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Le contexte
Dans le cadre de notre collaboration avec une association organisant un concours annuel permettant la promotion de spécialités régionales, nous avons eu le plaisir d'accompagner leur équipe dans la rédaction d'un cahier des charges détaillé afin de remplacer et optimiser leurs outils de gestion.
Objectifs du cahier des charges
La solution existante de gestion de projet présentait des limites aussi bien technologiques que fonctionnelles, et n'était pas intégrée à l'écosystème SI de l'association.
Afin de palier cette situation, nous avons été sollicités pour rédiger un cahier des charges détaillé ainsi qu'une grille d'exigence et une matrice d'évaluation afin de permettre la mise en concurrence de prestataires dans le cadre d'un marché public.
Mise en oeuvre du cahier des charges
Dès les premières étapes, notre équipe a travaillé main dans la main avec les responsables de l'association pour bien cerner leur contexte spécifique et l’importance de ce concours qui valorise la richesse du patrimoine alimentaire régional.
L'objectif principal était de centraliser et simplifier l’ensemble des opérations liées à l'organisation, de la gestion des participants à la coordination des événements et à la communication avec les partenaires.
Pour cela, nous avons organisé des ateliers avec les acteurs clés de l’association afin de :
- comprendre leurs processus actuels
- identifier les points de friction
- déceler les opportunités d’amélioration
Ces échanges nous ont permis de dresser un inventaire complet des fonctionnalités nécessaires, telles que l'inscription des candidats, la gestion des jurys, l'organisation des tables de dégustation et la diffusion des résultats.
Nous avons également pris en compte des contraintes techniques essentielles, notamment en matière de sécurité des données des participants et d'intégration avec les outils de communication existants.
Le cahier des charges et la grille d'analyse que nous avons livrés proposent ainsi une structure fonctionnelle claire, adaptable aux évolutions futures du concours et répondant aux exigences techniques et budgétaires de l'association.
Conclusion
Cette expérience vient renforcer notre capacité à accompagner des acteurs associatifs dans la définition de solutions qui favorisent leur mission et simplifient leurs activités quotidiennes.
Le pôle Organisation de Next Decision est à l'écoute de vos besoins et peut vous accompagner dans la mise en œuvre de votre cahier des charges, Contactez-nous !
