Qu'est-ce qu'un logiciel de GED ? 

Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est un système informatique conçu pour gérer l’intégralité du cycle de vie des documents d’une organisation, qu’ils soient au format papier (après numérisation) ou nativement numériques.

Par extension, les plateformes ECM (Enterprise Content Management) associent aux fonctionnalités GED la gestion de tous les types d’informations et de contenus numériques (médias, emails, …). Elles répondent ainsi à l’explosion des sources d’informations numériques et à la nécessité d’une gestion de contenu plus globale et stratégique.

Les principales fonctionnalités d'un GED 

Les fonctions principales d'un logiciel GED peuvent être résumées de la manière suivante :

  • Acquisition/Numérisation : Il permet de convertir les documents papier en format numérique (via scanner) et d'intégrer les documents numériques existants (e-mails, fichiers bureautiques, etc.). Souvent, la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) est utilisée pour rendre le texte des documents scannés exploitable et consultable.
  • Classement et indexation : Les documents sont automatiquement ou manuellement organisés, classés et associés à des métadonnées (mots-clés, dates, auteurs, type de document, etc.). Cette étape est essentielle pour la recherche ultérieure.
  • Stockage sécurisé : Les documents sont centralisés dans une base de données sécurisée. La gestion des versions est assurée pour conserver un historique des modifications.
  • Recherche et consultation : Les utilisateurs peuvent retrouver rapidement n'importe quel document grâce à un moteur de recherche performant (par mots-clés, par contenu intégral, ou par les métadonnées).
  • Diffusion et partage : Il facilite l'accès aux informations et le partage sécurisé des documents en interne et parfois en externe, en définissant des droits d'accès précis pour chaque utilisateur ou groupe.
  • Workflow et automatisation : Il permet de définir des circuits de validation (workflows). Par exemple, une facture peut être automatiquement acheminée pour validation au service concerné, puis à la comptabilité, réduisant ainsi les délais de traitement.
  • Archivage et traçabilité : Il gère les règles de conservation des documents et assure la traçabilité complète (qui a fait quoi, quand et sur quel document).

Les apports de l’IA aux fonctionnalités de la GED

L'IA s'intègre à chaque étape du cycle de vie du document pour automatiser les tâches manuelles et répétitives :

  • Acquisition et Indexation Intelligentes
    • Extraction automatique de données : L'IA, en utilisant le Machine Learning, va bien au-delà de la simple Reconnaissance Optique de Caractères (OCR). Elle est capable de comprendre le contenu et la structure d'un document (une facture, un contrat, un bulletin de paie) pour identifier et extraire les informations clés (montants, dates, noms de fournisseurs, clauses légales, etc.), sans intervention humaine.
    • Classification et indexation automatiques : Au lieu de demander à un utilisateur de classer manuellement un document, l'IA l'analyse (même les documents scannés ou manuscrits grâce à l'ICR – Intelligent Character Recognition) et le classe automatiquement dans le bon dossier. Elle attribue ensuite les métadonnées pertinentes (indexation) pour faciliter la recherche.
  • Automatisation des workflows et des processus
    • Déclenchement Intelligent des Actions : L'IA peut interpréter la nature et le contenu du document pour déclencher automatiquement des workflows spécifiques. Par exemple, si une facture dépasse un certain montant, elle est envoyée directement au PDG pour approbation, tandis qu'une autre est validée automatiquement.
    • Vérification et Validation : L'IA peut comparer les données extraites d'un document (ex: une facture) avec les données de l'ERP ou du système comptable pour détecter les incohérences ou les fraudes potentielles, assurant ainsi la fiabilité des informations avant la validation.
  • Recherche et Exploitation Augmentées
    • Recherche Sémantique et Contextuelle : Les moteurs de recherche traditionnels trouvent des mots-clés exacts. L'IA permet une recherche sémantique, où le système comprend l'intention et le contexte de la requête de l'utilisateur. Vous pouvez chercher "le dernier contrat signé avec le fournisseur X concernant la clause de résiliation", et l'IA retrouve le document pertinent.
    • Analyse et Aide à la Décision : L'IA peut analyser des milliers de documents (ex: tous les contrats clients) pour synthétiser les informations, repérer des tendances ou identifier des risques (expiration, clauses inhabituelles), transformant ainsi la GED en un outil d'aide à la décision stratégique.
  • Sécurité et Conformité
    • Identification des Données Sensibles : Les modèles d'IA peuvent parcourir les documents pour identifier les informations personnelles ou sensibles (conformité RGPD) et s'assurer que seuls les utilisateurs disposant des droits nécessaires peuvent y accéder.
    • Gestion des Durées de Conservation : L'IA applique automatiquement les règles d'archivage légal en fonction du type de document et des réglementations en vigueur, garantissant la conformité et la traçabilité des processus.

