La mise en place d'un ERP (Enterprise Resource Planning) est une entreprise complexe qui nécessite une gestion rigoureuse des données. Les référentiels de données jouent un rôle crucial pour assurer l'intégrité, la cohérence et la fiabilité des informations au sein de l'organisation. Une démarche structurée pour gérer les référentiels de données dans le cadre d'un projet ERP est cruciale.

ERP

Dans le meilleur des mondes, l’entreprise a déjà mis en place une démarche de MDM (Master Data Management) voire s’est outillée pour cela avec une stratégie d’alimentation de ses applications. Mais cela n’est pas toujours le cas.

Parfois, les entreprises ne vont avoir conscience de la (mauvaise) qualité de leurs données qu’une fois le projet lancé et, pire, au moment où le chef de projet demande à intégrer des données pour la recette.

Dans le cadre d’un projet ERP, la démarche autour des référentiels est intimement liée à la reprise des données. Plusieurs étapes sont donc nécessaires pour mettre cela en œuvre de façon clairvoyante.

Prendre conscience de son patrimoine, de la source à la cible

Dans la majorité des cas, on va identifier les mêmes référentiels, à commencer par les Tiers (Clients/Fournisseurs). En fonction de l’activité du client, la difficulté peut se loger dans la gestion de clients Particuliers et/ou Entreprises (B2C ou B2B), dans le regroupement des fournisseurs de différentes entités pour la gestion commune de la dématérialisation et de l’intégration en comptabilité.

Pour chaque référentiel, il est fondamental de décrire la structure des données, y compris les attributs et les relations entre les données. Il faut établir des normes et des standards pour garantir la qualité des données (format, précision, complétude, etc.).

Créer une cartographie des données des systèmes sources vers les référentiels de l’ERP permet de visualiser le flux de données et d'identifier les transformations nécessaires. Un plan de migration détaillé, comprenant les étapes de nettoyage, de transformation et de chargement des données, doit être élaboré.

N’oublions pas l’éditeur et / ou l’intégrateur. Il est dans son périmètre de fournir l’ensemble des informations de la solution cible. Là aussi, dans un monde parfait, la contractualisation a bien défini les responsabilités de chacun. Attention : la partie reprise des données a peut-être été sous-dimensionnée lors de la contractualisation. Il faudra donc aller chercher des ressources et des moyens pour opérer l’ensemble des étapes. Par exemple, une action de SIRETISATION / SIRENAGE de la base de données clients B2B peut s’avérer nécessaire.

On peut sélectionner ou développer des outils pour automatiser la migration des données pour réduire les erreurs et gagner du temps. Cette obligation intervient notamment sur la possibilité qu’offre le plan de démarrage sur l’initialisation des données. Dans d’autres situations, nous serons dans l’obligation de passer par des fichiers Excel.

Gouvernance, Validation et Vérification des Données

C’est le moment de mettre en place une politique de gouvernance des données. Elle inclut les rôles et responsabilités, les processus de gestion des données, et les règles de qualité des données. Dans le cadre du projet, on peut mettre en place un comité de gouvernance des données pour superviser la qualité des données et les processus de gestion des données est une bonne pratique. Dans l’idéal, il devrait survivre au projet pour garder une qualité optimum.

Récupérer la donnée et l’injecter directement dans le nouvel outil est bien entendu insuffisant. Il va falloir effectuer des tests de validation pour s'assurer que les données seront migrées correctement et seront conformes aux normes définies.

Dans le chantier de gestion et migration des données, la stratégie d’initialisation peut être variée. Cela peut être un one shot, une initialisation partielle quelques jours avant la mise en production puis une saisie en continu des nouvelles données dans les deux systèmes, etc.

Quel que soit le choix opéré, mettre en place des processus de vérification continue de la qualité des données est essentiel pour maintenir la fiabilité des informations.
Il faudra former les utilisateurs finaux sur l'utilisation des référentiels de données dans l’ERP et sur l'importance de la qualité des données pour assurer une adoption réussie. Promouvoir cette culture de gestion des données à travers des campagnes de sensibilisation et des formations continues permet de maintenir l'engagement des employés.

Enfin, la mise en place d’indicateurs de performance pour suivre la qualité des données et les améliorer continuellement est une pratique recommandée. On pourra réaliser des audits réguliers pour identifier les problèmes de données et mettre en œuvre des actions correctives et préventives.

Sans documentation, nous ne sommes rien. Documenter tous les processus liés à la gestion des référentiels de données, y compris les politiques, les procédures et les normes, est indispensable pour assurer la continuité et la transparence. Un outillage simple sous Excel jusqu’à la mise en place d’un outil de type Datacatalog sont autant de solutions à notre disposition.

Communiquer !

Assurer une communication régulière avec toutes les parties prenantes pour les tenir informées des progrès, des défis et des solutions mises en place contribue à une mise en œuvre harmonieuse de l’ERP.

En suivant une démarche structurée, vous garantissez que les données dans un projet ERP sont gérées de manière efficace et cohérente. C’est essentiel pour le succès global du projet et pour l’optimisation des processus métier de l’entreprise.

Vous avez désormais les clés en main pour la structuration de vos projets de mise en place d'ERP !

Le pôle Organisation de Next Decision est à l'écoute de vos besoins et peut vous accompagner dans la mise en œuvre de votre projet informatique, Contactez-nous !