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Contexte
La commune nouvelle est née de la fusion des services de communes initiales. Ce regroupement a nécessité une réorganisation progressive des services pour atteindre une certaine stabilité institutionnelle et opérationnelle.
Désormais structurée, la direction a souhaité engager un chantier stratégique autour du numérique, avec pour ambition de professionnaliser l’organisation des projets numériques et de redimensionner l’équipe informatique.
L’objectif : mettre en place un véritable Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI).
Les problématiques identifiées
- Des logiciels métiers peu adaptés à la taille et à la complexité de la commune nouvelle
- Une absence d’accompagnement des métiers dans la définition des besoins et le choix des outils informatiques
- Des outils mis en place sans coordination ni pilotage, souvent en shadow IT
- Pas ou peu de vision consolidée ni de planification des projets numériques à moyen ou long terme
Notre mission : construire une vision numérique partagée
Objectif : améliorer l'efficacité, l’accessibilité et la cohérence des services numériques
Nous avons proposé une démarche structurée pour :
- Rendre les services numériques plus accessibles, fonctionnels et adaptés aux besoins des usagers et des agents
- Déployer des démarches en ligne pour simplifier les interactions
- Rationaliser les outils pour éviter les doublons et le Shadow IT
- Co-construire une FeuilleDeRoute numérique sur 5 ans, avec une priorisation des projets, une vision budgétaire claire et une évaluation de la capacité à faire
Diagnostic : état des lieux & analyse des besoins
En étape 1, un travail de cartographie des usages numériques et des besoins métiers a été mené à travers :
- 34 ateliers impliquant 86 agents et encadrants
- Identification des points de blocage, redondances et outils non maîtrisés
- Mise en lumière des pratiques de Shadow IT grâce à l’analyse menée avec le responsable informatique
- Expression directe des besoins métiers dans chaque service
Cette cartographie a permis de comprendre finement les écarts entre les outils existants et les besoins réels, pour fonder une stratégie pragmatique.
Co-construction de la stratégie & plan d’action (SDSI)
Dans une logique participative, les étapes 2 & 3 ont consisté à :
- Définir les leviers d’action et les priorités
- Redéfinir l’organisation et le dimensionnement de l’équipe IT
- Élaborer les fiches projets avec les parties prenantes
- Construire le plan de charge des deux premières années
- Co-construire la feuille de route et établir une planification réaliste, tenant compte des contraintes budgétaires et humaines
- Préparer un budget pluriannuel en cohérence avec les ambitions politiques de la ville
Les livrables
Les élus, la direction et les services disposent désormais :
- D’un Schéma Directeur des Systèmes d’Information (SDSI) clair, opérationnel et aligné avec le projet politique et interne de la Ville
- D’une feuille de route numérique construite en lien étroit avec les services et les élus, loin d’un simple exercice théorique et qui tient compte de la capacité à faire
- D’un ensemble d’outils de pilotage et de priorisation des chantiers numériques, mobilisables immédiatement
- D’une vision consolidée et documentée de la cartographie des besoins numériques, actualisable régulièrement
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