En substance, l'IA fait passer la GED d'un rôle de "bibliothèque numérique sophistiquée" à un rôle de "gestionnaire de l'information intelligent et autonome".

Les étapes clés pour les étapes clés pour la mise en place d'un GED

Analyse des besoins et cadrage du projet

Afin de mettre en place un logiciel de GED, il est essentiel de cadrer le projet. L’objectif sera de formuler une expression de besoin moyennant l’organisation d’ateliers technico-fonctionnels. Il s’agit de l’étape la plus critique, car elle définit la réussite de l’ensemble du projet.

Les sujets devant être abordés lors des ateliers d’analyse sont les suivants :

  • Audit documentaire : Identifiez les flux de documents actuels (papier et numériques) : où sont-ils créés ? Qui les utilise ? Qui les valide ? Comment sont-ils stockés et archivés ?
  • Volumétrie et nature : Déterminez les volumes de documents à gérer et leur nature (factures, contrats, dossiers RH, plans techniques, etc.).
  • Définition des objectifs : Fixez des objectifs clairs : gain de temps sur la recherche, automatisation de quels processus (ex. validation des factures), conformité réglementaire (RGPD, facturation électronique), et les utilisateurs concernés.
  • Plan de classement : Élaborez la future arborescence et la méthodologie d'indexation (mots-clés, métadonnées) qui seront appliquées pour classer les documents.

Le résultat de cette étape est la rédaction d’un cahier des charges reprenant les principaux thèmes du projet :

  • Présentation générale du projet :
    • Partager les objectifs du cadrage et le planning
    • Expliquer les attentes
  • Expression du besoin métier :
    • Identifier la logique générale de l’application attendue
    • Identifier les exigences métiers autour de l’application finale.
  • Intégration dans le SI :
    • Etablir une synthèse des interfaces attendues ainsi que la liste des exigences techniques attendues.
    • Etablir les attentes en termes de trajectoire.

Les entreprises peuvent faire appel à de la compétence externe pour cet exercice, ce qui présente bien des avantages :

  • L'expression des besoins métiers n'est pas impactée par les limites de l'écosystème en place,
  • L'efficacité des processus peut être remis en question plus facilement
  • Le fait de connaître l'étendue des possibilités offertes par les différents outils au sein du système d’information permet d'imaginer les processus métier de demain et de ne pas mettre en place une "usine à gaz".

Choix de la solution et du partenaire

Une fois les besoins formalisés dans le cahier des charges, le choix de la solution la plus adaptée peut débuter. Quatre principaux axes sont à prendre en compte :

  • Sélection du logiciel : Comparez les solutions en fonction des critères définis (fonctionnalités d'IA/automatisation, ergonomie, compatibilité avec vos autres outils – ERP, CRM, SIRH).
  • Mode de déploiement : Choisissez entre une solution SaaS/Cloud (hébergée en ligne, souvent plus rapide à déployer) ou On-Premise (installée sur vos propres serveurs).
  • Test Pilote : Testez le logiciel présélectionné sur un périmètre restreint (un seul service ou un seul type de document) avec de vrais utilisateurs pour valider son adéquation.
  • Sécurité et conformité : Assurez-vous que le prestataire garantit la sécurité des données (cryptage, sauvegarde) et le respect des normes d'archivage légal et du RGPD.

