e-mails sont limités à 40 Mo. Il se peut que la limite de votre SMTP soit inférieure. Les rapports fournis aux connecteurs de stockage cloud n'ont aucune limite de taille de fichier.
- Une automatisation de rapport peut se connecter uniquement à une application Qlik Sense.
- Les thèmes ne sont pas pris en charge.
- Nombre maximal de feuilles de l'application : 50
- Nombre de rapports par client par jour: 10 000
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