Pour comparer les différentes solutions de manière pertinente pour votre entreprise, il va falloir mettre en place une matrice d'aide au choix permettant de rapprocher certains aspects :

  • Adhérence au périmètre fonctionnel
  • Ergonomie et agilité du progiciel
  • Adhérence au périmètre technique
  • Méthodologie de mise en œuvre
  • Validation du projet
  • Validation du RACI et des engagements (intégration, SLA)
  • Etude des scenarii d’acquisition : mode SAAS ou mode OnPremise
  • Validation des coûts (logiciels et base de données, matériels, infrastructure, consulting et charge interne DSI et utilisateurs clés).

À l'issue de cet exercice et suite à la consultation des intégrateurs et éditeurs de GED, une shortlist est établie.

Il est également possible de demander à l’intégrateur de réaliser un Proof Of Concept (POC). La preuve du concept permet de valider le bon fonctionnement de la solution sur la base d’un jeu de données et d’un ou plusieurs processus demandés par le client.

Paramétrage et intégration technique

Cette étape est assurée par l'équipe projet interne (le référent GED) et le prestataire.

  • Configuration : Paramétrez le logiciel selon le plan de classement et les règles d'indexation définis.
  • Mise en place des Workflows : Configurez les circuits de validation et d'approbation qui doivent être automatisés (ex : le processus "Procure-to-Pay" pour les achats).
  • Interfaçage : Intégrez la GED à votre Système d'Information (SI) existant pour qu'elle puisse échanger des données avec vos logiciels métiers (comptabilité, RH, etc.).
  • Reprise de l'Existant (Migration) : Définissez une stratégie pour la reprise des documents : numérisation des archives papier et migration des documents numériques existants, en profitant de l'occasion pour faire le tri et la purge des documents obsolètes.

Points d’attention / Risques 

  • Le projet ne s'arrête pas au lancement du 1er périmètre. Les points d’attention à relever concernent :
  • La mise en production : Déploiement généralisé et bascule complète vers le nouveau système.
  • Le suivi des indicateurs (KPI) : Mesurez le succès par des indicateurs comme : le temps de recherche moyen, le taux d'adoption par les utilisateurs, ou la réduction du volume papier.
  • L’amélioration continue : La GED doit être un outil évolutif. Prévoyez des audits réguliers pour identifier de nouveaux besoins (nouveaux workflows, intégration de l'IA) et mettre à jour le système en conséquence.

Les principaux risques qu’il est possible de souligner sont :

  • Mauvaise Intégration avec le SI existant : Le logiciel de GED doit souvent s'interfacer avec d'autres systèmes clés (ERP, CRM, logiciel de comptabilité). Des problèmes de compatibilité ou le manque de connecteurs peuvent transformer l'échange de données en un processus manuel et chronophage.
  • Problèmes de reprise de l'existant (Migration) : Transférer des milliers, voire des millions, de documents existants dans la nouvelle GED est une opération complexe. Risques de perte de données, de corruption de fichiers, ou d'une mauvaise migration des anciennes métadonnées.
  • Performance et montée en Charge : Si le volume de documents est sous-estimé, le système peut devenir lent, en particulier lors des recherches ou des accès simultanés par un grand nombre d'utilisateurs
  • Sécurité et non-conformité : Un paramétrage incorrect des droits d'accès peut exposer des documents sensibles (RH, finance) à des utilisateurs non autorisés.

Depuis plus de 15 ans, Next Decision a acquis son expertise autour de nombreux projets GED, tant au niveau de missions de cadrage, de rédaction de cahier des charges, d’aide au choix que d’accompagnement projet sur des fonctions de gestion de projet GED ou d’assistance à maîtrise d’ouvrage GED. Nos consultants et chefs de projets interviennent en toute impartialité sur l’aide au choix. Notre connaissance du marché, de ses acteurs et expertises des projets GED s’est construite sur des retours terrain.

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